We schreven het al een paar keer in deze whitepaper, maar het bewust worden van je medewerkers moet echt op de eerste plek staan in je strijd tegen cybercriminelen. Nog te vaak klikken medewerkers op verdachte e-mails. Het helpt natuurlijk niet mee dat phishing e-mails, of e-mails met malware steeds geloofwaardiger worden. Ook bij andere vormen van cybercriminaliteit spelen medewerkers onbedoeld vaak een rol.

Maak je medewerkers ervan bewust dat ze geen gratis software downloaden van onbekende websites. Beter is nog om de mogelijkheid om software te downloaden op bedrijfssystemen helemaal uit te schakelen. Voor medewerkers die hun eigen apparatuur meenemen (‘bring your own device’, of BYOD) is het mogelijk om de bedrijfsgegevens gescheiden te houden van het privégedeelte. Dit kun je beter uitbesteden aan een IT-dienstverlener (zie verderop).

Als er iets duidelijk is geworden de afgelopen jaren, dan is het dat eenvoudige naam en wachtwoordcombinaties niet meer afdoende zijn om criminelen buiten te houden. Het advies is dan ook om medewerkers te verplichten om sterke wachtwoorden te gebruiken: minimaal 10 tekens, en daarvan minimaal 1 cijfer, 1 bijzonder teken, en afwisselend hoofd- en kleine letters. Zoals al eerder gezegd is het beter om ervoor te zorgen dat de inlognaam ook minder gemakkelijk kan worden geraden. Dus liever niet een functienaam of e-mail.

Dat maakt het voor gebruikers lastig om naam en wachtwoord te onthouden, zeker omdat dit inmiddels geldt voor vrijwel elk stuk software, website enzovoort. Een oplossing is om gebruik te maken van een wachtwoordmanager. Dat is software die alle namen en wachtwoorden opslaat in een database. De software kan inloggegevens automatisch invullen op websites. De gebruiker hoeft nog maar één wachtwoord te onthouden. Vaak werkt het ook met biometrische beveiliging, zoals een vingerafdruk of gezichtsherkenning.

Er is een ruim aanbod te vinden aan wachtwoordmanagers, veel daarvan kennen ook een zakelijke optie, waardoor je dat in je hele bedrijf kunt gebruiken (wel per gebruiker een account uiteraard). Wachtwoordmanagers synchroniseren de gegevens in een beveiligde cloudomgeving, zodat alle apparaten van een gebruiker over dezelfde wachtwoorden kan beschikken.

Je zou bijna denken dat met al die geavanceerde, goed uitgeruste cybercriminelen een antivirusoplossing geen zin meer heeft. Maar niets is minder waar. Goede antivirussoftware is nog steeds essentieel, want deze is in staat om kwaadaardige software die er tóch doorheen komt in veel gevallen te ontmaskeren.

Onnodig te zeggen dat ook deze software – of misschien wel juist deze software – altijd zoveel mogelijk up to date moet zijn. Er verschijnt vrijwel dagelijks nieuwe malware, en de meeste makers van antivirussoftware zitten erbovenop om die meteen te kunnen herkennen en onschadelijk maken.

Je hoopt er natuurlijk op dat er met alle mogelijke maatregelen nooit iets echt misgaat. Maar voor het geval dat er toch iets gebeurt, kun je maar beter zorgen voor maatregelen die zorgen voor herstel. Een back-up is een minimale voorziening die elk bedrijf zou moeten hebben.

Daarbij moeten alle gegevens in je bedrijf worden gekopieerd naar een externe opslag. Dat kan zijn een externe server, maar ook een losse harddiskoplossing. Het beste is dat je gebruik maakt van meerdere kopieën, bijvoorbeeld een voor elk uur, een per dag en een per week. Zo voorkom je dat je ook eventuele malware meeneemt de je laatste backup; je kunt altijd terug naar een kopie waarvan je zeker weet dat de malware er nog niet was.

Om ervoor te zorgen dat je ook kunt herstellen na een ander soort incident (brand of waterschade bijvoorbeeld), moet je een deel van de back-ups buiten je vestiging bewaren. Neem bijvoorbeeld de laatste back-up van de dag mee naar huis.

Hier komt ook weer een voordeel naar voren van het werken in de cloud. Je hoeft je nooit zorgen te maken over de applicaties waarmee je werkt, want de cloud softwareaanbieder zorgt voor de back-up daarvan.

Met jouw data die verbonden zijn met de software is het wat genuanceerder. Soms zorgt de cloudaanbieder daarvoor, maar meestal ben je voor dat gedeelte zelf verantwoordelijk. Soms kun je tegen een meerprijs ook je data mee laten nemen in een back-up.