EDI - wat is het en waarom heeft u het nodig? (2/5)

Electronic Data Interchange (EDI) is een bekende tool in de voedselindustrie. Maar er is ook steeds meer belangstelling voor vanuit andere branches binnen de groothandel. We gaan hier dieper in op een aantal redenen daarvoor.

Het is vooral erg aantrekkelijk dat EDI u kan helpen bij het verminderen van uw stijgende kosten. Vooral ook omdat het systeem  op zo veel verschillende manieren voor impact kan zorgen.

Meer kostenefficiëntie

Overhead is een belangrijk aandachtsgebied. Het sterk verminderen van menselijke handelingen voor papierwerk of gegevensinvoer zorgt voor een afname in uw FTE’s. Of het maakt uw mensen juist vrij voor andere activiteiten die meer waarde toevoegen voor het bedrijf. U heeft minder kosten voor papier, mailingmateriaal en koeriers. Tegelijkertijd heeft u minder ruimte nodig om al die documentatie en voorraad in op te slaan en minder tijd om dat allemaal te beheren.

Fouten verminderen

Daarnaast maakt u met EDI minder fouten en ook dit leidt tot aantrekkelijke voordelen. Want fouten moeten hersteld worden en dit vreet aan uw kostbare uren en daarmee uw winst. Verder zorgt het maken van minder fouten voor meer klanttevredenheid. Zo ontstaan mogelijke ambassadeurs voor uw bedrijf en die zijn eerder geneigd om vaker zaken met u te doen.

Minder voorraadkosten

Ook kunt uw voorraadkosten verminderen door uw orderprocessen en oplevertijden te verkorten. Nauwkeuriger inzicht in de real-time status van uw bedrijf zorgt ervoor dat u uw voorraad effectiever kunt managen. En dit voorkomt dat uw bedrijf te veel geld kwijtraakt door overbodige voorraden. Als producten sneller beschikbaar zijn, met meer betrouwbaarheid, kan de inkoper voorkomen dat voorraden opraken. En dan het is niet meer nodig om te investeren in voorraad, alleen maar ‘voor de zekerheid’. Voor sommige bedrijven bestaat maar liefst 90% van de totale productiekosten uit voorraadkosten. Het is dan ook niet moeilijk voor te stellen dat beter zicht op wat er op de planken ligt enorm veel cash voor u kan vrijmaken.

Gebruik maken van beschikbare aanbiedingen

In sommige gevallen kunnen inkopers voordeliger inkopen door sneller elektronische facturen te versturen en te ontvangen. Er is documentatie beschikbaar op elk moment in de keten en de inkoper krijgt deze informatie al na enkele seconden binnen. Op deze manier kan hij of zij snel profiteren van kortlopende aanbiedingen. Door real-time communicatie komt het geld sneller binnen bij de leveranciers. Dit verkort hun DSO’s en versterkt hun cash flow. Op die manier zijn ze sneller geneigd hun prijzen voor u te verlagen.

EDI kan zeker een belangrijke tool zijn voor bedrijven die kosten willen minimaliseren. Maar dit is niet het enige gebied waar de tool u kan helpen in de zoektocht naar een grotere marge. In het volgende deel gaan we kijken naar de mogelijkheden om zowel snelheid als nauwkeurigheid te verbeteren met EDI.