Transparante heldere facturen worden sneller betaald

Het tijdig betaald krijgen van je projectfactuur is niet vanzelfsprekend. Met name B2B dienstverleners die op ‘uurtje factuurtje’ basis werken hebben hier dagelijks mee te maken. Facturen worden eenvoudigweg niet betaald als de factuur niet aan bepaalde voorwaarden voldoet (denk aan het verplichte PO of inkoopordernummer) of als de factuur niet voldoende transparant is over de geleverde diensten. In dit blog vertellen we je meer over hoe je als dienstverlener heldere en transparante facturen kunt sturen die de kans vergroten dat je tijdig wordt betaald. 

Uurtje factuurtje nog steeds populair 

Voor veel bureaus en dienstverleners vormt de uren- en kostenregistratie de basis voor facturatie. Je noemt dit model ook wel facturatie op nacalculatie- of regiebasis. Het is een transparant model waarbij dienstverleners doorgaans betaald krijgen voor de werkelijk gewerkte uren en bestede kosten (denk bijvoorbeeld aan verbruikte materialen of reiskosten). Dit ‘uurtje factuurtje’ model is nog steeds populair bij veel dienstverleners. De MKB Barometer 2021 laat namelijk zien dat 40% van de inkomsten in de zakelijke dienstverlening gebaseerd is op dit model. 

Voorkom vertraging in betaling 

Uitgangspunt bij werkzaamheden op nacalculatie basis is dat de inzet van uren in verhouding staat met de waardecreatie. Transparantie over wat en wanneer is geleverd is dus belangrijk. Je wilt immers niet dat de opdrachtgever de factuur voor de geleverde diensten in twijfel trekt. Stel, je medewerker heeft in de afgelopen maand 20 uur aan een opdracht gewerkt. Het is dan niet gek dat je in de factuur duidelijk aangeeft waar die 20 uur aan zijn besteed. Discussies over de factuur vergroten de kans dat de factuur niet tijdig wordt betaald. En dit wil je natuurlijk voorkomen. 

Exact Online 

Met Exact Online Projecten Essentials kun je eenvoudig gewerkte uren vanuit de urenregistratie in een heldere en transparante factuur omzetten. Je kunt de vormgeving en opmaak van de factuur heel flexibel afstemmen op het type project of de wensen van de klant. Zo kun je bijvoorbeeld per klant of project bepalen welke layout voor de factuur moet worden gebruikt. Dit voorkomt fouten en draagt bij aan het correct factureren van je diensten. Je kunt ook een betaallink aan de factuur toevoegen, zo maak je het makkelijk voor je klanten om te betalen.

Afbeelding 1: Een projectfactuur 

Factuurspecificatie 

Je kunt ook een meer gedetailleerd overzicht van de gewerkte uren aan de factuur toevoegen. Met een dergelijke factuurspecificatie krijgt de klant inzicht in de details van de verrichte werkzaamheden. In Exact Online heb je de keuze om een factuurspecificatie automatisch bij de factuur te voegen. Je kunt dit ook weer heel flexibel per klant of project bepalen.  

Afbeelding 2: Factuurspecificatie maakt geleverde diensten transparant 

Digitale urenstaat 

De factuurspecificatie maakt bij ontvangst van de factuur inzichtelijk wat er is gedaan. Echter, het is niet altijd handig om dit achteraf bij het versturen van de factuur te doen. Er kan veel tijd zitten tussen het tijdstip van de geleverde dienst en de facturatie. Het kan daarom handig zijn klanten vooraf te informeren over wat er is gedaan. Met de digitale urenstaat in Exact Online maak je de gewerkte uren direct inzichtelijk. Direct nadat je het werk hebt verricht kun je de gewerkte uren online laten goedkeuren door je klant. Je geeft je klanten dus voorafgaand aan het versturen van de factuur inzicht in de geleverde diensten. De gewerkte uren worden vervolgens automatisch overgenomen in de factuurspecificatie. Daarmee voorkom je vragen en gedoe achteraf. 

Afbeelding 3: Urenstaat versturen

Verbeterde urenstaat 

In de Autumn’21 Release hebben we op basis van jouw feedback de urenstaat verbeterd. Het is nu mogelijk om de uren van meerdere medewerkers werkzaam op één project op één urenstaat te presenteren. Je hoeft dus niet meer per medewerker een aparte urenstaat op te maken en te versturen naar je klant. Zo geef je je klant een helder overzicht van de werkzaamheden, ongeacht of deze door 1 of meerdere medewerkers zijn verricht.  Ook hebben we op basis van je feedback drie extra velden toegevoegd. Zo kun je nu het projectnummer, de projectomschrijving en het klantbestelnummer meenemen in de kopregel van de urenstaat. Met name handig wanneer je urenstaat betrekking heeft op één project. Je hoeft deze informatie dan niet meer in elke kolom te dupliceren. Zo wordt de urenstaat nog overzichtelijker.  

Uren automatisch klaargezet voor facturatie na akkoord van de klant 

Het is nu ook mogelijk dat de ingediende uren automatisch worden goedgekeurd zodra de klant akkoord heeft gegeven op deze uren vanuit de digitale urenstaat. De goedgekeurde uren staan dan direct klaar om gefactureerd te worden vanuit het factuurvoorstel.  

Akkoord van de klant op de factuurspecificatie 

Het is verder mogelijk om relevante informatie zoals de naam van de contactpersoon die de urenstaat heeft goedgekeurd op de urenspecificatie te vermelden. Handig, want veelal is de afdeling die de factuur ontvangt een andere dan de afdeling die de opdracht heeft gegeven. Met een heldere factuurspecificatie weet de ontvangende afdeling precies wat er is geleverd en welke collega akkoord heeft gegeven voor de gewerkte uren.  

Afbeelding: Factuurspecificatie verrijkt met akkoord vanuit de urenstaat

Samengevat 

Het leveren van ‘uurtje factuurtje’-diensten vereist heldere en transparante facturen. Zo voorkom je discussies en verhoog je de kans dat de factuur tijdig wordt betaald. Exact Online Projecten Essentials helpt dienstverleners om gewerkte uren eenvoudig en op een efficiënte manier in heldere en transparante facturen om te zetten. Dit is nu nog makkelijker! De laatste verbeteringen zijn terug te vinden in de Autumn'21 Release.