3 tips voor een betere retourverwerking

De druk op de verdienmodellen van webshopeigenaren neemt toe nu de consument vaker producten retourneert en een gratis afhandeling verwacht. Retailers staan hierin niet alleen; het retourbeleid is voor veel handels- en productiebedrijven eveneens een hoofdpijndossier nu de serviceverwachtingen ook in de zakelijke markt stijgen.

Incident

Daarbij kwalificeren ondernemers teruggestuurde producten in de B2B-sector nog te vaak als incident. Dit weerhoudt bedrijven ervan om een goed georganiseerd retourbeleid op te zetten. Opvallend, want op jaarbasis blijkt vaak dat er structureel dusdanig veel retourgoederen binnenkomen dat aandacht voor de inrichting van een strak retourbeleid wel degelijk de moeite waard is. Herkenbaar? Om je retourverwerking te verbeteren, heb ik drie stappen voor je. Je lees ze hieronder.

1. Help je klant de retourpakketten aan te melden

   Het aanmelden van teruggestuurde producten kan op verschillende manieren, zoals in de B2C-sector al gebruikelijk is. Vaak gebeurt dit via een formulier en een handleiding die bij het product zijn gevoegd. Het is nog eenvoudiger als de klant het retourproduct online kan registreren. Hierdoor kan de administratieve afdeling controleren wat onder meer de betaalvoorwaarden zijn geweest en wat de vervolgstappen moeten zijn, nog voordat het pakket in het magazijn is beland. Wanneer de retourzending arriveert, heeft deze voor de magazijnmedewerker geen verrassingen meer omdat het pakket al in het systeem bekend is en eenvoudig kan worden opgezocht.

2. Maak het magazijn ‘retourvriendelijk’

   Hoe onwaarschijnlijk dit ook klinkt, nog niet ieder bedrijf heeft een (ontvangst)plek waar de retourpakketten binnenkomen. Zo kan het zijn dat de pakketten terechtkomen bij magazijnmedewerkers die geen benul hebben wat er vervolgens mee moet gebeuren. Zorg er als bedrijf dus voor dat de retouren op één plek binnenkomen bij medewerkers die op de hoogte zijn van de retourstroom en hier direct op kunnen anticiperen en handelen. Dat zorgt voor een efficiënte retourverwerking. 

3. Automatiseer het hele proces

   Als je als ondernemer de retourverwerking helemaal efficiënt wil inrichten, dan is het aan te raden om de fysieke goederenstroom en het logistieke proces uiteindelijk te automatiseren. WMS-software (Warehouse Management System) zorgt ervoor dat alle processen, van retouren verwerken tot orderpicken, soepel verlopen en op elkaar aansluiten. Zo hoeft een magazijnmedewerker het label van een retourzending alleen maar te scannen om direct te weten wat de vervolgstappen zijn.

Voorkom extra kosten

Via een efficiënt retourbeleid weten magazijnmedewerkers binnen een oogwenk wat er met de teruggestuurde pakketten moet gebeuren. Zo voorkom je dat goederen op een pallet in de hoek van het magazijn belanden of zelfs willekeurig worden teruggeplaatst in de stellingen. Dit leidt op den duur namelijk tot extra kosten en ontevreden klanten – iets wat ten alle tijden voorkomen moet worden.