Voldoe aan de regelgeving werkgebonden personenmobiliteit met Exact SRXP

In 2024 komt er een nieuwe wet aan: werkgebonden personenmobiliteit. Deze wet verplicht bedrijven met meer dan 100 medewerkers vanaf 1 juli 2024 te rapporteren over de gereden zakelijke kilometers van hun medewerkers. Goed om je hierop voor te bereiden, want de rapportage vraagt om veel details. Gelukkig kunnen wij je hierbij helpen. Lees snel verder. 

Waarom komt de wet werkgebonden personenmobiliteit er? 

Al eerder schreven wij in dit blog over wat de wet werkgebonden personenmobiliteit is en waarom deze wet er komt. In het kort: om de ambities rondom het verminderen van CO2 uitstoten waar te maken, wil de Nederlandse overheid inzicht krijgen in de CO2-uitstoot. Met de rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit gaan zij de CO2-uitstoot van zakelijk verkeer en woon-werkverkeer berekenen. Om te zien of zij aan de norm voldoen.

Kilometers registreren 

• Leasevoertuigen en jouw eigen wagenpark;
• Mobiliteitsdiensten zoals het openbaar vervoer;
• Vervoer op eigen kosten die bij jou zijn gedeclareerd;
• Het woon-werkverkeer. 

Om kilometers te registreren zijn er verschillende mogelijkheden binnen Exact producten, waaronder Exact SRXP. Als je al kilometers registreert in Exact SRXP, bijvoorbeeld voor woon-werkverkeer, is het gelukkig maar een kleine stap extra.

Hoe werkt het registreren in Exact SRXP?

Het registreren van de kilometers in Exact SRXP kan op drie manieren. De manier die voor jou het beste past, hangt mede af van je huidige configuratie en integratie. Belangrijk dus om dit te checken.

Optie 1: de ‘tag’ variant 

Deze functionaliteit is echt bedoeld om declaraties te verrijken met informatie.  Bijvoorbeeld de registratie van woon-werkverkeer. Tijdens het registreren van de declaratie kan dan eenvoudig de mobiliteitsvariant gekoppeld worden aan een declaratie. Via het overzicht ‘Alle declaraties’ zijn de geregistreerde kilometers heel makkelijk te exporteren naar een csv bestand. Als je de tags al gebruikt om declaraties te verrijken met andere informatie, dan bieden optie 2 of 3 uitkomst.

Afbeelding 1: Optie 1 de 'tag' variant

Optie 2: Categorieën uitbreiden

Wat ook kan is het veld categorieën in SRXP uit te breiden met de verschillende vervoersmiddelen, inclusief brandstof die bij jullie gebruikt worden. Deze categorie dient ook rekening te houden met de categorie waarin de kilometers gemaakt zijn. Bijvoorbeeld een categorie voor auto, benzine t.b.v. zakelijke declaraties en een categorie voor auto, benzine t.b.v. woon-werkmobiliteit. Je maakt alleen categorieën aan die voor jouw organisatie van toepassing zijn.

Afbeelding 2: Optie 2 Categorieën uitbreiden

Optie 3: het veld projecten

Tot slot kun je hier het veld projecten voor gebruiken. Een voordeel ten opzichte van de tweede optie is dat je het veld kunt vertalen naar een term die verwijst naar de zakelijke mobiliteit. Zo is het voor de gebruiker direct duidelijk wat er van hem of haar verwacht wordt. Wederom maak je alleen maar records aan voor de varianten die bij jullie in de organisatie gebruikt worden. Bijvoorbeeld een categorie voor auto, benzine t.b.v. zakelijke declaraties en een auto, elektrisch t.b.v. zakelijke declaraties.

Afbeelding 3: Optie 3 het veld projecten

Meer weten?

Er zijn dus genoeg mogelijkheden in Exact SRXP om zakelijke kilometers te registreren. Voor bijvoorbeeld leaseauto’s zijn er weer andere methodes om de gereden kilometers inzichtelijk te krijgen. Wil je meer weten over het registreren van zakelijke mobiliteit? Neem dan contact op met jouw Exact SRXP Beheerder, Consultant of Account Manager.