Zo koppel je documenten aan serie- en batchnummers

Wanneer bedrijven een artikel willen onderscheiden, voorzien ze het van een serie- of batchnummer. Wist je dat je nu ook documenten aan serie- en batchnummers kunt toevoegen in Exact voor Productie en Handel? Productspecialist Pieter Hamans legt uit hoe deze verbetering bedrijven niet alleen helpt in het voldoen aan wet- en regelgeving, maar ook de kwaliteit van het product en de algehele bedrijfsvoering optimaliseert.

Dat het uiterst nuttig is een serie- of batchnummer aan een product te kunnen toevoegen, weten gebruikers van Exact voor Handel en Exact voor Productie - geavanceerd en premium - allang. Immers: producten verschillen op talloze manieren van elkaar: zo variëren ze in samenstelling of kwaliteit, hebben gebruikte materialen een andere oorsprong, wijken ze onderling af in onderhoudshistorie en worden ze - last but not least - aan verschillende klanten geleverd. En hoe die verschillen beter duidelijk te maken dan door ze te voorzien van een serie- of batchnummer?

Wat bedrijven mislopen door geen documenten toe te kunnen voegen

Wat echter nog niet kon, was om aan deze onderscheidende serie- en batchnummers ook documenten toe te voegen, en deze vervolgens te allen tijde aan te kunnen passen. Daardoor liepen bedrijven het risico in gebreke te blijven bij het voldoen aan wetten. Met name voor leveranciers van farmaceutische producten en auto-onderdelen - producten die aan strenge veiligheidseisen moeten voldoen, kon dit voor problemen zorgen.

Alert op verbeterpunten

Ook liepen bedrijven de verbeteringsslag die het bundelen van documenten je bedrijfsvoering en de producten oplevert, mis. Bedrijven die regelmatig testinformatie en -rapporten van hun producten erop naslaan, zijn in de praktijk ook de bedrijven die continu verbeterpunten spotten - en implementeren. 

Betere ondersteuning kwaliteitscontrole en naleven wetgeving

De recente update van de software maakt aan beide ‘missers’ een einde: vanaf nu kunnen gebruikers van Exact voor Handel en Exact voor Productie - Geavanceerd en Premium - documenten aan een serie- of batchnummer toevoegen, classificeren en continu aanpassen. Dat ondersteunt kwaliteitssystemen en zorgt voor betere naleving van wetgeving. Documenten toevoegen kan al vanaf het eerste moment dat de werkorder wordt ontvangen in het scherm ‘Toekennen batchnummers’ (onder ‘Documenten).

Opzoeken van een serie- of batchnummer

Hoe zoek je een serie- of batchnummer op? Door het menupad Voorraad → Artikelen → Serienummers (of Batchnummers) → Overzicht te volgen. Door vervolgens op het gezochte nummer te klikken, kun je het onderhouden (zie onderstaand figuur).

Documenten toevoegen aan een product?

Wil je een document aan het artikel toevoegen? Klik dan op het vergrootglas achter ‘Documenten’ (zie rode pijl) en upload het gewenste bestand - of meerdere - vanaf je computer. 

Hoe kun je toegevoegde documenten inzien?

Zodra een document aan een serie- of batchnummer gekoppeld is, verschijnt een hyperlink: ‘Aantal - Bekijken’. Door op die link te klikken krijg je een overzicht met de gekoppelde documenten (‘bijlagen’), zoals in de screenshot hieronder.

Documenten inzien, verwijderen, toevoegen of aanpassen

De bijlagen verwijzen logischerwijs naar de toegevoegde documenten. Benieuwd naar de inhoud ervan? Door simpelweg op de bijlage te klikken, opent gelijk het bijgevoegde document. Documenten inzien, toevoegen, aanpassen en verwijderen kan op elk gewenst moment.