Starten met factuur lay-outs doe je op deze manier

Met de verkoopmodule van Exact Online kunt u eenvoudig facturen invoeren en versturen naar uw klanten. Deze facturen zijn een visitekaartje van uw bedrijf. Daarom wilt u dat de factuur er goed verzorgd uitziet en aan uw huisstijl voldoet. Hiervoor is het van belang dat u de factuur lay-out goed inricht. Om dit zo eenvoudig mogelijk te maken, hebben wij een aantal template lay-outs aangemaakt. Als u kiest voor een van deze templates, hoeft u niet vanaf nul te beginnen met uw lay-out. U kunt de template aanpassen naar uw wensen en huisstijl.

Aan de hand van supportvragen die gesteld zijn door klanten, zoals u, zal ik een aantal tips geven om eenvoudiger te werken met lay-outs.

Selecteer een template
Om te beginnen selecteert u eerst een template uit de lijst met template lay-outs. Dit kunt u doen via . In dit overzicht selecteert u het type lay-out en klikt u op Nieuw. Vervolgens kiest u voor de optie Begin vanuit een Exact Online template. Hierdoor krijgt u de lijst met templates te zien. Op het tabblad Galerij ziet u een klein voorbeeld van elke template. Door op het voorbeeld te klikken wordt de template vergroot weergegeven. Nadat u de meest geschikte lay-out hebt gevonden klikt u op Gebruik deze template. Hierdoor komt u in het onderhoud van de lay-out terecht.

Logo
Een eerste stap om de lay-out aan te passen naar uw huisstijl, is het toevoegen van uw logo. Hiervoor verwijdert u eerst het logo van Exact. Dit doet u door te klikken op het logo van Exact. Vervolgens klikt u op Delete of op het kruis dat ontstaat bovenin uw scherm. Daarna klikt u op Toevoegen. In het menu dat verschijnt kiest u voor Afbeelding. U kunt nu een afbeeldingbestand kiezen welke op uw computer staat. De voorkeur gaat uit naar een .GIF of .JPG bestand.

Blokken en Velden toevoegen
Ook kunt u via Toevoegen een Blok toevoegen aan uw lay-out. Aan dit blok kunt u weer specifieke velden toevoegen, die de gewenste informatie uit uw Exact Online administratie halen. Doordat u bij Toevoegen kiest voor Blok, wordt er een nieuw scherm geopend: Toevoegen Velden. Hier kunt u het onderwerp kiezen van het blok dat u toevoegt.

Afhankelijk van de gekozen onderwerpen kunt u velden toevoegen. In het voorbeeld is gekozen voor het Blok “Factuur” en het Sub: Blok “Koptekst”. Hierdoor kunt u velden als Factuurdatum en Omschrijving in dit blok plaatsen. Als u kiest voor het Blok Factuur voor en Sub: Blok Relatie, dan kunt u bijvoorbeeld het factuuradres toevoegen.

Naast het toevoegen van nieuwe blokken aan uw lay-out, kunt u ook velden toevoegen aan bestaande blokken. Dit kunt u doen door het blok op uw lay-out te selecteren. Hierdoor ontstaat een dikke stippellijn om het geselecteerde blok. Ook krijgt u de knop Velden te zien linksboven in uw scherm. Door hier op te klikken, krijgt u een lijst met beschikbare velden die u kunt toevoegen. Door het gewenste veld te selecteren en op Toevoegen te klikken, wordt het veld geplaatst in het geselecteerde blok. Doormiddel van uw muis of de pijltjestoetsen op uw toetsenbord kunt u het veld naar de gewenste plek verplaatsen. Zorg er hierbij voor dat het veld nooit buiten het blok valt. Hierdoor ziet u het veld namelijk niet op uw lay-out. Als u op Afdrukvoorbeeld klikt of de factuur echt afdrukt, komt dit veld wel tevoorschijn op uw factuur. Dit kan voor de nodige verwarring zorgen.

Tekstvelden aanpassen
In de factuur lay-out wordt gewerkt met groene en blauwe velden. De groene velden zijn statische velden. De inhoud van deze velden komt precies zo op uw factuur, als dat ze op uw lay-out staan. De inhoud van de blauwe velden wordt uit de Exact Online administratie (database) gehaald. Hebt u bij uw klant bijvoorbeeld geen adres ingevuld op de relatiekaart? Dan wordt dit op de factuur niet getoond op de plaats waar het blauwe veld Adresregel 1 staat in de factuur lay-out. De blauwe velden zijn ook niet aan te passen op de lay-out. U kunt ze alleen toevoegen of verwijderen. De groene velden kunt u wel aanpassen. Dit kunt u doen door het veld te selecteren dat u wilt wijzigen. Vervolgens ontstaat bovenin uw scherm de knop Bewerken. Als u hierop klikt, kunt u het tekstvak aanpassen.

Tips
Om het werken met lay-outs eenvoudiger te maken, zal ik u nog een aantal tips geven:

• Bovenin uw scherm ziet u een aantal knoppen staan. Met deze knoppen kunt u bijvoorbeeld uw lay-out Bewaren als. Door op deze knop te klikken kunt u de lay-out een andere naam bewaren. Hierdoor kunt u bijvoorbeeld naar hartelust testen in een lay-out die precies hetzelfde is als het origineel.  

• Naast het Bewaren als, kunt u de lay-out ook exporteren. U slaat de lay-out op uw computer op en kunt deze in elke andere administratie importeren. Indien u in meerdere administraties (min of meer) dezelfde lay-out wilt gebruiken is dit erg handig. Ook wanneer u voor uw klanten lay-outs maakt, is dit een uitstekende tool.

• De knop Afdrukvoorbeeld kunt u gebruiken om tussentijds te bekijken hoe uw factuur eruit komt te zien. Hiervoor is het wel van belang dat er al een (proef)factuur aanwezig is in uw administratie om mee te testen.

• Naast de knoppen bovenin uw scherm, ziet u een aantal knoppen staan om bijvoorbeeld het lettertype aan te passen en eenvoudig uit te lijnen. U kunt bijvoorbeeld meerdere velden selecteren en deze uitlijnen met één druk op de knop.

Meer informatie
Hopelijk heb ik u op weg geholpen met het maken van lay-outs. Wilt u meer weten over lay-outs? Houdt dan het blog in de gaten of raadpleeg het helpdocument “Hoe bewerk ik mijn factuur lay-out?” in Exact Online.