Nacalculeren met Exact voor Productie: Hoe en waarom?

De eerste toepassing van Exact voor Productie voor de meeste gebruikers is het genereren en uitvoeren van werkorders. De werkorder verbindt de behoefte aan een product (klantordergestuurd of voorraadgestuurd) met de behoefte aan materiaal, bewerkingen en uitbesteed werk. In deze opzet wordt de werkvloer aangestuurd met (al dan niet digitale) werkbonnen en kunnen bestellingen geautomatiseerd worden.

Onze veronderstellingen over het te gebruiken materiaal en de benodigde bewerkingstijd zijn vooraf opgesteld in de vorm van een offertecalculatie of een stuklijst. Eventuele tekortkomingen in de materiaalcalculatie vangen we op door wat extra uit de voorraad te nemen. De werkvloer kan hier dus prima mee toe.

De commerciële tak van het bedrijf kan hier niet zo mee uit de voeten. De initiële veronderstellingen vormen daar de basis van de berekening van de verkoopprijs en bepalen dus ook de winst. De veronderstelde winst dus. Want als er meer materiaal gebruikt wordt, of meer uren gedraaid worden, dan kan die winst wel eens verdampen. Datzelfde geldt voor de schattingen die zijn gemaakt voor de inkoopprijzen en de uurtarieven. Te laag betekent we maken een verlies, en te hoog betekent we lopen de order mis! De werkvloer heeft een broertje dood aan “nacalculatie”, want dat vergt het bijhouden van details (het extra schroefje) of het lijkt op controle door de baas (het urenstaatje). Voor de bedrijfsvoering is nacalculatie onmisbaar. 

Data verzamelen aan de bron

De heilige graal van nacalculatie is het verzamelen van de werkelijk gebruikte aantallen uren en materialen, en de kosten van de inkoop van order gerelateerde materialen en uitbesteed werk. In Exact voor Productie kunnen we een normatief verbruik registreren (de aantallen van de voorcalculatie), ook wel backflush genoemd, maar we kunnen ook de werkelijke aantallen registreren. Dat is bij materiaal dus zeker wat we moeten doen:

Ook bij de uren kunnen we kiezen tussen het normatief verbruik registreren (backflush) en de werkelijk besteedde uren. Er zijn bedrijven die de uren niet voorcalculeren, én niet nacalculeren. De keuze daarvoor is vaak ingegeven door de overweging dat het te veel werk is. Zoals betoogd, voor een gezonde bedrijfsvoering is het onmisbaar om uren te calculeren! Het is beter om uren aan de bron te registreren dan achteraf via urenstaten. Urenstaten worden vaak kunstmatig aangevuld om tot een gewenst aantal te komen en zijn dus niet zo betrouwbaar:

Data analyseren en gebruiken

De echte nacalculatie vindt plaats door het werkelijk verbruik af te zetten tegen de voorgecalculeerde aantallen, maar ook tegen de gerealiseerde omzet. Die laatste hangt namelijk ook af van de geproduceerde/geleverde aantallen. Op het hoogste niveau laat de nacalculatie de kerncijfers per order zien, bijvoorbeeld in [Productie] Werkorders, Nacalculatie:

Vandaar is het mogelijk om naar de details in te zoomen. Wat we kunnen bekijken zijn zowel prijsverschillen (inkoop van ordergestuurd materiaal en uitbesteed werk) als efficiencyverschillen (hoeveelheid materiaal en aantal uren). Beide gegevens kunnen aanleiding geven tot het bijsturen van toekomstige offertes en stuklijsten, maar kunnen ook gebruikt worden bij het aanpassen van de uurtarieven, bijvoorbeeld in [Productie] Werkorders, Nacalculatie, maar ook in [Productie] Werkorders, Kostenoverzicht:

Als u interesse heeft in Exact voor Productie kunt u contact opnemen met info@exactonline.nl.

Bestaande klanten vinden meer informatie bij https://support.exactonline.com/community/s/contactsupport

Wensen ten aanzien van functionaliteit kunt u indienen via https://support.exactonline.com/community/s/ideas