GGD Flevoland: "Exact is het anker van onze organisatie. Alles hangt daaromheen."

Betrouwbare en adequate stuurinformatie is nodig om snel te kunnen schakelen, goede beslissingen te maken en de toekomst gecontroleerd tegemoet te gaan. De zorginstelling bij uitstek die adequaat en betrouwbaar moet zijn is GGD Flevoland. René Jonker, controller bij GGD Flevoland, deelt zijn ervaringen en visie op de financiële administratie. Zowel in tijden van crisis als zonder crisis. Scenarioplanning is namelijk van alle tijden, hoe je als organisatie ermee omgaat weet je alleen op het moment dat het zover is.

Boekhoudkennis en samenwerken

René is controller bij GGD Flevoland. Hij werkt met het boekhoudpakket van Exact en ziet dat het belangrijk is dat je niet alleen met het pakket kunt werken, maar je ook verbanden moet kunnen zien en hoe boekingen verlopen. Omdat GGD Flevoland samenwerkt met GGD Gooi en Vechtstreek, delen zij veel met elkaar; gezamenlijke inkoop van ambulances maar ook overleg over opleidingen en roosters. Dit is een uitdagende situatie, waarbij in de beide regio's alles op orde moet zijn. Twee administraties, huisvestingsproblematiek en optimale standplaatsen zodat de ambulances altijd op tijd bij de patiënt kunnen zijn.

Uitdagingen van bij de GGD en het financieel pakket

Sinds de pandemie kent iedereen de GGD. Het staat in de belangstelling en wordt veel geassocieerd met teststraten en priklocaties. Maar de GGD is een heel divers bedrijf. Zie het als een bedrijventerrein met een ambulancedienst; met grote röntgenbussen; tbc-bestrijding in gevangenissen en asielcentra; jeugdgezondheidszorg voor gemeentes; technische hygiëne zorg; forensische geneeskunde; reizigersvaccinaties en de medische hulpverlening bij ongevallen en rampen als er iets groots gebeurt. Er is veel afstemming met ziekenhuizen maar ook met alle GGD ‘s onderling. Dat is de diversiteit van het bedrijventerrein.

Uitdagend is dat deze onderdelen van de GGD allemaal verschillende financiers met weer eigen regels kennen die ook weer hun eigen deelinrichting hebben in de administratie. Zo valt een deel van de GGD bijvoorbeeld onder het besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) van de overheden het onderdeel ‘de ambulancedienst’ weer onder de financiering verzorgt door zorgverzekeraars. Zij hebben via de Autoriteit Financiële Markten (AFM) weer hele andere regels. Een financieel pakket moet dus eigenlijk alles kunnen wat er op zo’n bedrijventerrein gebeurt.

Met de juiste inrichting van Exact Financials kun je echt de diepte in. Er is een mogelijkheid om bijvoorbeeld bij een projectenbureau de eigen calculatie en begroting te tonen. In deze administratie zit alles. De jaarrekening kan samengesteld worden door gebruik te maken van de verschillende dimensies. Dat is handig met verschillende verantwoordingen. Zo heeft het Rijk een IV3 rapportage die met één druk op de knop kan worden opgesteld. Dit is in de inrichting wat werk, maar als het eenmaal is ingericht is het prachtig en scheelt het veel tijd. GGD Flevoland heeft destijds voor Exact gekozen omdat het modulair uit te breiden is. En er zijn geen limieten, dat ervaart René als erg prettig.

Aanvulling met Exact Purchase to Pay

De inkoop van de GGD is uitdagend. Met verschillende afdelingen komen veel specialistische inkopen. Vakspecialisten gaan veelal voor hun eigen onderdeel de inkoop doen. Met zoveel afdelingen werd dit onbeheersbaar. In het begin was Exact Financials gekoppeld aan Exact Synergy voor het inkopen. Facturen werden dan achteraf goedgekeurd. Dit heeft een tijd redelijk gewerkt, maar met een zware ICT-afdeling qua servers werd de situatie onhoudbaar. De GGD wilde in de cloud. Dit kon met Exact Financials en Exact Purchase to Pay, een geïntegreerde oplossing. Het bestellen, boeken, goedkeuren en betalen kan in één keer. Dat is een ontwikkeling die voor de GGD heel prettig was. De boekhouding zit in Exact Financials. De facturen komen binnen via Exact Purchase to Pay, daar worden ze goedgekeurd en gaan dan terug naar de boekhouding om daar betaald te worden. De volgende stap wordt het vooraf vastleggen en goedkeuren van de inkopen.

Aanbesteden en financiële software

De GGD heeft ook te maken met aanbestedingen. Zij hanteren hiervoor een aanbestedingskalender. Software kan bij het aanbestedingstraject zelf niet ondersteunen, maar bij het maken van de aanbestedingskalender wel. Bijvoorbeeld door middel van herinneringen en signaalfuncties.

Snel schakelen, wendbaar zijn en de juiste stuurinformatie

Als er iets nieuws op de GGD afkomt, gaan zij met een team bij elkaar zitten en kijken hoe ze alles het beste kunnen aanpakken en hoe de administratie daarop moet worden ingericht. Hierbij hanteren ze het 'kapstokmodel', oftewel, ‘hebben we eerder een dergelijke situatie gehad, zo ja, dan pakken we die projectinrichting en kopiëren we dat’. Uiteraard met aanpassing van details. Het samenvoegen van de twee administraties van de ambulancediensten van GGD Flevoland en GGD Gooi en Vechtstreek is een dergelijk project. Dit zijn twee administraties in Exact Financials, maar beide met hun eigen inrichting. Een uitdaging, maar wel een behapbare uitdaging.

Als je de juiste stuurinformatie uit twee administraties wilt halen moeten de rapportages geconsolideerd worden. Om een juist beeld van beide ambulancediensten te krijgen moet je beide administraties bekijken, hier één rapportage van maken en dat rapporteren aan de directie. Dit is puzzelen, en naast Excel gebruikt GGD Flevoland hier ook rapportage software voor. Dit geeft een mooie grafische weergave van de gegevens uit de database. Deze tool is ook gekoppeld aan Exact Purchase to Pay en Exact Financials. Zodra er meer tijd is kan René ook aan de slag met de optimale integratie van de rapportage software zodat Excel straks helemaal niet meer nodig is.

Tips voor de zorgfinancial van de toekomst

Na alle jaren ervaring die René heeft bij de GGD is zijn belangrijkste tip voor de zorgfinancial om het boekhoudpakket zodanig in te richten dat je overal ruimte hebt om tussen te kunnen voegen. Zowel in de breedte als de diepte, want op een gegeven moment heb je dat keihard nodig. Vooral het gebruik van verschillende dimensies. Zet dit niet uit maar maak er echt gebruik van. Voor René is het pakket van Exact als een anker in de organisatie. Alles hangt daar omheen. Hij kan er mee lezen en schrijven. Essentieel om het werk optimaal te kunnen uitvoeren. Wat René betreft is Exact Financials met Exact Purchase to Pay en rapportage software dan ook een succesformule!