Krijg grip op faalkosten

Een fout is zo gemaakt. Een verkeerde machine instelling, het gebruik van verkeerde materialen of een foute volgorde in een reeks van bewerkingen. Het herstellen van dergelijke, veelal vermijdbare, fouten brengt kosten met zich mee. Denk bijvoorbeeld aan extra reparatiekosten, of de kosten van het opnieuw produceren en leveren. Deze kosten worden faalkosten genoemd. Het zijn de kosten die ontstaan zijn door “vermijdbare fouten (falen) in het maken van een product”. Faalkosten kunnen ontstaan in elke fase van het maakproces: van het ontwerp, de daadwerkelijke productie of bij het leveren of installeren van een product.

Faalkosten zijn verborgen kosten

In de praktijk is het vaak lastig om de omvang van deze kosten te bepalen. Veelal worden faalkosten niet geregistreerd of gestructureerd bijgehouden. Het zijn daarom echt verborgen kosten. Maar het zijn wel verborgen kosten die een flinke impact op je winstmarges kunnen hebben. Zeker als je weet dat in sommige sectoren faalkosten geschat worden op 5 tot 10% van de omzet. Het inzichtelijk maken en terugbrengen van deze faalkosten (en andere kwaliteitskosten, zoals preventie- en beoordelingskosten) kan dus zeer de moeite waard zijn.

Maak kostprijs transparant

Maar hoe maak je deze faalkosten nu transparant? De eerst stap is het transparant maken van de kostprijs. Met andere worden, maak inzichtelijk hoe de kosten van een specifiek product zijn opgebouwd. Doorgaans bepaal je de kosten op de in stuklijst benodigde materialen, werkzaamheden, en bewerkingen (denk aan arbeidsuren, machine-uren, insteluren etc.). Maar is ook afhankelijk van vele andere factoren, denk bijvoorbeeld aan de serie- of batchgrootte of de keuze of je wel of niet met geplande afval wilt werken.

Meten is weten

De volgende stap is het vergelijken van geplande kosten met de werkelijke kosten die je in het maakproces registreert. Je kijkt dan naar de kosten van werkelijk verbruikte materialen en daadwerkelijk bestede arbeids- en machine-uren. Achteraf kun je in de nacalculatie de verschillen in kosten meetbaar maken. Wijken de nacalculatorische kosten af van de voorcalculatorische kosten, dan zou dit een indicatie van faalkosten kunnen zijn!

Kostenoverschrijdingen transparant maken

Laten we dit proces van voor- en nacalculatie bekijken aan de hand van een voorbeeld. Stel ik lever een paar ski’s. De berekende kostprijs van deze ordergestuurde werkorder (figuur 2) is gebaseerd op de benodigde materialen en bewerkingen in de stuklijst van de offerte. De berekende kostprijs in dit voorbeeld is 724,35 eur.

Tijdens het assembleren van de binding op de ski maakt de medewerker een fout. Door deze fout moet er opnieuw extra materiaal worden uitgegeven. Ook kost het extra tijd om de binding op de ski te monteren. Als we dan naar de nacalculatie kijken (figuur 3) dan zien we de kostenoverschrijding door dit extra verbruik. De werkelijke kosten liggen ruim honderd euro hoger uit dan de geplande kosten. De nacalculatie geeft dus inzicht in waar kostenoverschrijdingen plaatsvinden – in dit geval extra materiaalverbruik en bestede uren. Je kunt verder kijken naar de achterliggende oorzaken en analyseren of er sprake is van mogelijke faalkosten.

Patronen herkennen

Je kunt ook kijken naar vergelijkbare werkorders (figuur 4). Je kunt een dergelijke nacalculatie ook uitvoeren op bijvoorbeeld alle werkorders van een specifiek product of assortiment. Dit helpt je om patronen te herkennen en mogelijke faalkosten beter te identificeren.

Afkeur & rework meetbaar maken in serieproductie

Voor de nacalculatie is het niet perse nodig om ook de werkelijke aantallen bij te houden. Als je dit wilt doen dan kun je de afkeur meetbaar maken door deze als bijproduct in de stuklijst op te nemen (figuur 5). Deze noem je dan ‘afkeur’, met kostprijs ‘0’ en geplande hoeveelheid ‘0’. Je kunt ook meerdere Afkeur artikelen aanmaken zodat je meer inzicht hebt in de verschillende oorzaken van rework. Daardoor kun je later de als bijproduct ontvangen afkeur weer uitgeven als materiaal, eventuele extra materialen en bewerkingen uitgeven en de ontbrekende producten alsnog als gewone productontvangst. Een dergelijke methode is bijvoorbeeld meer geschikt voor serieproductie.

Ook kun je bijvoorbeeld een geplande bewerking definiëren in de stuklijst die je gebruikt om bestede tijd aan rework of herstelwerkzaamheden vast te leggen (met duur 0). Zo kun je een onderscheid maken tussen reguliere en herstelwerkzaamheden op een werkorder.

Een andere methode is het werken met een specifieke stuklijst voor rework jobs (figuur 6). Stel, ik heb een serieproductie van 50 ski’s. Ervaring leert dat per serie er altijd een aantal producten extra werk nodig hebben. Deze ‘rework’ producten neem je als bijproduct (met aantal gepland 0) op in je stuklijst. Bij ontvangst kunnen deze bijproducten op voorraad worden gezet en vervolgens in een nieuwe werkorder worden verwerkt tot het beoogde eindproduct. Je werkt dan met 2 actieve stuklijsten voor hetzelfde eindproduct: 1 stuklijst voor de reguliere serieproductie en 1 stuklijst voor de rework orders. (figuur 6) De laatste stuklijst bevat bijvoorbeeld alleen het rework materiaal en de arbeidsuren voor de extra herstel/rework werkzaamheden.

Focus op kwaliteit

Om aan de kwaliteitseisen van je klant te voldoen maak je kosten. Door deze kosten te maken zorg je ervoor dat je kwaliteitsissues voorkomt en werkt aan tevreden klanten. De focus op kwaliteit in het maakproces helpt je kosten te besparen, immers herstelacties na levering of na het ontvangen van een klacht kosten meer. Denk alleen maar aan de extra retour- en servicekosten. Je wilt vermijdbare faalkosten zo snel mogelijk transparant maken en fors terugbrengen. Dit kun je doen door het proces van voor- en nacalculatie waarbij je achteraf steeds kijkt waar afwijkingen plaatsvinden. Exact Online helpt je hierbij. Wil je meer weten over hoe je faalkosten in je organisatie kunt terugbrengen? Neem dan contact met ons op.