Hoe wijzig ik de eenheid van een artikel?

De vraag “Hoe wijzig ik de eenheid van een artikel?” wordt vaak gesteld bij support, en is ook een weerkerend Idee op het support platform. Daarbij wordt soms opgemerkt “dat het niet moeilijk kan zijn” of “onbegrijpelijk dat dat nog niet kan”. Ik zal proberen uit te leggen waarom dat zo moeilijk te realiseren is.

Stel er zitten 9 flessen in een doos. We hebben nu doos als eenheid, en we zouden dat willen wijzigen in fles.

Het afrondingsprobleem:

De nieuwe eenheid fles = 0,111 (repeterend) doos. We verliezen dus precisie omdat de omrekening altijd een verschil zal produceren. In het omgekeerde geval (van fles naar doos) wordt een voorraad van 12 fles = 1,333 (repeterend) doos. Maar waarschijnlijk zien we de doos als ondeelbaar, en ronden we af naar 1 doos. Dat leidt dan tot het verlies van voorraad!

Het inkoop- en verkoop eenheidsprobleem:

Er is al een omrekening van toepassing van doos (de voorraadeenheid) naar de inkoopeenheid (pallet = 70 doos) en de verkoopeenheden (fles, krat van 12, rolcontainer). Al die omrekeningen moeten worden aangepast. Als dat vergeten wordt zitten we er een factor 9 naast!

Het prijsverschil probleem:

De doos kost € 13,55. Dus een fles zou 0,111 x € 13,55 = € 1,504055 (repeterend) kosten. Laten we er € 1,50 van maken, en het verschil wegboeken als prijsverschil.

Het historie probleem:

Er zijn inkoop, verkoop en voorraad transacties geweest. Die zijn nu in de boekhouding opgenomen, en documenten (facturen, pakbonnen) zijn aanwezig met de oude eenheid. Dat zijn rechtsgeldige documenten en transacties in afgesloten periodes. Het verband met de (gewijzigde) stamgegevens raakt verloren.

Het open order probleem:

Er zijn vandaag verkooporders, bestellingen, verplaatsingen, retouren enzovoorts die nog niet volledig zijn uitgevoerd. Bijvoorbeeld: van een order voor 12 dozen zijn er 6 dozen uitgeleverd maar nog niet gefactureerd. Hoe gaan we verder na de eenheidswijziging? Gaan we nu 6 x 9 = 54 resterende flessen uitleveren? Hoe gaat dat er uit zien op de factuur (6 doos en 54 fles?). De orders kunnen in theorie nog jaren onvolledig blijven. Waar komen de stamgegevens vandaan voor de oude eenheid?

Eerlijk denken wij bij Exact dat het een lastige opgave is om eenheden te wijzigen.

Maar wat dan?

Een onplezierige oplossing:

1. We wijzigen de artikelcode (code 102230 omschrijving wijn 0,72 liter, doos 12 fles met eenheid doos) in code 102230-OUD
2. We maken een nieuwe code (code 102230 omschrijving wijn 0,72 liter, eenheid fles)
3. We maken een telling om 102230-OUD naar nul te zetten, en 102230 naar de nieuwe voorraadstand te zetten.
4. Als we een open order moeten uitleveren voor 102230-OUD, maken we tellingen van 102230 (af) naar 102230-OUD (bij). En omgekeerd bij open bestellingen.
5. Hoe ziet mijn rapportage er dan uit? Tja, er zijn er nu twee van. Een voor 102230-OUD en een voor 102230.

Onhandig? Ja. Foutgevoelig? Ja. Veel werk? Ja.