Wat is backflush, en wanneer moet ik het gebruiken?

In Exact Online Productie kan ik bij de stuklijstmaterialen, werkordermaterialen en offertematerialen met een vinkje aangeven dat ik ze wil backflushen. Maar, wat is backflushen precies? En wanneer zou ik het kunnen gebruiken?

Wat is backflush eigenlijk?

Backflush is een Engels woord en er is helaas geen duidelijke Nederlandse term voor. In sommige boeken wordt backflush ook wel ‘nominaal verbruik’ genoemd, wat ook niet erg helder is. Wanneer we bij een materiaal (of bewerking) aangeven dat we willen backflushen, dan bedoelen we daarmee dat we het verbruik automatisch willen registreren op het moment dat we het product gereedmelden. Een voorbeeld kan hierbij helpen. Stel ik maak een fiets (product) met twee wielen (materialen). Als ik bij de wielen ‘backflush’ aanvink, dan zal ik bij elke ontvangst van een fiets uit de productie twee wielen uit de voorraad halen. Handig, maar er zijn ook nadelen. Ten eerste de keuze van het moment: de wielen zijn natuurlijk al uit de voorraad gehaald, anders kon de fiets nooit gereed zijn. Dat hoeft geen probleem te zijn met een product met een korte productie doorlooptijd. Maar bij een complexe machine kunnen er dagen of weken zitten tussen het feitelijk materiaalverbruik en de productontvangst. Als die tijd wijkt de voorraadstand in Exact af van de echte plankvoorraad. Het tweede nadeel heeft betrekking op de nacalculatie. Als we in plaats van backflushen het werkelijk verbruik van materialen registreren dan kunnen we precies rekening houden met meer- of minderverbruik. Niet alleen is dan de voorraadstand betrouwbaarder, maar ook de nacalculatie. We weten immers wat we werkelijk verbruikt hebben, en niet alleen de aantallen uit de voorcalculatie (stuklijst of offerte).

Tot slot zijn er nog een paar beperkingen aan de backflush: materialen met een serie- of batchnummer kunnen niet worden gebackflushed (immers, Exact weet niet welke batch uit de voorraad gebruikt is!), materialen uit een suborder (halffabrikaten) kunnen niet gebackflushed worden, en materialen die worden ingekocht op de werkorder (bestelling gekoppeld aan de werkorder) kunnen niet worden gebackflushed.

Backflush van productiemateriaal

Een praktisch voorbeeld: Op de werkvloer houden we een grijpvoorraad van materialen aan. Dat kan een rek zijn met schroeven en moeren. Voor de grijpvoorraad kunnen we een 2-bin kanban methode gebruiken. Dat betekent dat we voor elk materiaal twee bakjes met een vast aantal stuks hebben staan. Als het voorste bakje leeg is, gaat het terug naar het magazijn om opnieuw gevuld te worden. Het wordt dan achteraan op het rek bijgezet. Het magazijn houdt geen voorraadmutatie bij. De voorraadmutatie vindt plaats bij elke gereedmelding van een product middels de backflush.

(Klik om te vergroten)

Handmatige uitgifte van productiemateriaal

Het alternatief voor backflush is de handmatige uitgifte. Met handmatig uitgeven wordt bedoeld: via de schermen van Exact Online. Daarnaast kan handmatig ook betekenen dat de uitgifte met een WMS (barcode scanner) plaatsvindt, of met een MES (scherm op de werkvloer). Het voordeel van handmatig uitgeven is dat de verantwoordelijke medewerker bekend is, het moment waarop de uitgifte plaatsvindt, en het precieze aantal. Daarmee is de voorraadstand accuraat en de nacalculatie is betrouwbaarder. Meestal wordt bij dit type verbruik een picklijst gebruikt om met het magazijn te communiceren.

(Klik om te vergroten)

Gemengde uitgifte van productiemateriaal

Vaak is het een goed idee om per categorie materiaal een andere uitgiftemethode te hanteren. Bijvoorbeeld backflushen voor grijpvoorraad (schroefjes, plakband, verpakkingsmateriaal), en handmatig uitgeven voor grote of dure onderdelen (grote onderdelen nemen veel plaats in op de werkvloer, bij dure onderdelen willen we zicht houden op welke medewerker ze gebruikt). En uiteraard zijn daar de serie- en batch materialen (welk nummer verbruiken we?), en de materialen die speciaal voor de werkorder worden ingekocht (immers, daarvan registreren we het verbruik bij de ontvangst van de leverancier). Zodoende krijgen we een ‘gemengd model’:

(Klik om te vergroten)

Samenvatting

Het onderstaande diagram vat de voor- en nadelen van backflush nog eens samen.

(Klik om te vergroten)

Backflush wordt ondersteund in alle edities van Exact Online Productie (Essentials, Plus en Professional).