Bouw7 en WhiteVision automatiseren het verwerken van service orders – handmatig invoeren is verleden tijd

WhiteVision i.c.m. Exact bouw7 – Nooit meer handmatig service orders invoeren, minder administratieve handelingen en een flinke tijdsbesparing. Frank de Wit, directeur van WhiteVision en Hielke Rijpstra, product-owner en partner manager bij bouw7 vertellen je graag meer over deze oplossing.

WhiteVision is een partij dat met hun oplossingen Nederlandse bedrijven efficiënter laat werken door inkomende documenten snel en eenvoudig digitaal te verwerken. Eén van de oplossingen is het digitaal verwerken van service orders in Exact bouw7. Een optimale koppeling tussen WhiteVision en Exact bouw7 vormt hiervoor de basis. Service orders worden verzameld, ingelezen en automatisch herkend door WhiteVision. Vervolgens wordt de service order naar bouw7 gestuurd en wordt er automatisch een project aangemaakt waar alle informatie direct in staat. Je hoeft dus nooit meer informatie over te typen.

Volgens Frank en Hielke is de koppeling met Exact bouw7 een goede fit, omdat de ambities en uitgangspunten van de bedrijven goed op elkaar aansluiten. “Ook bij ons zijn we altijd op zoek naar vernieuwing om de klant het makkelijker en leuker te maken, dit sluit goed aan bij Exact bouw7, omdat Exact bouw7 ook altijd op zoek is naar nieuwe manieren om de efficiëntie te verhogen en administratieve rompslomp te verminderen”, aldus Frank. “De combinatie van beide krachten levert een groot voordeel op voor onze klanten”, zegt Hielke.

Onderhoud aan gebouwen en installaties wordt steeds vaker uitbesteedt aan gespecialiseerde bedrijven. Als opdrachtnemer moet je daarbij ook administratieve handelingen volledig voor je nemen. Dit leidt tot een grotere hoeveelheid aan administratieve taken. “Vaak kun je zelf geen eisen stellen aan het format of de vorm waarin een service order wordt aangeleverd. Dit zorgt voor veel verschillende vormen en systemen, dat is natuurlijk niet handig”, vertelt Frank.

“De koppeling WhiteVision i.c.m. Exact bouw7 is hiervoor de oplossing. Het grootste voordeel? Klanten hoeven nooit meer handmatig service orders in te voeren. Minder administratieve handelingen, dus minder tijd, en het is minder foutgevoelig. Hierdoor hebben onze klanten meer tijd voor het echte werk”, aldus Hielke. De voordelen van WhiteVision i.c.m. Exact bouw7:

• Nooit meer handmatig gegevens invoeren
• Minder administratieve handelingen
• Minder foutgevoelig
• PDF van service order wordt aan project gekoppeld
• Zelf nieuwe service orders trainen of inleren
• Er wordt automatisch een project aangemaakt in Exact bouw7

“Onder andere voor bedrijven die onderhoud doen aan gebouwen en installaties is deze oplossing erg interessant. Deze bedrijven verwerken namelijk veel service orders die op allerlei verschillende manieren binnenkomen en die veel handmatige handelingen vergen”, zegt Frank.

“Een goed voorbeeld hiervan is Vios Utrecht. Zij krijgen met een nieuw afgesloten onderhoudsovereenkomst, naast de huidige service orders, een 100 opdrachtbonnen per dag extra. Dit betekent dat er iemand op kantoor 100 keer per dag een PDF moet openen en hier handmatig een project in Exact bouw7 moet aanmaken. Dit kost enorm veel tijd. Door een koppeling met WhiteVision kan Vios Utrecht direct en geautomatiseerd projecten aanmaken in Exact bouw7”, aldus Hielke.