Whitepaper:
    Hoe je met slimme software meer waardegedreven zorg levert

    Wat is waardegedreven zorg?

    De wereld van de zorg verandert snel. Nederland vergrijst en mensen worden weliswaar ouder, maar hebben in de laatste jaren van hun leven ook meer zorg nodig. De vraag naar goede zorgverlening neemt hierdoor toe, evenals de kosten voor arbeid en medicatie. Tegelijkertijd blijven de opbrengsten gelijk of dalen die zelfs. Tel daar de veranderende wet- en regelgeving en de grote personeelstekorten bij op en je ziet dat zorginstellingen de komende jaren voor flink wat uitdagingen komen te staan.

    Efficiëntere zorg met behoud van kwaliteit

    Om deze uitdagingen de baas te zijn, moeten zorginstellingen efficiënter te werk gaan, zonder dat de kwaliteit van de dienstverlening achteruitgaat, ook wel waardegedreven zorg genoemd. Waardegedreven zorg is het bieden van betere en passendere gezondheidszorg voor patiënten, met minder of evenveel geld.

    Om als zorginstelling deze waardegedreven zorg nu en in de toekomst te kunnen bieden, is een goede bedrijfsvoering cruciaal. Dat is makkelijker gezegd dan gedaan, want iedere zorginstelling die met minder middelen betere resultaten moet leveren, zit met een aantal vragen: Hoe zorgen we dat iedereen in de organisatie altijd de juiste gegevens heeft? Hoe krijgen we grip op onze inkomsten en uitgaven? Hoe krijgen we betrouwbare informatie uit onze systemen?

    In de volgende drie hoofdstukken lees je antwoord op deze vragen en hoe slimme software een oplossing biedt.

    Op weg naar een geïntegreerd systeem

    Zorginstellingen ervaren een hoge werkdruk. Niet alleen omdat ze met minder mensen méér zorg moeten verlenen, ook omdat de zorgadministratie steeds ingewikkelder wordt door veranderende wet- en regelgeving. Tegelijkertijd wordt verwacht dat zij alle zakelijke inkomsten en uitgaven kunnen verantwoorden met een passende inkoopfactuur. Accurate informatie is voor zorginstellingen essentieel, om altijd de financiële verantwoording af te leggen die nodig is en op een efficiënte manier de beste zorg te bieden. 

    Versnipperde systemen

    Dat klinkt eenvoudig, maar in de loop van de jaren hebben veel zorginstellingen allerlei verschillende systemen in gebruik genomen voor het regelen van zowel hun zorg-, als financiele- en inkoopprocessen. Elk met hun eigen werkwijze en gegevensbronnen. Soms moeten zorgmedewerkers gegevens op wel drie verschillende plekken registreren om te zorgen dat de juiste mensen bij de juiste informatie kunnen. Dat kost niet alleen veel tijd, het is ook foutgevoelig. Hoe vaker je gegevens handmatig in een systeem moet invoeren, hoe groter de kans dat het ergens in de financiële administratie misgaat. En welke versie van de waarheid klopt dan? Zeker in de zorg wil je dat soort fouten koste wat kost voorkomen. 

    Alle informatie in één centraal systeem

    Zorginstellingen kunnen veel tijd besparen door hun financiële administratie terug te brengen naar één centrale databron. Moderne software maakt het zelfs mogelijk om de financiële administratie met andere (zorg)systemen te integreren, zodat jij de informatie uit verschillende databronnen terug kan vinden op één centrale plek. Zo heb je altijd één waarheid en kan daar geen misverstand over bestaan bij de verantwoording. Bovendien verminder je onnodige administratieve taken en werken medewerkers gemakkelijker en efficiënter samen.

    Het stroomlijnen van je financiële- en inkoopprocessen in één digitale databron heeft veel voordelen voor elke zorginstelling:

    • Geautomatiseerde verwerking. Je cijfers zijn altijd actueel dankzij automatische verwerking van inkoopfacturen, bankafschriften en doordat je gemakkelijk (elektronische) facturen kunt opstellen en verzenden.

    • Inzicht in je (financiële) prestaties. Dashboards en rapportages geven je inzicht in al je financiële processen. De interactieve balans, budgetten, cashflow, controles en auditing; ze zijn allemaal inzichtelijk en helder.

    • Ondersteuning voor meerdere vestigingen. Voor zorginstellingen met meerdere vestigingen is het essentieel om efficiënt en effectief samen te werken. Verwarring over de meest accurate informatie door het gebruik van verschillende systemen kan deze efficiëntie in de weg staan. Met Exact staat alle informatie van verschillende vestigingen altijd op één centrale plek en is altijd voor iedereen toegankelijk in de cloud.

    • Werken in de cloud. In 2022 is werken in de cloud niet meer weg te denken. Ook in de zorg werken steeds meer mensen regelmatig vanuit huis of een andere locatie. Door te werken met cloud-based software zijn belangrijke gegevens 24/7 toegankelijk via laptop, smartphone en tablet en kunnen zorgmedewerkers altijd en overal hun werkzaamheden uitvoeren, zoals het doen van bestellingen. Bovendien is werken in de cloud grotendeels onderhoudsvrij. Het enige wat je nodig hebt is een goed werkende internetverbinding en voor de rest doet de software zijn werk.

    Je inkomsten en uitgaven slim beheersen

    Grip en inzicht op inkomsten en uitgaven worden voor zorginstellingen, met name in het inkoopproces, steeds belangrijker om tijdig in te spelen op veranderingen en controle te houden over budgetten. 

    Slimme software helpt je om de inkoopkosten te beheersen. Daarnaast verbeter je je compliance door de inkoopworkflow, automatische factuurverwerking en een proactief goedkeuringsproces. Het resultaat is dat je tijd en kosten bespaart en meer grip hebt op de zorguitgaven. Bovendien kun je eerder ingrijpen bij buitensporige uitgaven en slimmer naar leveranciers kijken.

    Helder inzicht in contracten.

    Je legt alle contracten eenvoudig en overzichtelijk vast en bewaakt ze continu. Je krijgt inzicht in de afgesloten contracten en hebt een betrouwbare basis om je contractportefeuille te beheren en te vernieuwen. Zo zie je in één oogopslag waar jouw zorginstelling zaken mee doet.

    Controle over het gehele bestelproces.

    Een slimme oplossing ondersteunt het gehele inkoop- en bestelproces voor iedere productgroep. Zo kun je de kans op ongeoorloofde verplichtingen verkleinen door vooraf een selectie te maken van catalogi en leveranciers waar medewerkers mogen inkopen. Ook zie je direct wanneer je een factuur zonder ordernummer hebt ontvangen, waardoor jij een leverancier hier direct op aan kan aanspreken. Zo krijg je grip en controle op het inkoopproces, win je tijd en beperk je de kans op fouten tot een minimum.

    Snelle en foutloze factuurverwerking.

    Automatiseer de volledige factuurverwerking, van ontvangst tot betaalbaarstelling. De verwerking gaat automatisch als facturen na controle overeenkomen met de geautoriseerde en geaccepteerde orders. Dat levert je flinke tijdwinst op. Door volledige integratie met de administratie worden stamgegevens op één plek beheerd en worden factuurgegevens direct geboekt in de financiële module waar het betaalproces wordt uitgevoerd.

    Slimme budgetbewaking.

    Door jouw inkoopproces te integreren met je financiële administratie heb je direct inzicht in je budget en kun je ook meten wat je medewerkers inkopen. 

    Inzicht met diepgaande rapportages.

    Je krijgt scherp inzicht op je financiën. Dit dankzij rapportages op basis van analyses van je inkoop, uitgaven en budgetten.

    Kortom, door het gebruik van slimme digitale software voor het regelen van hun financiële- en inkooppprocessen besparen zorginstellingen een hoop tijd en kosten, krijgen zij meer grip op uitgaven en grijpen zij eerder in bij buitensporige uitgaven.

    Lees hoe je met Exact Purchase to Pay inzicht krijgt in je inkoopproces.

    Betrouwbare stuurinformatie uit je systemen krijgen

    Ontbreken van stuurinformatie door omslachtig, verouderd proces

    Zorginstellingen willen de beste zorg leveren, zonder dat het extra geld kost. Stuurinformatie is hierbij essentieel, om de beste beslissingen te nemen voor de toekomst. Het gebruik van verschillende systemen en een ouderwets administratief proces via papier of Excel maakt dit voor veel zorginstellingen onmogelijk.

    Eenvoudig rapporteren en analyseren met digitale financiële data

    Door financiële, inkoop- en werkprocessen te digitaliseren én de verschillende modules met elkaar te integreren beschik je altijd over accurate financiële informatie op één digitale plek. Met deze digitale data heb je altijd real-time inzicht in de financiële data van jouw zorginstelling en maak je rapportages, consolidaties en planningen in een handomdraai. Zeker als je instelling verschillende vestigingen heeft, is zo'n centraal systeem onmisbaar:

    • Eén betrouwbare dataset. De complexe en inflexibele spreadsheets behoren tot het verleden door één centrale en digitale plek met al jouw financiële informatie.

    • Real-time inzicht in prestaties van jouw zorginstelling. Dankzij gesegmenteerde rapportages, geconsolideerde P&L-overzichten, balansen en cashflow-statements heb je direct inzicht in organisatiebrede resultaten vanuit verschillende perspectieven.

    • Eenvoudig rapporteren en analyseren. De dashboards of specifieke KPI-rapporten maak je direct toegankelijk voor het management. Koppelingen zorgen voor een naadloze integratie met je bestaande rapportage- en/of Business Intelligence-omgeving.

    Conclusie: waardegedreven zorg met slimme software

    Waardegedreven zorg bieden. Het kan, als je gebruikmaakt van slimme software. Door jouw financiële- en inkoopprocessen te automatiseren en met elkaar te integreren, voorkom je fouten en dubbel werk en heb je altijd accurate informatie bij de hand. Accurate gegevens over je financiële situatie leveren inzichten op die je helpen beslissingen voor de toekomst te nemen. Als je daarbij op ieder moment precies weet hoe het ervoor staat met je inkomsten en uitgaven, is jouw zorginstelling altijd transparant én efficiënt.

    © Exact 2024
    NL Select your country