Exact Online
Werken met meer dan twee decimalen in Exact Online
Auteur: Chris Spaander
Werk je met Exact Online Handel of Exact Online Productie, dan heb je te maken met artikelen waar je voorraad van bijhoudt of die je produceert. Dit houd je bij in Exact Online en je gebruikt deze artikelen in bestellingen, verkoop- en productieorders. Het kan voorkomen dat de standaard precisie van het aantal decimalen voor hoeveelheden niet toereikend is. Om dit probleem op te lossen, kun je vanaf nu het aantal decimalen verhogen naar drie achter de komma.
Registreren in drie decimalen
In Exact Online wordt op verschillende plekken in de software gewerkt met hoeveelheden. Dit begint al bij de offerte en inkoop en werkt door tot in de verkooporder en factuur, op de pakbon en in de voorraad. Het is al mogelijk om te werken met verschillende inkoop- en verkoopeenheden. Bijvoorbeeld als je goederen inkoopt per ton, maar verkoopt per kilo. In bepaalde situaties was het echter niet toereikend, maar vanaf nu kun je nog preciezer werken met goederen die op basis van volume of gewicht worden verhandeld. De hoeveelheid kun je nu namelijk overal in de software in drie decimalen registreren. De verschillende invoer en weergave velden zijn door de hele software aangepast om de hogere precisie weer te geven. Ook de voorraadbeheer app ondersteunt het werken met 3 decimalen achter de komma.
Figuur 1: afrondingsverschillen in Exact Online
Minder afrondingsverschillen
Wanneer je bijvoorbeeld handelt in grondstoffen in bulk of rekent per volume- of oppervlakte-eenheid, kan het wenselijk zijn om met meer dan twee decimalen te werken. Denk hierbij aan handel in vloeistoffen, ijzerets of kunststof pellets. Maar ook bijvoorbeeld levensmiddelen, tegels of zand. Deze materialen koop je en lever je per liter, kilo, m3 of m2. Daarom is het handig als je met een hogere precisie kunt werken in Exact. Zeker als deze materialen een hoge waarde vertegenwoordigen kun je met een hogere precisie beter zicht krijgen op je winstmarge omdat er niet afgerond hoeft te worden. Wanneer je een prijs per liter hanteert, kun je dankzij deze aanpassing ook gemakkelijk kleinere hoeveelheden leveren. Bijvoorbeeld 0.231 liter.
Standaard is Exact Online ingesteld om bij aantallen te werken met twee decimalen achter de komma. Om te kunnen werken met meer dan twee decimalen is een instelling toegevoegd op de tab algemeen van de ‘Administratie instellingen’.
Voordat je deze instelling activeert, is het belangrijk om te weten dat dit een eenmalige actie betreft. Het is hierna niet mogelijk om terug te gaan naar het werken met twee decimalen om inconsistenties te voorkomen. Verdiep je hier dus goed in voordat je de instelling aanpast. Per administratie. Deelbare items in 3 decimalen.
Bij het wijzigen van de instelling wordt dit direct zichtbaar op verschillende plekken in de software. Denk hierbij aan de invoer- en weergavevelden voor aantallen in offertes, verkooporders, assemblage orders en bestellingen. Maar ook bij magazijnverplaatsingen en in je voorraadposities.
"Ik kan nu zuiverder calculeren. Ik ben HE-LE-MAAL blij."
Jan Kroon | Instore ID
Lay-outs aanpassen
Toch zul je ook een aantal zaken zelf aan moeten aanpassen als je al met Exact Online werkt. Het gaat hier met name om de lay-outs waarbij met aantallen wordt gewerkt.
Figuur 2: Decimalen aanpassen in lay-out
Op de lay-outs zul je in de eigenschappen van de velden aan moeten geven hoeveel decimalen je op de lay-out wil zien. Zo kan het zijn dat je op de verkooporder drie decimalen laat zien, maar op de bestelling slechts twee. Test daarom je lay-outs goed voordat je deze verstuurt.
Wil je meer informatie? Lees dan de support documentatie die we hiervoor hebben opgesteld. Deze aanpassing is beschikbaar in alle edities van Exact Online Boekhouden, Handel en Productie. Werk je met Exact Online Project Management dan kun je met meer dan twee decimalen werken in de abonnementenbeheer module.
