Een kwartaal- of een maandafsluiting uitvoeren

Binnen Exact Online heeft u de mogelijkheid om een kwartaal of een maandafsluiting uit te voeren. Hiervoor kunt u onderstaande stappen volgen. Voordat u begint is het belangrijk dat u eerst de ingevoerde boekingen heeft gecontroleerd. In de tekst wordt enkel de kwartaalafsluiting genoemd maar alle stappen gelden ook voor de maandafsluiting.

1. Een back-up maken
   In het tab menu gaat u naar het menupad Algemeen » Algemene inrichting » Administratie back-up. In het panel menu is het menupad Systeem » Administratie » Back-up.Voordat u begint aan de kwartaalafsluiting in Exact Online, is het raadzaam om een back-up te maken van de administratie waarin u de kwartaalafsluiting gaat doen. Zo kunt u naar de situatie van voor de kwartaalafsluiting terugkeren in het geval dat er tijdens de volgende stappen iets niet goed zal gaan.


2. Consistentie controle
   In het tab menu gaat u naar het menupad Algemeen » Algemene inrichting » Alle opties » Database - Consistentiecontrole. In het panel menu is het menupad Systeem » Administratie » Consistentiecontrole.Bij het verwerken van de boekingen (en eventueel van het resultaat), is het van belang dat uw administratie consistent is. Dit kunt u controleren door middel van de consistentiecontrole in Exact Online. Mocht deze controle inconsistenties aantreffen in de administratie, dan dienen deze te worden gerepareerd voordat u verder gaat met de kwartaalafsluiting.


3. Periode-datumcontrole
   In het tab menu gaat u naar het menupad Financieel » Boekingen » Alle opties » Overzichten - Periode-datumcontrole. In het panel menu is het menupad Financieel » Overige - Periode-datumcontrole.Afhankelijk van uw instelling voor de Periode-datumcontrole is het mogelijk om boekingsregels van welke de datum verschilt van het jaar of de periode van de boeking, in een boeking in te voeren. Ondanks dat u in de instellingen heeft aangegeven dat het is toegestaan om boekingsregels te hebben in een ander jaar of periode dan de boeking, kan het voorkomen dat boekingsregels een verkeerde datum hebben in vergelijking met het jaar of de periode van de boeking. Met deze controle kunt u deze boekingen desgewenst aanpassen.


4. Verwerken boekingen
   In het tab menu gaat u naar het menupad Financieel » Boekingen - Boekingen verwerken. In het panel menu is het menupad Financieel » Boeken - Boekingen verwerken.Alleen wanneer u BTW-aangifte wilt doen via Exact Online of wanneer u het resultaat wilt verwerken dan is deze stap verplicht. Indien via het Tab menu: Algemeen » Administratie inrichting » Instellingen of via het Panel menu: Financieel » Stamgegevens - Instellingen de optie Toestaan: Heropenen: Boekingen is gemarkeerd, kunt u de verwerkte boekingen eventueel nog heropenen.


5. Afsluiten van de periodes van het kwartaal
   In het tab menu gaat u naar het menupad Algemeen » Administratie inrichting » Stamgegevens » Financieel - Periode-datumtabel. In het panel menu is het menupad Financieel » Stamgegevens - Periode-datumtabel.Om de kans op fouten te voorkomen, kunt u de periodes van het oude kwartaal afsluiten. Hiermee voorkomt u dat er per ongeluk nog op een datum uit het oude kwartaal geboekt kan worden.


6.  BTW-aangifte
   In het tab menu gaat u naar het menupad Financieel » Belasting en aangiften - BTW-aangifte. In het panel menu is het menupad Financieel » Belasting en aangiften » Aangiften - BTW-aangifte.Periodiek dient u de BTW-aangifte aan de hand van het factuurstelsel of het kasstelsel uit te voeren. De BTW aangifte kunt u handmatig op de site van de  Belastingdienst invoeren, maar u kunt deze ook elektronisch verzenden vanuit Exact Online.

   Nadat u de BTW-aangifte hebt gedaan, kunt u boekingen uit de BTW-aangifte niet meer aanpassen of heropenen. Indien er correcties moeten worden gedaan, dan gaat dit via een correctieboeking. Vervolgens kan er bij de Belastingdienst een suppletieformulier worden aangevraagd en ingevuld. Mochten er correcties moeten worden gedaan, neem dan contact op met de Belastingdienst.