D-ploy zocht een partner om de internationale groei te ondersteunen

D-ploy levert IT-diensten op het gebied van projectmanagement, servicemanagement, consulting, servicedesk en support. Het bedrijf heeft 300 medewerkers in dienst en is operationeel in Zwitserland, Duitsland, het Verenigd Koninkrijk, de Verenigde Staten, Oostenrijk en Nederland. D-ploy heeft veel ervaring in sterk gereguleerde branches zoals de farmacie, chemie en de financiële sector, en heeft grote multinationals als klant. Het bedrijf was zo snel gegroeid dat het grote behoefte had aan een centrale bedrijfsvoering.

Bob de Boers is oprichter en algemeen directeur van D-ploy. Hij is verantwoordelijk voor de strategische richting van het bedrijf. De Boers vertelt over de snelle groei van D-ploy en de uitdagingen die dat met zich meebracht: “Doordat we jarenlang zeer snel groeiden, waren we compleet lokaal georganiseerd. In verschillende landen hadden we verschillende systemen voor de administratie en andere processen. Door de expansie hadden we een sterke behoefte aan uniforme processen. Om ze professioneler te maken en om er bovendien voor te zorgen dat we dezelfde mate van flexibiliteit richting onze klanten konden blijven bieden. We gingen daarom op zoek naar een nieuw ERP-systeem om het bedrijf beter mee te ondersteunen.”

D-ploy voerde een grondige evaluatie uit van verschillende leveranciers, waarbij de keuze uiteindelijk op Exact viel. De Boers: “Exact was de enige partij die ons het gevoel gaf dat we als echte partners zouden samenwerken. Daarnaast bood Exact ook alle functionaliteiten die wij nodig hadden. We besloten voor Exact te gaan en daarna ging het hard. Binnen zes maanden was het systeem geïmplementeerd.”

Dezelfde informatie – altijd en overal

De medewerkers van D-ploy reizen veel, dus is het belangrijk voor ze om alle informatie altijd en overal beschikbaar te hebben. De Boers: “Exact helpt ons daarbij. Als ik nu bijvoorbeeld een afspraak met een klant heb over de projectstatus, dan heb ik alle nodige informatie in Exact beschikbaar op mijn laptop of mobiel. Met Exact hebben we één centraal systeem met één bron van informatie, waar je vanaf verschillende apparaten bij kunt. Hierdoor delen alle mensen in alle verschillende landen dezelfde informatie.”

Op De Boers eigen werk heeft Exact ook een behoorlijke impact gehad. Hij heeft veel meer inzicht en overzicht, zodat hij beter onderbouwd strategische keuzes kan maken. “Het grootste voordeel van Exact is dat ik de budgetten direct kan vergelijken met de werkelijke uitgaves”, legt hij uit. “Wanneer een klant belt, kan ik met één druk op de knop direct zeggen wat de status is. En als ik een project open, heb ik alle informatie meteen bij de hand. Ik weet precies wie eraan werkt, welk tarief we vragen, wat de voorstellen zijn, en de inkooporders.”

Meer tijd om op de klant te focussen

De structuur die met Exact in de organisatie is aangebracht brengt op allerlei vlakken voordelen. Zo is de cashflow er bijvoorbeeld flink op vooruit gegaan. In plaats van een maand, duurt het D-ploy nu nog gemiddeld 3 dagen om alle facturen te verzenden. De Boers: “Met Exact kunnen we het gehele proces van a tot z ondersteunen: van inkomende facturen, workflows voor goedkeuring, het boeken van kosten op projecten, tot het factureren van de klant. Dat is niet alleen makkelijk, maar bespaart ook tijd en geld. Voorheen hadden we 2 fte die continu bezig waren met het verwerken van onkostenvergoedingen. Dankzij Exact is dat teruggebracht naar minder dan een halve fte.”

“Daarnaast is een belangrijk verschil dat we nu een goed overzicht hebben van de inzetbaarheid van onze mensen. We weten precies wie wat doet, en wie nog capaciteit over heeft, zodat we onze resources optimaal kunnen inzetten. Dit alles helpt ons onze dienstverlening naar onze klanten te verbeteren, want ik hoef me niet meer druk te maken over onze interne processen. De tijd die daardoor vrijkomt, kan ik nu gebruiken om meer te focussen op het belangrijkste van onze business: de behoeftes van onze klanten.”

Samen vooruit

Voor De Boers is een voordeel van Exact ook dat het een zeer open systeem is. “Deze openheid zorgt ervoor dat ik op elk moment veranderingen kan doorvoeren, op de manier die ik wil. Ik ben niet gebonden aan standaard processen, maar kan het systeem op mijn toekomstige behoeftes afstemmen. Net zoals ik dat zelf doe met de service aan mijn klanten. Hoe ik de toekomst verder zie? Zakendoen is als het lopen van een marathon, iets wat ik zelf graag doe. Je moet het plannen, je moet ervoor trainen en je moet je erop instellen dat je nooit ‘klaar’ bent.”

Datzelfde geldt volgens De Boers voor bedrijfsontwikkeling. “Dat is ook een continu proces. Voor onze toekomst op het gebied van software weet ik dat ik geen andere middelen dan Exact meer wil gebruiken. Alle informatie moet in Exact staan en uit Exact komen. Met Exact zijn we in staat geweest om een professionele en stabiele organisatie neer te zetten. Ik denk op basis van mijn ervaring dat D-ploy ook in de toekomst door zal groeien, en Exact is zeker in staat om met ons mee te groeien.”