Daimy Boot van Olivida: "Met Exact Online is mijn administratie zo gepiept”

De webshops schoten het afgelopen jaar als paddenstoelen uit de grond. Veel bestaande bedrijven besloten hun business uit te breiden met een online winkel, maar ook nieuwe retailers openden hun digitale deuren. Eén daarvan is de gezichtverzorgingswebshop Olivida. Ondanks het lastige coronajaar wisten ze een vliegende start te maken. Eigenaar Daimy Boot vertelt hoe Exact hem daarbij helpt.

Van idee naar webshop

“Eind vorig jaar besloten mijn vriendin en ik om een nieuw concept in de markt te zetten: een webwinkel met schoonheidsproducten die je de ervaring van een echte salon biedt”, vertelt Daimy. “Over het algemeen worden dit soort producten niet online aangeboden, omdat het lastig is om via een webwinkel het juiste advies te bieden. Wij zagen een kans: wat nou als we een online huidadvies kunnen geven en op basis daarvan de juiste producten kunnen aanbieden? Uit dat idee is uiteindelijk Olivida ontstaan.”

Schaalbare administratie

Een van de eerste stappen bij het starten van een nieuw bedrijf, is het inrichten van de administratie. Voor zijn eerdere bedrijven deed Daimy dit altijd zelf met behulp van Excel, maar hij besloot het nu anders aan te pakken. “Met Olivida hebben we flinke groeiambities. Daarom vond ik het belangrijk om mijn administratie vanaf het begin zo efficiënt mogelijk in te richten en schaalbaar te maken. Ik heb toen informatie opgevraagd over Exact Online. Wat voor mij de doorslag gaf, is dat je altijd en overal inzicht hebt in je financiën; dat is heel belangrijk voor een startend bedrijf. Ik kan op elk moment van de dag onze cashflow checken, of inzien hoeveel kosten we in een bepaalde periode hebben gemaakt. Dat is prettig, zeker nu we met een team van vijf personen zijn.”

Meer tijd voor business

Maar dat is wat Daimy betreft niet het enige voordeel; met Exact Online bespaart hij ook veel tijd. “Ik verwerk nu zo’n 200 verkoopfacturen en 50 inkoopfacturen per maand. Als ik dat handmatig zou doen, ben ik daar al snel anderhalve dag mee bezig. Nu is het in drie uurtjes gepiept. Daarnaast hebben we Exact Online makkelijk kunnen koppelen aan de andere applicaties die wij gebruiken. Ook dat scheelt me nu al een hoop tijd, dus laat staan hoeveel tijd ik bespaar als het aantal verkopen toeneemt. Een fijn idee, want hoe minder tijd ik kwijt ben aan mijn boekhouding, hoe meer ik me kan focussen op ons bedrijf.”

Makkelijker dan Excel

Het grootste verschil tussen boekhouden in Excel of in Exact Online? Dat is wat betreft Daimy het gemak. “Als ik inlog in Exact Online, dan zie ik direct hoe we ervoor staan; daar hoef ik verder niks voor te doen. Dat is heel anders dan toen ik nog met Excel werkte. Daar kun je met behulp van templates ook wel informatie uit halen, maar dat is lastig – zeker als je weinig kennis hebt van Excel. En als je bedrijf groeit, raak je ook snel het overzicht kwijt. Wat mij betreft is Exact Online dus zeker een aanrader, ook voor kleinere bedrijven!”