Complexe facturen slimmer en sneller verwerken met e-facturatie

Soms heb je als ondernemer of accountant te maken met facturen die net even wat complexer zijn dan je lunchbonnetje bij de supermarkt. Wanneer je wel eens zaken hebt gedaan met een horecagroothandel of bedrijfsauto's leaset bij een leasemaatschappij, dan weet je dat deze facturen om wat extra inspanning vragen bij de verwerking in de administratie. Een bekend voorbeeld daarvan is de factuur van de Sligro, één van de grootste horecagroothandels van de Benelux met een assortiment van ruim 75.000 artikelen. De vrachtwagens kom je vaak genoeg tegen op de snelweg en je kan je misschien voorstellen dat de facturen voor deze flinke bestellingen niet op één pagina passen. Daarnaast werkt de Sligro met eigen factuurvelden die niet standaard op elke factuur te vinden zijn. Een bekend voorbeeld zijn de artikelgroepen van de Sligro. Hoe zorg je als restauranthouder, cateraar of accountant ervoor dat deze complexe facturen met zo min mogelijk bloed, zweet en tranen in de boekhouding terecht komen?

Om deze vraag te beantwoorden moeten we het hebben over verschillende typen facturen. Menig horecabaas krijgt de factuur nog per post of e-mail toegezonden. In beide scenario's ben je op zijn best afhankelijk van scan en herken software om deze inkoopfactuur te boeken, maar met deze aanpak worden je factuurregels niet automatisch meegenomen. Mocht je een grootboekrekening hebben waar je je drankinkoop op boekt en een andere grootboekrekening hebben voor het bijbehorende statiegeld, dan heb je geen andere keuze dan dit handmatig te specificeren. Deze aanpak kost niet alleen een hoop tijd maar is ook nog eens foutgevoelig.

Je denkt vast bij jezelf, hoe kan ik dit administratieve varkentje slimmer wassen? Het korte antwoord: ga aan de slag met e-facturen. Een e-factuur is een factuur in de vorm van een gestructureerd digitaal bestand dat zonder menselijke tussenkomst kan worden uitgelezen door boekhoudsoftware.  Een e-factuur bevat op z'n minst dezelfde gegevens als ieder andere factuur, maar netjes geordend en digitaal. Dit maakt het niet alleen mogelijk om meer gegevens over te nemen van de factuur, maar er ook meer mee te doen. Bovendien worden deze gegevens één-op-één overgenomen, dus het risico op fouten is nihil.

Laten we even teruggaan naar het voorbeeld van de factuurregels. Op het moment dat je een e-factuur ontvangt, worden factuurregels wel automatisch toegevoegd aan de boeking. Dat scheelt een hoop handmatige invoer, maar daar houdt het niet op. No hands Accounting, onze add-on voor automatische factuurverwerking, vult namelijk zelf met behulp van slimme software en historische boekingen de grootboekrekeningen per regel aan. Deze gegevens vind je immers niet op je e-factuur, wat trouwens ook geldt voor betalingsconditie en btw-codes. Met e-facturen kun je dus ook complexe facturen automatisch en correct verwerken, zonder concessies te hoeven doen op het gebied van inzicht en detail. En mocht je een PDF-versie toch handig vinden om je je levering op manco’s te willen checken, geen zorgen: die wordt altijd meegestuurd.

Welke extra mogelijkheden biedt e-facturen ten opzichte van bijvoorbeeld PDF-facturen en papieren facturen? Eerder in dit artikel hebben we het al gehad over factuurvelden die specifiek zijn voor een relatie. Denk aan kentekennummers op de factuur van een autoleasebedrijf, maar zoals gezegd zijn de artikelgroepen van Sligro ook een bekend voorbeeld. Wanneer je een e-factuur van Sligro in je boekhoudsoftware ontvangt, worden deze relatiespecifieke velden overgenomen en beschikbaar gesteld voor verschillende doeleinden. Zo maakt No hands Accounting automatisch een factuuromschrijving en factuurregelomschrijvingen aan op basis van jouw wensen en beschikbare factuurgegevens. Met e-facturen kun je ook relatiespecifieke velden opnemen in factuurregelomschrijvingen, wat weer helpt bij je analyse- en controlewerkzaamheden. Met PDF- en papieren facturen kun je deze omschrijvingen wel instellen, maar geen relatiespecifieke velden selecteren.

Daarnaast heb je met No hands Accounting ook de optie om boekingen uit te splitsen op basis van btw-percentages, kostensoorten of regels. Heb je te maken met een e-factuur, dan kun je ook boekingen splitsen op basis van relatiespecifieke velden. In het geval van een Sligro e-factuur kun je zo automatisch boekingsregels laten aanmaken gebaseerd op de Sligro artikelgroepen, een wens die wij horen van veel horecaondernemers.

E-facturatie zorgt dus niet alleen voor een soepelere verwerking van complexe facturen, het biedt dus ook nog mogelijkheden om extra inzicht en overzicht te creëren in je financiën. 

Lees meer over deze mogelijkheden

Heb je veel te maken met complexe facturen? Probeer dan eens e-facturatie uit en ervaar de mogelijkheden in combinatie met No hands Accounting. Het enige wat je je leveranciers moet laten weten is dat je voortaan ook graag een e-factuur ontvangt. In het geval van de Sligro vraag je dit aan door een mailtje te sturen naar salessupport@sligro.nl, onder vermelding van je Sligro klantnummer. En dan is het een kwestie van wachten tot je de eerstvolgende inkoopfactuur! Dat wordt genieten.   
Meer weten over No hands Accounting? Wij helpen je op weg.