Zo bespaart Arcade tot wel 500.000 euro per jaar

Onderwijsstichting Arcade bespaart niet alleen 500.000 euro per jaar door digitalisering van financiële, HRM- en salarisprocessen, ze heeft ook relevante stuurinformatie direct beschikbaar. Die ondersteunt schooldirecteuren in het maken van goede keuzes. Bestuurster Aranka van Heyningen en controller Teunis delen hun digitaliseringslessen en -successen.

Onderwijsstichting Arcade verzorgt sinds 2010 het openbaar basisonderwijs van 28 scholen met in totaal 2800 leerlingen en 350 personeelsleden in de gemeentes Coevorden en Hardenberg. Daarnaast heeft de stichting een faciliterende taak. De onderwijsstichting richt processen in, zodat aangesloten scholen meer tijd hebben voor hun kerntaak; kwalitatief goed onderwijs geven.

Actuele stuurinformatie

Schooldirecteuren inzage geven in hun budget is één van de voorwaarden voor het uitvoeren van het financieel beleid. Dat inzicht ontbrak totaal. Facturen en salarismutaties gingen per post naar een extern administratiekantoor voor verwerking, maar vervolgens vond er geen tijdige terugkoppeling plaats. Ook het College van Bestuur beschikte niet over actuele financiële gegevens. Er was informatie, maar die was verouderd. Dit kwam omdat deze vanuit allerlei bronsystemen systemen moest worden samengevoegd. Door het ontbreken van de juiste stuurinformatie, was tijdig ingrijpen niet mogelijk. Deze situatie is exemplarisch voor veel onderwijsstichtingen in Nederland.

Geïntegreerde software

Arcade had behoefte aan een flexibel, gebruiksvriendelijk en standaard systeem, voorzien van web-based portalen voor alle belanghebbenden. Ook moest de oplossing eenvoudig aan te passen zijn aan eventuele toekomstige veranderingen. “We zijn in 2010 bij Exact uitgekomen via een stichting in Apeldoorn”, zegt Van Heyningen. “Vervolgens hebben we met de implementatiepartner Bijzen&Dekker gesprekken gevoerd. Zij kennen de branche en wilden ons graag ondersteunen.”

Onderwijstemplate

Onderwijsstichting Arcade heeft gekozen voor Exact voor de financiële administratie, HRM en salaris. De Onderwijstemplate van Bijzen&Dekker op basis van Exact software ondersteunt de automatisering van de vele werkprocessen zoals huisvesting, inkoopbeleid, declaraties en belangstellingsregistratie binnen primair onderwijsinstellingen. Ook ondersteunt de template in versoepeling van processen als formatieplannen, invallersbeleid, jaarrekeningen en (salaris)mutaties. “Heel fijn is dat de software zich aanpast aan onze processen en wensen, ook als we later iets willen veranderen”, zegt Van Heyningen “en niet dat we ons moeten aanpassen aan de software, zoals dit bij veel andere oplossingen wel het geval is.”

Stapsgewijze implementatie

De stapsgewijze implementatie begon met de digitalisering van inkoopfacturen. Later is de papieren post volledig gedigitaliseerd. De verwerking van alle email en fysieke post gaat automatisch en komt terecht in de workflow van de betrokken medewerkers. Hierdoor is relevante en actuele informatie voor belanghebbenden (eigen organisatie en externe stakeholders) beschikbaar. Budgethouders accorderen facturen elektronisch, waarna die automatisch wordt geboekt in de juiste administratie en betaalbaar worden gesteld. Centraal opgeslagen post en overige documentatie is inzichtelijk voor iedereen met toegangsrechten. Deze automatiseringsslag heeft geleid tot een verlaging van de administratieve druk. Schooldirecteuren en onderwijzend personeel kunnen zich daardoor nog meer richten op verbetering van de onderwijskwaliteit.

HR- en salarisadministratie in eigen beheer

Arcade doet de HR- en salarisadministratie sinds 2018 in eigen beheer, dankzij het CAO-platform Onderwijs van Bijzen&Dekker voor de software van Exact. Alle salarisgegevens zoals vervangingen, verlof en reiskosten komen hierdoor automatisch in salarisadministratie terecht voor verwerking. Door ingebouwde verbandcontroles verloopt de maandelijkse verloning adequaat, vlot en nauwkeurig. Arcade werkt niet met sluitingstermijnen, waardoor een salarisaanpassing op de dag van uitbetaling nog mogelijk is. “Wij zijn nu in staat om een nog klantgerichtere werkgever te zijn”, licht Van Heyningen toe.

Het documentenbeheer van HRM is volledig geïntegreerd in het systeem. Zo gaan de afhandeling van verlofaanvragen, aktes van aanstelling, aanvragen voor werktijdaanpassing en inventarisaties van scholing binnen het systeem. De hieruit voortvloeiende correspondentie komt automatisch in het personeelsdossier. Medewerkers krijgen hiervan een melding en kunnen gegevens inzien in hun ESS portaal.

Portalen

De Onderwijstemplate van Bijzen&Dekker biedt schooldirecteuren realtime inzicht in hun budgetten. Dat behoedt hen voor het maken van verkeerde keuzes over bijvoorbeeld de bekostiging van personeel. Via het ESS portaal doen medewerkers aanvragen voor verlof en andere regelingen. Deze komen vervolgens bij de directeur ter goedkeuring, waarna de HRM afdeling ze afhandelt. Personeelsdossiers zijn dan ook snel bijgewerkt. Dit proces verloopt, net als alle andere processen binnen Arcade, geheel conform de AVG.

Bouwheerschap

Het resultaat: een besparing van 500.000 euro per jaar en actuele stuurinformatie voor bestuurders en gemeentes. “De gemeentes waren zo verrast door de gegevensregistratie en rapportages dat wij het bouwheerschap krijgen over onze schoolgebouwen”, zegt Teunis. “Is er onderhoud en renovatie nodig aan een gebouw, dan hoeven we niet eerst toestemming te vragen aan de gemeente. De schooldirecteur doet de aanvraag binnen de Onderwijstemplate en heeft hierin informatie over de duur en kosten van het project. Door die transparantie en de juiste rapportages heeft de gemeente het vertrouwen dat we de aangevraagde werkzaamheden ook correct uitvoeren.”

Arcade werkt met veel mantelcontracten die ze nu vanuit één systeem realtime met dashboards en rapportages kan beheren. Van meer dan 250 klachten wordt 80% nu automatisch afgehandeld via een installateur waar Arcade een contract mee heeft. “Behalve dat het sneller gaat, voorkomt deze digitalisering een hoop irritatie en extra werkzaamheden bij onze schooldirecteuren”, aldus Van Heyningen.

Durf af te stappen van het bestaande

Onderwijsstichting Arcade loopt voorop als het gaat om digitalisering, maar daar ging een proces van 1,5 jaar aan vooraf. “Het vergt durf om af te stappen van het bestaande”, stelt Rik Teunis, “maar iedereen: schoolbestuur, leraren, raad van toezicht, gemeentes hebben baat bij volledige en tijdige informatie. Als je administraties in eigen beheer neemt, ben je niet langer afhankelijk van derden en kun je sneller je personeel tegemoetkomen. Als dat besef er is, dan heeft het zin om met digitalisering te starten en alle losse systemen te vervangen voor deze Onderwijsoplossing. ”

Kwaliteitszorg

Nu de Onderwijstemplate  van Exact door Bijzen&Dekker is geïmplementeerd en alle processen zich hebben bewezen, start Arcade met de volgende stap; digitalisering van de kwaliteitszorg. Zo komen er uniforme primaire processen op alle 28 scholen, zodat directeuren zich nog meer kunnen richten op het onderwijs. “Het systeem van Exact is zo flexibel dat het ruimte biedt voor enige nuance per school. Belangrijkste is dat het digitaal en eenvoudig werkt.” Voor het digitaliseren van de kwaliteitszorg heeft Arcade 1,5 jaar uitgetrokken.

Kostenbesparing / voordelen

“De kostenbesparing die we hebben gerealiseerd is eigenlijk een openbaring. We kunnen meer werk verrichten met dezelfde en zelfs minder werknemers. De informatie is toegankelijker. Digitaal werken betekent minder kopieerkosten en fysieke opslag. Pakken we niet alleen de kosten, maar ook de factor tijd erbij, dan praten we over een besparing die vanaf 2010 tot heden oploopt tot een half miljoen euro structureel per jaar.”, aldus Teunis.

Ontdek Exact voor Onderwijs