Artikel zoeken met assortimenten Handel & Productie

Als we veel artikelen hebben dan kan het een uitdaging zijn om ze te zoeken ten behoeve van de orderinvoer of in een rapportage. De meest voor de hand liggende zoekkenmerken zijn de artikelcode en de artikelomschrijving. De artikelcode is een nummer of een geheimtaal die niet echt helpt als we duizenden artikelen hebben, en de artikelomschrijving is geen makkelijk middel om mee te zoeken. Gelukkig hebben we assortimenten die gemakkelijk zoeken mogelijk maken.

Wat zijn assortimenten?

Assortimenten zijn klassen waarin we onze artikelen kunnen onderverdelen. Voorbeelden van assortimenten zijn productcategorie (waarden: buitenboordmotoren, scheepsbeslag, zeilen, navigatieapparatuur), markt (waarden: pleziervaart, binnenvaart, visserij) en merk (waarden: Selva, Sail, Suzuki). Het zelfde artikel kan dus een buitenboordmotor zijn, voor de pleziervaart, van het merk Suzuki. Sterker nog: er kunnen er wel meer zijn die aan dezelfde assortimenten gekoppeld zijn. Door te zoeken met assortimenten kunnen we artikelen sneller vinden.

Assortimenten inrichten

Het inrichten van assortimenten is een proces met twee stappen. We moeten eerst het assortiment zelf benoemen (productcategorie, markt, merk), en daarna per assortiment de verschillende waarden benoemen. In Exact Online hebben we een maximum van 10 assortimenten, maar per assortiment mogen we ongelimiteerd waarden toekennen. We richten de assortimenten en de betreffende waarden in via [Stamgegevens] Artikelen, Assortimenten. In het onderstaande voorbeeld hebben we een assortiment genaamd onderdeeltype met de waarden bouten, moeren en veren:

Artikelen aan assortimenten koppelen

In het volgende voorbeeld zien we een typisch artikel van een soort waar we vaak op moeten zoeken: moertjes. We hebben er honderden op voorraad. De artikelcode (30101000) is hier numeriek en tamelijk willekeurig toegekend. Dat is geen slecht idee als u veel artikelen heeft. Met een kort nummer is makkelijker te werken dan een ingenieuze code die alle productinformatie versleuteld bevat. Ook de omschrijving is uitdagend. Dit is een moertje van maat “M8”, maar andere productgegevens die we geïmporteerd hebben beschrijven artikelen van deze maat met “M 8” (met een spatie dus). Ga dan maar eens zoeken!

We kunnen het artikel bewerken (een voor een, of hele selecties tegelijk) en assortimenten koppelen. Merk op dat we niet altijd alle assortimenten hoeven te koppelen. Bij bouten en moeren is de maatvoering van belang, maar bij verf en brandstof wellicht de gevarenklasse en niet de maatvoering: 

Artikelen zoeken in overzichten

In veel overzichten kunnen we de schermindeling aanpassen (gereedschapsicoon rechtsboven) door assortimenten aan filters en/of kolommen toe te voegen. We tonen in dit voorbeeld alle artikelen met de waarde onderdelen uit het assortiment categorie:

Als we specifiek op zoek zijn naar moeren van de maat M8 dan zoeken we zo:

Artikelen zoeken in invoerschermen

Ook bij de invoerschermen kunnen we de assortimenten gebruiken om te zoeken. Met eenzelfde gereedschapsicoontje passen we het zoekscherm aan om het juiste artikel te zoeken:

Ook op lay-outs kunnen de assortimenten afgedrukt worden.

Meer informatie bij https://support.exactonline.com/community/s/contactsupport

Wensen ten aanzien van functionaliteit kunt u indienen via https://support.exactonline.com/community/s/ideas