Invulling IKV reikt verder dan salarisadministratie

De kern van de inhoudelijke wijziging van het begrip ‘inkomstenverhouding’ is dat straks het arbeidscontract (de rechtsbetrekking) centraal staat en niet langer de individuele werknemer. Dat gaat problemen geven, omdat negen van de tien loonadministraties nu gericht zijn op de persoon in dienst (de dienstbetrekking). “Als een contract wordt verlengd, is dat in de loonadministratie nu hetzelfde contract, één regel. Straks zijn dat twee regels: twee verschillende rechtsbetrekkingen en dus ook twee verschillende inkomstenverhoudingen”, zo legt Jouke Sjaardema uit. Hij is productmanager wet- en regelgeving bij Exact en lid van de klankbordgroep van softwareontwikkelaars, die in gesprek is met het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid over de nieuwe regelgeving.

Loonaangifteketen

De aangifte loonheffingen vormt in Nederland het startpunt van de verzameling van alle (financiële) gegevens op het gebied van werk en inkomen. Via de aangifte dragen werkgevers, pensioenfondsen en uitkeringsinstanties loonheffingen af aan de Belastingdienst. Het belang is groot: bijna 60% van alle belastinginkomsten, in 2021 bijvoorbeeld goed voor zo’n 180 miljard euro.

De gegevens uit de aangifte worden, naast het innen van loonheffingen, gebruikt voor tal van andere overheidstaken. Denk aan het verstrekken van uitkeringen en toeslagen, maar ook statistische doeleinden. Een recent voorbeeld van een andere toepassing is de corona-gerelateerde NOW-regeling voor werkgevers.

De loonaangifteketen bestaat al sinds 2006 (Wet Walvis) en loopt vanaf de werkgever via de Belastingdienst naar de polisadministratie bij het UWV. Die polisadministratie speelt een centrale rol en wordt dus gevuld vanuit de loonaangifte. Administratieve lasten voor werkgevers kunnen worden beperkt door voor meerdere doeleinden data uit de UWV-polisadministratie te halen. Een noodzakelijke voorwaarde is natuurlijk dat die data van goede kwaliteit zijn. Juist daarvoor zijn inkomstenverhoudingen in het leven geroepen. IKV’s zijn hoofdzakelijk administratief vastgelegde rechtsbetrekkingen (arbeidsovereenkomsten en uitkeringen), met specifieke kenmerken zoals het aantal gewerkte uren, het loon en het type contract. Werkgevers vullen per IKV de loonaangifte in; er zijn nog andere gronden voor de registratie van een IKV, maar die laten we hier buiten beschouwing.

Wake-up call

Over de definitie van een inkomstenverhouding wordt al meer dan tien jaar discussie gevoerd, weet Sjaardema. Per 1 januari 2024 wordt het begrip juridisch verankerd. Het ministerie geeft in een speciaal ‘Kennisdocument inkomstenverhouding’ uitleg over de inhoud van de nieuwe IKV-definitie. “Dat document bevat alleen al meer dan 25 pagina’s tekst.”

Relevant, zegt hij, maar hij vraagt liever aandacht voor de impact ervan. “Die gaat veel verder dan alleen de loonadministratie. Ik roep salarisadministrateurs op om de lobby te starten binnen hun organisatie, van directie tot afdelingshoofden. 2024 lijkt ver weg, maar diverse processen zullen moeten worden aangepast om dit goed te laten verlopen. De resterende tijd is hard nodig.”

Verdelen van uren en provisie

Als eerste voorbeeld wijst hij op mensen die gelijktijdig meer dan één functie binnen een bedrijf vervullen met afwijkende arbeidsvoorwaarden (“Dat zijn twee verschillen IKV’s”) en/of mensen die volgtijdelijk meer dan één contract hebben. “Bij contractverlenging ontstaat een nieuwe rechtsbetrekking en dus een nieuw IKV-nummer.”

Als een contract halverwege een maand wordt verlengd en de maand daarop moeten overuren worden uitbetaald, ontstaat een eerste uitdaging, voorziet Sjaardema. “Aan welke IKV schrijf je die overuren toe?” Het wordt nog iets complexer voor mensen die werken op provisiebasis of een jaarbonus ontvangen. “De verdeling over de juiste IKV’s is belangrijk. Dus HR moet de salarisadministratie goed informeren over contracten en verlengingen. De afdeling planning moet extra uren goed doorgeven en de tijdsregistratie moet correct koppelen met de salarisadministratie.”

Uitzendbranche

Voor de verlof- en verzuimregistratie is dit niet anders, vervolgt Sjaardema. “Die zijn nu allemaal ingericht op het individu. Dat moet je echt aanpassen. Op welke rechtsbetrekking (IKV) schrijf je welke verlofuren weg? Wat als iemand een telkens wisselend rooster heeft? Daar zul je echt over moeten gaan nadenken.”

Het heeft eveneens consequenties voor een portaal waarbinnen medewerkers zelf HR-zaken kunnen regelen. “Het saldo van hun rechten moet daar wel correct staan. En zij moeten bijvoorbeeld verlof op de juiste IKV kunnen wegschrijven.”

Hij vervolgt met een voorbeeld over transportondernemingen. “De rijtijdenwet is volledig gericht op een persoon. De tijdregistratie zal echter per IKV moeten plaatsvinden. Nou, ga de chauffeur maar even uitleggen op welke IKV hij dat moet registreren.”

Bedrijven die buitengewoon ongelukkig worden van de nieuwe inhoud van de inkomstenverhouding zijn uitzendbureaus. “Iedere uitzending (met uitzendbeding) is een aparte IKV. Onderbreking door ziekte leidt al tot een aparte IKV.”

Conclusie

“De overheid roept dat er met de formalisering van de inkomstenverhouding niet zo veel verandert”, zegt Sjaardema. “De praktijk is anders. Je mag geen onjuiste aangifte doen, dus je zult de regelgeving moeten volgen. Die aangifte is de basis voor toekenning van rechten, van belang voor zowel werknemers als voor de werkgever. Om dat goed te laten verlopen, moeten meer afdelingen dan alleen de salarisadministratie aan de slag.”

Exact is betrokken bij alle gesprekken over de nieuwe wet-en regelgeving en zal tijdig aanpassingen doen in de software als dit nodig blijkt. Wil je meer weten over onze innovatieve salarissoftware, lees dan verder.

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met SalarisNet.