Projecten – Onderhanden werk (1/2)

In een administratie worden de kosten en opbrengsten die aan elkaar zijn gerelateerd, geregistreerd op de winst- en verliesrekening in dezelfde boekingsperiode. Dit wordt het realisatie principe genoemd.

Onderhanden werk (OHW) wordt gebruikt om het resultaat op de winst- en verliesrekening dusdanig te corrigeren dat de kosten en opbrengsten in balans zijn. Het resultaat wordt verhoogd of verlaagd door gebruik te maken van één of meer OHW grootboekrekeningen en een specifieke OHW W&V rekening of een bestaande kosten- of omzetrekening. Onderhanden werk wordt meestal gebruikt voor lange termijn projecten. Bedrijven binnen eenzelfde sector gebruiken vaak dezelfde Onderhanden werk methode. De gekozen Onderhanden werk methode bepaalt hoe het Onderhanden werk wordt berekend, bijvoorbeeld gebaseerd op de gerealiseerde kosten of gebaseerd op de gerealiseerde opbrengsten.

Algemeen

Onderhanden werk is in principe de werkvoorraad van een organisatie die op projectbasis werkt. Onderhanden werk kan uit het volgende bestaan:

• Uren

• Gerealiseerde uren door derden (bijvoorbeeld wanneer (een deel van) het project is uitbesteed)

• Gebruikte materialen

• Kosten van derden (directe kosten)

Vanwege de diversiteit aan organisaties die op projectbasis werken, kan de manier waarop gewerkt wordt met onderhanden werk erg verschillen. De wetgeving voor het boekhouden met onderhouden werk is internationaal geregistreerd in de International Accounting Standards (11).

Lange termijn projecten kunnen worden onderverdeeld in projecten die worden uitgevoerd door uw eigen personeel en projecten die worden uitgevoerd door derden. Wanneer projecten door uw eigen personeel worden uitgevoerd, dan dient de winst uit het jaar van verkoop genomen te worden. Wanneer projecten door derden uitgevoerd worden dan kan de winst bepaald worden op basis van de volgende methodes:

• Winst wordt verkregen bij het afronden van het werk/project. Dit wordt de Afgehandelde contractmethode genoemd.

• Winst wordt proportioneel verkregen bij het realiseren van het werk/project. Dit wordt de Percentage gereed methode genoemd.

Er zijn twee manieren om rekening te houden met onderhanden werk:

• Direct alle kosten en opbrengsten op een winst- & verliesrekening boeken en het onderhanden werk op een later moment bepalen. Dit wordt de Resultaatmethode genoemd.

• Direct de realisaties op de grootboekrekening onderhanden werk op de balans boeken en dit op een later moment op de winst & verliesrekening zetten. Dit wordt de Onderhanden werk methode genoemd.

In Exact Globe gebruiken we de resultaatmethode.

Instellingen

Voordat u gebruik kunt maken van de optie Onderhanden werk (OHW) in Exact Globe dient u in de projectinstellingen te controleren of de juiste grootboekrekeningen zijn ingesteld. U kunt de projectinstellingen definiëren via Systeem ➔ Algemeen ➔ Instellingen ➔ Projectinstellingen. Voor meer informatie over de instellingen, zie Instellingen: Project (Projectinstellingen).

Onderhanden werk genereren

Wanneer u het onderhanden werk op de balans wilt boeken, dient u een deel van de transacties over te dragen naar de grootboekrekening onderhandenwerk op de balans.

Om dit te doen kunt u het betreffende project onderhouden via en klik op de knop Onderhanden werk om direct het Onderhanden werk scherm te openen voor het huidige project. Om Onderhanden werk voor meerdere projecten te genereren kunt u gaan naar Projecten ➔ Projecten ➔ Onderhanden werk.

U kunt per project een onderhanden werk methode selecteren. In de kolom Genereren kunt u aangeven dat voor deze regel het onderhanden werk berekend dient te worden. Vervolgens klikt u op de knop Genereren om de financiële transacties voor het onderhanden werk te genereren. Voor meer informatie over het genereren van onderhanden werk, zie Onderhanden werk genereren.

Volgende keer

In de volgende blogpost over onderhanden werk worden de verschillende onderhanden werk methodes uitgelegd.