Voorspelbare arbeidsvoorwaarden: wat vraagt dat van de werkgever?

Middenin de vakantieperiode – op 1 augustus om precies te zijn – kreeg de ‘Wet transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden’ rechtsgeldigheid. Het doel van deze wet is om de arbeidsvoorwaarden voor werknemers een stuk transparanter en meer voorspelbaar te maken. Nobele doelen, maar de wet zadelt werkgevers ook op met de nodige administratieve lasten. Meer dan menigeen denkt.
Voorspelbare arbeidsvoorwaarden: wat vraagt dat van de werkgever?
De Wet transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden is een uitvloeisel van een Europese richtlijn. Die werd al in 2019 vastgesteld. De richtlijn beoogt arbeidsvoorwaarden te verbeteren. Medewerkers krijgen meer minimumrechten en een beter inzicht in hun arbeidsvoorwaarden.

Behoefte aan ondersteuning

De bekrachtiging van de EU-richtlijn in een landelijke wet betekent feitelijk een aanscherping van de bestaande Nederlandse arbeidswetgeving. De wet is op te delen in vier elementen:

• Informatie
• Voorspelbaar werk
• Opleidingen
• Nevenwerkzaamheden

Volgens Leo Overvoorde, Productmanager Payroll bij Exact, raakt de nieuwe regelgeving zowel de praktijk van HR, als die van planners en salarisverwerkers. Hij voorziet vooral problemen binnen het midden- en kleinbedrijf, meer specifiek bedrijven met minder dan 50 medewerkers. “Zij krijgen er weer de nodige lasten bij. Ze zijn bijna verplicht om extern advies in te winnen. De roep om ondersteuning is groot.”

Meer informatieplichten

Het Burgerlijk Wetboek schrijft al langer voor dat werkgevers informatie moeten geven over bijvoorbeeld de aard, locaties en tijden van het werk, alsmede de beloning ervan. Deze lijst met (schriftelijk of elektronisch beschikbaar te stellen) informatie is dankzij de nieuwe wet langer geworden. Bijvoorbeeld over de proeftijd, opzegtermijnen, verlof, scholing en de vaste en variabele werkdagen en tijden. Dit moet uiterlijk binnen één week na de eerste werkdag bekend zijn bij een nieuwe werknemer.

“Je ontkomt er bijna niet aan om hiervoor een digitaal platform in te richten”, vindt Overvoorde. Hij wijst er bovendien op dat alle bestaande contracten onder de loep moeten worden genomen. “Kijk ook goed of je modelovereenkomsten in gebruik hebt die dateren van vóór 1 augustus. Die zul je wellicht moeten herzien.”

Voorspelbare werktijden

De overheid onderkent meer dan voorheen de keerzijde van een flexibele arbeidsmarkt. Werknemers moeten meer ruimte hebben om hun tijd en financiën goed te kunnen plannen. “De overheid wil eigenlijk van flexcontracten af”, zo vat Overvoorde het samen. Een uitvloeisel van deze trend is een verplichting tot een meer voorspelbaar werkpatroon, ook voor oproepcontracten en contracten waar vooraf niet duidelijk is op welke uren iemand moet werken. Voor deze situaties introduceert de wet het fenomeen ‘referentietijden’. Dit betreft de dagen en uren waarop de werknemer verplicht kan worden om te werken. Overvoorde: “Dit moet in het contract staan. Tegelijkertijd heeft de werknemer het wettelijke recht om oproepen voor uren buiten deze referentiedagen en -uren te weigeren. Het wordt er voor de afdeling Planning niet gemakkelijker op. Een goed HR-portaal kan natuurlijk wel helpen.”

De werktijden moeten – maar dat was al zo – minimaal 4 dagen van tevoren worden aangekondigd. Wordt werk binnen die 4 dagen afgezegd, dan heeft de werknemer toch recht op loon, zo is de algemene regel; per CAO kan hiervan worden afgeweken.

Verzoek tot vaste arbeidstijden

Mensen met grotendeels onvoorspelbaar werk (zoals oproepkrachten) kunnen op basis van de nieuwe Wet transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden na een half jaar een verzoek indienen voor een arbeidsovereenkomst met een meer voorspelbaar patroon. “Je bent als werkgever verplicht hierop te reageren”, zegt Overvoorde. “Je moet het verzoek gemotiveerd toestaan of afwijzen.”

Dat moet binnen een maand gebeuren; of binnen drie maanden bij minder dan 10 werknemers. Zo niet, dan gaat het verzoek automatisch in. “Opnieuw een extra last voor werkgevers. Die moet antwoorden geven en alle termijnen in de gaten houden. Het is heel lastig om dat allemaal zelf te doen, zeker voor mkb-ondernemers.”

Salarisadministratie

Een bijkomende opgave is het tijdig informeren van de salarisadministratie. “Als een oproepkracht na zes maanden overgaat naar vaste uren, moet de salarisverwerker dat wel weten. Dat wordt nog wel eens vergeten”, weet Overvoorde. Hij ziet een extra prikkel om dit tijdig door te geven: de WW-premie is lager voor mensen met vaste arbeidscontracten.

Opleidingen kosteloos

De Wet transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden bevat verder bepalingen over nevenwerkzaamheden en over opleidingen. Zo moet verplichte scholing kosteloos worden aangeboden. Dit betreft de reiskosten, het studiemateriaal en andere kosten.

Voorwaarde is dat de opleiding noodzakelijk is voor uitoefening van de functie (bijvoorbeeld voor certificeringen). De tijd die een medewerker moet besteden aan zo’n opleiding geldt bovendien als arbeidstijd. Ook als de opleiding niet onder de normale werktijd kan worden gevolgd, dient loon te worden doorbetaald. Een kostenbeding, op basis waarvan studiekosten kunnen worden verhaald als de medewerker uit dienst gaat, is sinds 1 augustus nietig. “Nog een reden om met een stofkam door bestaande contracten te gaan”, besluit Overvoorde.