"Blij met 24/7 toegang, overzicht en controle over onze salarisadministratie"

Wat krijg je als je twee slimme, ondernemende broers met een passie voor het buitenleven samen een business laat starten? Een winkel van maar liefst 8000 vierkante meter met alles voor kampeer-, ski- en actieve vakanties. Dit jaar bestaat de OutdoorXL winkel in Barendrecht precies 15 jaar. Hun kracht? “Ons brede, diepe assortiment in combinatie met personeel dat oprecht passie heeft voor de producten die ze verkopen,” aldus trotse mede-oprichter Mark Voogd.  

Uitbreidingen alom

In 2005 openden Mark en zijn broer Kees de deuren van OutdoorXL in Barendrecht. “Dat was toen nog relatief bescheiden, met een winkeloppervlakte van 3000 vierkante meter. In 2006 kwam er 2000 vierkante meter bij, om tenslotte in 2017 nóg eens uit te breiden: naar de 8000 vierkante meter die de winkel vandaag de dag telt. 

Focus op fysieke winkel

Het aantal meters was het niet enige wat de afgelopen jaren hard groeide: ook de webshop trekt steeds meer bezoekers. “Toch is de winkelomzet groter dan de online verkoop, en zo zien we dat graag. Onze persoonlijke touch is belangrijk: mensen uit het hele land komen naar de winkel toe. Dat we onze klanten persoonlijk blijven bedienen met hoogkwalitatieve producten en een goed, gepassioneerd verhaal van onze medewerkers, is key.” 

Documenten aanleveren, wijzigingen doorvoeren, nóg meer documenten aanleveren

Op dit moment staan er zo’n 90 medewerkers op de loonlijst van OutdoorXL, waaronder ook oproepkrachten. In totaal gaat het om zo’n 50 fte. Mark is - mede dankzij zijn bedrijfseconomische achtergrond - verantwoordelijk voor het financiële deel van het bedrijf, waaronder ook de salarisadministratie. “Toen we net begonnen, hadden we de salarisadministratie uitbesteed aan een accountant. Elke maand moest ik documenten aanleveren, en als er wijzigingen waren of ik onverhoopt verkeerde uren doorgekregen had, moest ik weer van alles opnieuw aanleveren. Uiteindelijk was ik er behoorlijk veel tijd kwijt, en dan moest ik vervolgens wachten tot ik het overzicht kreeg. Op een gegeven moment besloot ik het zelf te gaan doen. Ik vind het fijn om zelf aan de knoppen te zitten.”  

Computer says no

Dat deed Mark de eerste jaren in een ander programma. “Op zich werkte dat prima, maar het was niet makkelijk om bepaalde zaken aan elkaar te koppelen. Zo had ik bijvoorbeeld de gewerkte uren van het personeel in een bepaald programma staan, maar dat kon niet gekoppeld worden aan het salarisadministratieprogramma. Moest ik alsnog alles handmatig invoeren. In 2012 stapten we voor onze boekhouding over naar Exact Online, maar toch bleef ik nog een aantal jaar dat andere programma gebruiken voor onze salarisadministratie. Drie jaar geleden voegden we Salaris aan ons pakket toe. Daarin was die koppeling wél mogelijk en bovendien was het nog goedkoper ook.”

Met één druk op de knop alles naar de bank

“Een van de grootste voordelen van Salaris vind ik dat ik met één druk op de knop het volledig betaalbestand naar de bank kan doorzetten. Alle salarisstroken kan ik in één batch aan de bank aanbieden, net als de pensioen- en loonaangiften. Geen gedoe meer met printjes maken, betalingskenmerken en handmatig betalingsopdrachten invoeren. Blijkt er achteraf toch nog iets gewijzigd te moeten worden? Geen probleem - ik voer het in het programma in, dat vervolgens het salaris opnieuw berekent, een nieuwe salarisstrook aanmaakt en het bedrag met de bank verrekent. Efficiënter en sneller kan volgens mij niet.” 

Shift Base - Excel - Exact

In een ander programma - Shift Base - worden alle uren van het personeel bijgehouden. Aan het eind van de maand exporteer ik het urenbestand vanuit Shift Base naar Exact. Let wel: daar zitten nog een stap tussen: ik moet dat Shift Bases-bestand eerst in een excelsheet van kolommen naar rijen omzetten, voordat ik ze kan exporteren. Dat is eigenlijk mijn enige kritiekpunt: dat Exact voor onze administratie nog geen geschikte tegenhanger voor Shift Base heeft.”   

In één dag klaar

“Zelfs met dat uitstapje naar Shift Base en Excel, ben ik alsnog in één dag klaar met de volledige salarisadministratie. Misschien nog wel belangrijker is dat ik na die dag weer een goed overzicht heb en het idee heb dat ik volledig in control ben. Een heel prettig gevoel.” 

Financiële achtergrond

Mark snapt dat ondernemers en winkeliers terughoudend kunnen zijn om hun eigen salarisadministratie te doen. “Dat ik een financiële achtergrond heb, helpt zeker. Zonder die kennis is het wat ingewikkelder, maar zeker niet ondoenlijk. Als ik iets niet snap, raadpleeg ik alsnog onze accountant. De grootste klus was om het programma goed in te richten - daar ben ik drie jaar geleden wel een week mee bezig geweest. Maar als de basis eenmaal staat, is het heel gemakkelijk zelf bij te houden.”