Geen tankpas = onnodig veel gedoe met bonnen

Tankbonnetjes: een van de grootste frustraties van veel kleine ondernemers en zzp’ers, maar ook van ons als boekhouders. Elk kwartaal vlak voor de btw-aangifte blijkt wel dat er een of meerdere bonnetjes op mysterieuze wijze verdwenen zijn. Of er staat per ongeluk toch een ‘sandwich kip’ of ‘rol mentos’ op een van de bonnen, waardoor de boekhouder extra correcties moet doorvoeren. Kortom: tankbonnen zorgen altijd voor extra werk. Maar wist je dat dat helemaal niet nodig is? De oplossing: een tankpas.

Tankbonnen verwerken kost veel tijd

Je kent vast een collega ondernemer (of misschien ben je er zelf ook wel eentje) die elk kwartaal tassen met bonnen aanlevert bij z’n boekhouder. Dat lijkt misschien een prima werkwijze, maar in de praktijk is dit geen ideale situatie. Je boekhouder is op deze manier namelijk heel veel tijd kwijt aan het verwerken van je bonnen. En dat is zonde, want meer tijd betekent meer geld. En zelfs als jouw boekhouder (net als ik) een all-in prijs rekent dan is het zonde, want dat betekent dat hij of zij minder tijd overhoudt om jou te adviseren.

Gelukkig zijn er steeds meer ondernemers die digitaal werken en hun bonnen inscannen met behulp van een app. Dat scheelt een boekhouder al heel veel tijd en werk. Maar toch is ook dit nog niet optimaal, want in de praktijk gebeurt het heel vaak dat er op een tankbon niet alleen benzinekosten staan. De hierboven genoemde ‘sandwich kip’ en ‘rol mentos’ komen nog maar al te vaak voor. En ook dat levert de boekhouder extra werk op, want dit moet gecorrigeerd worden. Deze kosten mag je namelijk niet opvoeren. Doe je dit wel, dan zorgt dat voor vragen bij een boekcontrole – iets wat je natuurlijk wilt voorkomen.

De voordelen van een tankpas

Om het voor jezelf, je boekhouder en de fiscus makkelijk en duidelijk te houden, is het daarom aan te raden om gebruik te maken van een tankpas. Dit voorkomt namelijk een hoop gedoe. Het voordeel van een tankpas is namelijk dat je dan maandelijks een verzamelfactuur met btw-specificatie ontvangt, alleen van jouw benzinekosten – dus zonder bijproducten die niet opvoerbaar zijn (zoals dat rolletje mentos). Dat scheelt dus correctiewerk voor je boekhouder en vragen van de Belastingdienst.

Een tankpas betaalt zichzelf terug

Dat doet mij denken aan die ene belastinginspecteur die de mappen van een cliënt opensloeg. Bij het zien van doorgestreepte tankbonnen en omcirkelde brandstofkosten, sloeg hij de mappen dicht en knikte tevreden.

Bij een andere cliënt die was overgestapt was naar mijn kantoor, ging het er anders aan toe. Bij het doorlopen van zijn boekhouding vielen mij een aantal zaken op, waaronder de berg bonnen van diverse tankstations in Nederland. Inclusief kassa verkoop, waaronder tabak en literatuur. Het kostte mij veel uren om zijn administratie te ordenen en suppleties in te dienen. Dat kostte deze ondernemer veel geld. Plus de boete én de nadelige btw-correcties. Zonde, toch?
Dan kost een tankpas van circa €10 euro per maand je bijna niets.

Laat je adviseren door je boekhouder

De hoofdvraag is en blijft voor jou als zzp’er of kleine ondernemer natuurlijk altijd: mogen brandstofkosten wel (volledig) opgevoerd worden? Om dit te kunnen bepalen, heb je als boekhouder een totaalbeeld van een ondernemer nodig. Wat is de hoofdactiviteit? Staat het voertuig op de balans? Hoe wordt het voertuig voor de onderneming gebruikt? Allerlei vragen die je scherp moet hebben en tussentijds moet temperaturen. Laat je hier dus altijd over adviseren door je boekhouder. Zo voorkom je achteraf problemen met de Belastingdienst.