Finance

Koninklijke Burgers’ Zoo: “Data helpt ons de juiste keuzes te maken”

Koninklijke Burgers’ Zoo in Arnhem is sinds het ontstaan in 1913 een echt familiebedrijf. Inmiddels staat de 4e generatie aan het roer. Met ruim 1,1 miljoen bezoekers per jaar is het een van de best bezochte dierentuinen van Nederland. Sinds 2016 werken ze bij Koninklijke Burgers’ Zoo samen met Business Experts en maken ze gebruik van Exact. “Met Exact werken wij een stuk efficiënter en deze digitaliseringsslag biedt ons ontzettend veel inzicht waardoor wij de juiste keuzes kunnen maken”, aldus Sjef van Keulen, CFO bij Koninklijke Burgers’ Zoo.

Meer dan alleen een dierentuin

Sjef van Keulen is Chief Financial Officer (CFO) bij Koninklijk Burgers’ Zoo. Een dierentuin van ruim 45 hectare. Maar Koninklijke Burgers’ Zoo is veel meer dan alleen dierentuin. Sjef vertelt: “Natuurlijk willen we de mensen een leuk dagje uit bezorgen. Maar we doen meer dan dat. Onze pijlers zijn dan ook: Recreatie, Educatie, Onderzoek en Conservatie.” En juist die laatste pijler is zo belangrijk binnen Koninklijk Burgers’ Zoo. “We willen zorg dragen aan de continuïteit en het behoud van de natuur. Wereldwijd. Dit doen we door stichtingen en onderzoeken te steunen, informatie en kennis te delen en mensen bewust te maken door ecosystemen in de dierentuin zelf na te bootsen.” En inmiddels doen ze dat met 190 FTE’ers en ruim 200 vrijwilligers.

Eilanddigitalisering

Sjef is sinds 2014 onderdeel van dit hechte familiebedrijf. “Het meest belangrijke binnen mijn rol als CFO is dat ik zorg voor een gezonde bedrijfsvoering en een gezond financieel beleid. Daarvoor kijk ik naar de bedrijfsprocessen, informatievoorziening en de risico’s.” Bij zijn aantreden merkte Sjef dat er nog genoeg ruimte voor verbetering lag. Met name op het gebied van automatisering en slimmer werken. “Er was op dat moment sprake van een zogenoemde eilandendigitalisering. Sommige taken waren wel geautomatiseerd, maar veel ook niet. Om efficiënter én effectiever te werken met zo min mogelijk handmatige taken, werd het tijd om serieuze stappen te zetten. ”

Samenwerking met Business Experts

“In 2016 kozen wij ervoor om samen te werken met een professionele partij. We zochten een partij die ons kon ontzorgen, continuïteit kon bieden plus flexibiliteit en schaalbaarheid. Zonder dat we de regie uit handen geven. Zo kwamen we terecht bij Business Experts uit Arnhem. Zij ondersteunen ons op het gebied van IT, door het bieden van een SaaS-oplossing.”

Koppelen aan andere systemen

Ondertussen werd er ook gekeken naar een passend softwarepakket. “We wilden een fris en moderne oplossing die schaalbaar is. Maar vooral een oplossing die makkelijk te koppelen is met andere pakketten. Wij hebben namelijk niet alleen te maken met een administratie. Binnen de dierentuin hebben we onder andere een kassasysteem, reserveringspakket en sinds kort zelfs een pop-up camping. Dit alles moet met elkaar samen kunnen werken.”

Verschillende pakketten werden vergeleken. “Je zoekt naar een partij die dit allemaal kan waarmaken. Een partij die je organisatie en cultuur snapt en een goed plan van aanpak heeft. Dit vonden wij bij Exact. De presentatie die zij samen met Business Experts gaven was zo professioneel, overtuigend, gedetailleerd en met verschillende referenties. Voor ons een doorslaggevend moment. Dus kozen wij voor de oplossingen van Exact: Exact Globe voor de administratie, Exact Synergy voor de overige werkstromen en als add-on Exact Insights (Qlik).”

Cultuurverandering

De implementatie duurde ongeveer 4 maanden. Een flinke cultuurverandering, want de medewerkers waren gewend om nog veel met de hand te doen. “Facturen werden tot die tijd nog per post verstuurd en handmatig ingeboekt. Alles lag nog in orders opgeslagen. Ook voor de personeelsadministratie werd nog veel met de hand gedaan. Er zou dus een hoop gaan veranderen voor onze medewerkers. Daarom hebben we ze vanaf het eerste moment meegenomen in het proces en duidelijk gecommuniceerd over wat er stond te gebeuren, waar we naar toe wilden en natuurlijk hoe zij met deze nieuwe systemen moesten gaan werken. Hier hebben we veel consultancy uren ingestoken en ondersteuning bij gehad.”

Inzicht om de juiste keuzes te maken

Inmiddels is er een flinke efficiëntieslag gemaakt. “Door de automatiseringen zijn er al heel wat uren bespaard. Maar het scheelt ook ruimte nu al die orders niet meer fysiek op kantoor staan”, lacht Sjef. “Daarnaast brengt het digitaliseren van bedrijfsprocessen ontzettend veel data met zich mee. Door de BI tool Exact Insights maken we deze data snel en makkelijk inzichtelijk. Waardoor we de juiste beslissingen kunnen nemen.” En dit gaat verder dan de administratie. “Door de koppelingen met onze andere systemen, wordt ook hier de nodige data uitgehaald. Van onderhoud in het park, personeel, het aantal bezoekers tot zakelijke reserveringen. Alle data wordt verzameld en via verschillende dashboards omgezet in handige informatie. Zo krijgen we inzicht en zien we trends waarop we besluiten kunnen nemen. Denk bijvoorbeeld aan de bezoekersaantallen. Dit maakt ons voorspelbaar wat onze bedrijfsvoering zeer ten goede komt.”

Door blijven ontwikkelen

Maar Sjef is nog niet klaar. “We zijn heel tevreden hoe het nu gaat. We hebben veel tijdswinst behaald en werken vele malen efficiënter. Maar we leven in een veranderede wereld en willen constant optimaliseren. Kijken waar het slimmer en beter kan. Daarom maken we nog steeds 2 keer per maand gebruik van onze consultant. Samen kijken we waar er nog mogelijkheden voor ons liggen.”

De behoefte

Een schaalbare oplossing waarmee er efficiënter en effectiever gewerkt kan worden met zo min mogelijk handmatige taken, en die makkelijk te koppelen is met andere pakketten.