Het koppelen van lay-outs aan specifieke relaties

In Exact Online is het mogelijk om meerdere lay-outs aan te maken. Het kan voorkomen dat u voor bepaalde klanten een andere lay-out wilt gebruiken. Bijvoorbeeld omdat de ene klant aangeeft aantallen van artikelen te willen zien op de factuur, en de ander alleen de prijzen. Ook als u klanten en/of leveranciers in het buitenland heeft kan het handig zijn om daar een aparte lay-out voor te openen, bijvoorbeeld met een andere indeling van de adresregels.

Het koppelen van een lay-out aan een relatie kan op twee manier gebeuren:

1. Via de kaart van de relatie.

Open de kaart en klik door op de naam van een relatie. Vervolgens ziet u onder het kopje Algemeen staan: Gekoppelde lay-outs: 0. Op het cijfer kunt u vervolgens doorklikken. Dan komt u in het scherm ‘Overzicht: Lay-outs gekoppeld aan een relatie’ terecht. Klik op “Nieuw”. Nu ziet u de naam van de relatie staan en vervolgens kunt u een lay-out of een e-mailtekst kiezen die aan deze relatie gekoppeld moet worden. Klik daarna op “Bewaren Nieuw”.

U ziet een overzicht van uw lay-outs staan. Achter elk type lay-out staat het woord “Koppelen”, klik hier op door. Nu komt u in het scherm ‘Overzicht: Lay-outs gekoppeld aan een relatie of taal’. Klik op “Nieuw” om een lay-out te koppelen aan een relatie. Vervolgens wordt deze lay-out gebruikt als u een factuur afdrukt voor de gekozen klant.

In dit scherm kunt u ook een lay-out koppelen aan een taal. Wanneer een lay-out is gekoppeld aan een taal wordt deze lay-out automatisch gebruikt bij het afdrukken van de documenten (van dat type) voor alle relaties met die taal.

Bij het afdrukken van facturen via is er een instelling waarop u dient te letten: De door u gekoppelde lay-out wordt alleen gebruikt wanneer bij het afdrukken van de factuur de optie 'Altijd de geselecteerde lay-out gebruiken' is aangevinkt. Wanneer u deze optie uitvinkt wordt de lay-out gebruikt die u bij het afdrukken van de factuur heeft geselecteerd.

Op deze manier kunt u ervoor zorgen dat automatisch de juiste lay-out per relatie wordt gekozen. En u kunt nu meerdere facturen met verschillende lay-outs in één keer afdrukken. Mocht u hier nog vragen over hebben, dan horen we graag.