Feyenoord: De kracht van real-time rapporteren

‘Met onze geïntegreerd ERP software kunnen we veel eenvoudiger overzichtelijke managementrapportages maken’ Matthijs de Kort, ICT Manager van Feyenoord Rotterdam en Stadion Feyenoord

Lean bedrijven hebben snel en eenvoudig toegang tot hun kerngegevens. Het management kan daarmee een koers kiezen, gebaseerd op de actuele financiële situatie van het bedrijf.

Feyenoord Rotterdam is een van de drie grootste eredivisieclubs. De organisatie is complex en dynamisch en daarom is het erg belangrijk dat zij altijd een goed overzicht hebben. Matthijs de Kort, ICT Manager van Feyenoord Rotterdam en Stadion Feyenoord: ‘Werken bij een voetbalorganisatie is bijzonder. Honderden mensen werken elke week keihard aan sportieve hoogtepunten en een uitverkocht stadion. Een goed ingerichte ICT-omgeving is daarbij essentieel.’

Inefficiëntie door verspreide informatie

Tot een jaar of vijf geleden had elke afdeling bij Feyenoord Rotterdam en Stadion Feyenoord zijn eigen ICT-systeem. Dit maakte het erg moeilijk om informatie uit te wisselen. Daarnaast was het een uitdaging om een compleet beeld te vormen met al die verschillende puzzelstukjes. Er was geen helder overzicht en daardoor was het lastig om te sturen op basis van actuele informatie. Maar voor de organisatie was het juist cruciaal om goed en op tijd te kunnen reageren op kansen of uitdagingen. Er moest iets veranderen, dat was duidelijk.

Een club met een lean visie

Feyenoord had een duidelijke visie op de kerneigenschappen van de club: efficiëntie, transparantie en samenwerking. Het was belangrijk om deze eigenschappen ook terug te zien in hun ICT-omgeving. Daarom namen ze deze visie mee in hun keuze voor een nieuwe software oplossing om de verspreide gegevens samen te brengen.

Een-tweetje Front en Back office

Exact stelde een volledige integratie voor tussen CRM, HRM, project management, logistiek en financieel processen. Hiermee kon Feyenoord alle diverse activiteiten van de club managen. De nieuwe opzet heeft met succes de flexibiliteit en integratie opgeleverd die ze nodig hadden. De oplossing zorgt nu voor een sterke link tussen de financiële administratie, het spelervolgsysteem, wagenparkbeheer, de ticketverkoop, merchandising en de uitgebreide horecavoorzieningen. Afdelingen werken nu veel sneller en efficiënter samen.

Eenvoudig toegang tot real-time informatie

‘We kunnen nu veel beter gegevens met elkaar delen en daardoor voorkomen we dubbele invoer,’ vertelt De Kort. Feyenoord stuurt het horecapersoneel nu eenvoudig aan via een centrale reserveringsmodule en het klantenbestand is voor iedereen toegankelijker en completer. Zo kan iedereen bijvoorbeeld zien wie welke tickets heeft gekocht en welke nieuwsbrieven zijn verstuurd. Verder worden transacties van kassa’s in het stadion direct verwerkt in de administratie. En ook de personeelsadministratie is beter op orde. Alle dossiers van spelers zijn gedigitaliseerd, zodat ze makkelijk op te vragen zijn. De Kort: ‘Door het nieuw systeem kunnen wij nu ook veel eenvoudiger overzichtelijke managementrapportages maken en op basis daarvan goede beslissingen nemen.’