Incoterms, wat zijn het en wat kun je er mee?

Wanneer je internationaal zakendoet en goederen importeert of exporteert krijg je er mee te maken: Incoterms. Maar wat zijn Incoterms en waarom is het belangrijk om deze vast te leggen in je ERP-systeem? 

Wat zijn Incoterms? 

Incoterms staat voor International Commercial terms en zijn een internationaal geaccepteerde set voorwaarden die bepalen wie verantwoordelijk is voor wat er tijdens internationaal transport gebeurd. Door hier afspraken over te maken, voorkom je onenigheid over verantwoordelijkheden en alle gevolgen van dien.  

Welke Incoterms zijn geldig? 

Welke Incoterms gelden, en wie dus verantwoordelijk is voor wat, wordt weergeven in een code van 3 letters. Bijvoorbeeld EXW(Ex-Works), DAP(Delivered At Place) of DDP(Delivered Duty Paid). Door afspraken over welke Incoterms gelden, weet je bijvoorbeeld op welk moment het risico wordt overgedragen van de verkoper naar de koper van de goederen. Maar ook wie het transport en verzekeringen regelt en betaalt, en tot waar.  

De International Chamber of Commerce (ICC) heeft Incoterms opgesteld. Deze worden iedere tien jaar herzien. De laatste versie is van 2020 en telt elf Incoterms-regels. Bijkomend voordeel is ook dat de Incoterms in meer dan 30 talen beschikbaar zijn waardoor er altijd wel een vertaling is voor de koper of verkoper.  

ICC Incoterms:

• Ex Works (EXW)
• Free Carrier (FCA)
• Free Alongside Ship (FAS)
• Free On Board (FOB)
• Carriage Paid To (CPT)
• Carriage and Insurance Paid To (CIP)
• Cost and Freight (CFR)
• Cost Insurance and Freight (CIF)
• Delivered At Place (DAP)
• Delivered at Place Unloaded (DPU)
• Delivered Duty Paid (DDP) 

Wat staat er in Incoterms? 

In de ICC Incoterms staan afspraken over het transport van goederen. Prijsafspraken, betalingsvoorwaarden of andere afspraken en voorwaarden spreek je af in inkoopcontracten. Incoterms bepalen bijvoorbeeld ook niet wie eigenaar is van de goederen en beschermen niet tegen het risico van verlies of beschadiging.  

Welke Incoterms je gebruikt, is afhankelijk van de afspraken die je maakt, maar ook van de transportmethode. Zo zijn bepaalde Incoterms, zoals FAS (Free Alongside Ship), alleen van toepassing op transport over water.  

Vastleggen van Incoterms in je ERP-systeem 

Bij het importeren of exporteren van goederen is het dus aan te raden om gebruik te maken van Incorterms. In Exact Online Handel en in Exact Online Productie Professional kun je Incoterms vastleggen in de offerte, verkooporder of bestelling. Hier zijn speciale velden voor beschikbaar. Door de juiste code vast te leggen, kun je ook in de offerte, orderbevestiging of bestelbevestiging vastleggen welke Incoterm van toepassing is. Zo voorkom je dat er later discussie ontstaat over wie verantwoordelijk is voor wat. En wie welke (aanvullende) kosten draagt.