Voorkom fouten door foutieve invoer

Foutief of onvolledig ingevoerde informatie kan flink wat roet in het eten gooien. Een fout ingevoerd e-mailadres kan leiden tot miscommunicatie in de orderbevestiging of facturatie. Een onjuist bankrekeningnummer kan resulteren in het mislopen van betalingen. Het vergeten van een opdrachtnummer (“PO nummer”) bij facturatie kan resulteren dat klanten hun ontvangen facturen retour sturen en dat je door het ontbreken van informatie nog langer op je geld moet wachten. Het opsporen en weer corrigeren van deze fouten is niet alleen tijdrovend, maar kan ook gepaard gaan met ontevreden klanten of het maken van extra kosten.

Exact Online Premium

Met het nauwkeurig, volledig en correct invoeren van gegevens kun je dus veel problemen in latere processtappen voorkomen. Met Exact Online Premium heb je nu nieuwe mogelijkheden om de juiste invoer van gegevens te waarborgen. Je kunt ingevoerde gegevens in Exact Online direct laten valideren met behulp van je eigen Azure Functions. Bij het invoeren van gegevens wordt de medewerker direct gewaarschuwd dat de invoer niet correct of volledig is. Op deze manier voorkom je dat problemen ontstaan als gevolg van foutieve of involledige invoer.

Invoer valideren met Azure Functions

Een Azure Function is een stukje code dat in de cloud draait en een specifieke taak uitvoert wanneer daarom wordt gevraagd. Met AzureFunctionValidation kun je een bepaalde invoerwaarde in Exact Online laten controleren wanneer daarom wordt gevraagd. Is een bepaalde invoer niet correct, dan wordt de gebruiker via een foutmelding in het scherm op de hoogte gebracht. Meer informatie kun je hier vinden.

Toepassingen

Er zijn verschillende manieren hoe je deze Azure Functions kunt toepassen. Je kunt een Azure Function gebruiken om het facturatieproces te verbeteren. Je kunt bijvoorbeeld de ingevoerde factuur laten checken of er een opdrachtnummer van de klant (PO nummer) ontbreekt. Ook in het beheren van je relatiegegevens kun je gebruik maken van gevalideerde invoer Je kunt bijvoorbeeld ingevoerde e-mailadressen, postcodes of bankrekeningen (zie afbeelding 1) valideren en zo problemen in latere processtappen voorkomen. Er zijn talloze toepassingen, in onderstaande tabel staan een aantal voorbeelden:

Afbeelding 1: voorbeeld postcode validatie: de postcode is ongeldig omdat er geen spatie staat tussen de cijfers en de letters.

Flexibiliteit

Exact Online Premium geeft (link blog) extra mogelijkheden om de standaardsoftware aan jouw manier van werken aan te passen. Je kunt bijvoorbeeld extra velden toevoegen en de invoer van deze velden te laten valideren met Azure Functions. Met Flex kun je bijvoorbeeld een verkooporder of project uitbreiden met extra kenmerken. Je kunt ook Azure functions gebruiken om een validatie te doen als veld X gewijzigd wordt, dat veld Y ook ingevuld moet worden. Een voorbeeld. Stel ik heb mijn verkooporder uitgebreid met 2 extra velden. In het eerste veld kun je kiezen uit 10 standaardkleurcodes en 1 afwijkende kleurcode. Als je voor de afwijkende kleurcode kiest, dan wil je verplichten dat ze de afwijkende kleurcode aangeven in het daarvoor bestemde extra veld. Met Azure Functions kun je de invoer laten controleren en waarborgen dat wanneer de gebruiker kiest voor de optie afwijkende kleurcode, hij ook verplicht wordt ook het tweede veld in te vullen. Op deze manier voorkom je fouten in een latere processtap en krijgt de klant precies wat hij of zij besteld heeft.

Afbeelding 2: Uitbreiding verkooporder met twee extra velden. Met Azure Functions kun je de juiste invoer waarborgen.

Samengevat

Met Azure Functions heb je nog meer mogelijkheden om de standaardsoftware bij jouw werkwijze aan te laten passen. Wil je meer weten over Exact Online Premium, neem dan contact met ons op.