Nieuwe functionaliteit voor het verzenden van facturen: 'Verzend en volgen'

Wanneer u een factuur per post of per e-mail verzendt, bestaat het risico dat de klant de factuur niet ontvangt. Met de vernieuwde functionaliteit ‘Verzend en volgen’ kunt u de status van de verzonden factuur in de gaten houden en daarmee controleren of de factuur verzonden en bekeken is.

Hoe werkt ‘Verzend en volgen’?
‘Verzend en volgen’ is een geheel nieuwe verzendmethode. U kunt, indien gewenst, deze methode dus bij de betreffende klanten instellen op de klantkaart. Dit kunt u doen door te gaan naar . Hier vinkt u alle klanten aan, waarvan u de facturen wilt volgen. Vervolgens klikt u rechts op ‘Bewerken’ en kiest u voor ‘Allemaal tegelijkertijd’. Op de volgende pagina kunt u onder de kop ‘Verkoop’ de ‘Methode voor versturen facturen’ aanpassen. Ten slotte kiest u voor ‘Bijwerken’.

Let op! Er dient altijd een contactpersoon (met e-mailadres) geregistreerd te staan in de relatiekaart om van deze methode gebruik te kunnen maken. Wanneer een relatie meerdere contactpersonen heeft, kunt u bij het aanmaken van de factuur de juiste contactpersoon selecteren.

Zodra de verzendmethode is aangepast, kunt u de facturen gaan afdrukken. Hiervoor gaat u naar . Hier vinkt u alle facturen aan en klikt u bovenaan op ‘Verzenden gebaseerd op klant’. Indien u de ‘Methode van verzenden facturen’ niet heeft ingesteld op de klantkaart, kunt u door middel van het pijltje kiezen voor ‘Verzend en volgen’.

In het volgende scherm kunt u eventueel nog de factuurdatum, de boekperiode of de lay-out etc. wijzigen. Vervolgens kiest u voor ‘Verzend en volgen’.

Uiteraard is het ook mogelijk om, direct na het aanmaken van de factuur, de factuur te verzenden vanuit het scherm ‘Verkoopfactuur’.

Na het verzenden, ontvangt de betreffende contactpersoon een e-mail met daarin een hyperlink (‘Uw factuur’, de tekst van deze hyperlink is helaas niet zelf aan te passen).

Zodra de ontvanger op deze hyperlink klikt, verandert de status voor deze factuur in ‘Bekeken’. De status van de facturen kunt u volgen in de ‘Factuurhistorie’. U gaat hiervoor naar . Klik vervolgens rechts bovenaan op het gereedschaps-icoon en daarna op ‘Aanpassen’. Onder het tabblad ‘Kolommen’, kunt u in het scroll-down menu ‘Beschikbare kolommen’ dubbelklikken op de optie ‘Track status’. Deze optie komt nu onderaan bij ‘Geselecteerde kolommen’ te staan. Ten slotte kiest u voor ‘Bewaren’.

Er is nu een extra kolom toegevoegd aan het overzicht van de factuurhistorie, zodat u alle verstuurde facturen kunt volgen.

Op deze manier kunt u altijd controleren of een factuur door de klant is ontvangen en bekeken.