Orde aanbrengen in artikelnummers: zo doe je dat

Een onprettige taak die hoort bij het inrichten van een productieoplossing is het opzetten van een artikelnummersysteem. Vaak is er nog geen systeem geïntroduceerd, en het bedenken en invoeren daarvan lijkt enigszins overbodig. Er zijn echter echte voordelen verbonden aan het verbeteren van administratieve systemen, en artikelnummering hoeft niet moeilijk te zijn als we de volgende tips ter harte nemen.

Waarom zouden we artikelnummers gebruiken?

Veel kleine productiebedrijven gebruiken slimme spreadsheets om offertes te berekenen of stuklijsten te onderhouden. Materiaaleigenschappen zoals kostprijzen, en verpakkingsgroottes zijn ingebouwd in het spreadsheet of worden gecontroleerd bij de leverancier met elke order. Voor het offerteproces is dat efficiënt, maar het leidt tot extra werk bij het bestellen en ontvangen. Artikelnummers maken de automatisering van orderprocessen mogelijk. Daarnaast dragen ze bij tot standaardisatie en orde (5S), wat een opmaat is tot een organisatie die lean is. Een belangrijke overweging voor veel logistieke bedrijven is de wens om met barcodes en scanning te werken. Zonder artikelnummers gaat dat nooit werken.

Waar zijn artikelnummers nodig?

We kunnen artikelnummers (ook wel: artikelcodes) toekennen aan koopdelen zoals materiaal (platen en staven), onderdelen (schroeven en moeren), verpakkingsmateriaal (dozen en stickers) en verbruiksartikelen (verf). Ook alle halffabricaten die we op voorraad houden moeten een artikelnummer krijgen. En natuurlijk alle standaardproducten die we vervaardigen. Productieoplossingen voor toeleveranciers ondersteunen vaak universele artikelnummers voor maatwerkproducten zodat er geen overdaad aan unieke artikelnummers wordt aangemaakt. Het maakartikel wordt dan geïdentificeerd met een incidentele omschrijving of met het ordernummer. Het is niet ongebruikelijk dat in productieoplossingen een artikelnummer wordt toegekend aan diensten (leverkosten) of standaard teksten (“Geen levering op zondag”).

Goed, waar beginnen we?

Twee belangrijke overwegingen spelen een rol. De eerste is, of we onze eigen artikelnummers (-codes) gaan introduceren, of dat we leveranciersnummers gaan gebruiken. Waar het natuurlijk gemakkelijk is om leveranciersnummers te hergebruiken (“copy en paste”), lopen we dan het risico dat we hetzelfde materiaal willen inkopen bij een andere leverancier (nieuwe code introduceren dan maar?), of dat verschillende leveranciers hetzelfde nummer gebruiken voor een verschillend materiaal. Met de adoptie van nummersystemen van verschillende leveranciers krijgen we nooit orde en netheid in ons eigen systeem! De meeste productieoplossingen maken het mogelijk om de leveranciersnummers separaat van het eigen artikelnummer op te slaan.

Een andere overweging is of we een intelligente artikelcode moeten introduceren. In een intelligente artikelcode kunnen we herkennen tot welk assortiment het artikel behoort (lampjes of weerstanden), het materiaaltype (SJ355) of de afmeting (20 mm).

Het onderhouden van een intelligent artikelcodesysteem blijkt moeizaam. De logica is duidelijk voor ervaren medewerkers, maar het vergt extra communicatie voor nieuwkomers. Het uitbreiden van het systeem met nieuwe assortimenten en waardes zal ook telkens gecommuniceerd moeten worden. De meeste productieoplossingen daarentegen hebben ingebouwde functionaliteit om assortimenten en extra velden aan artikelen toe te kennen zodat ze gezocht, gesorteerd en gegroepeerd kunnen worden op eigenschappen.

Intelligente artikelcodes zijn vaak veel langer dan nodig en bevatten letters en symbolen. Maar voor de ondersteuning van barcodesystemen is een kort nummer voldoende. Een artikelnummer dat op volgorde wordt uitgegeven (een willekeurig nummer dus!), en dat geen ingebouwde informatie bevat, voldoet aan onze wensen. Meestal is een nummer dat 5 tot 7 getallen lang is voldoende. Zorg dat nummers niet met nullen starten omdat dat tot verwarring kan leiden bij de orderinvoer of bij klanten.

Magazijnbeheer met artikelnummers

Een kleine producent ziet zijn voorraadbeheer niet graag als magazijnbeheer. Als er een ambitie is om barcodes en scanning te gaan gebruiken (ook al is dat in de toekomst), dan zullen we labels moeten gaan uitgeven aan onze materialen, halffabricaten en producten. Het is dan slim om het artikelnummer als de barcode te gebruiken. Bedenk dat terwijl er barcodesystemen bestaan die letters ondersteunen, en natuurlijk ook QR codes in opkomst zijn, scannen in een magazijn echt gemakkelijker (minder fouten, sneller) is als we afzien van complexe codes.