Exact introduceert oplossing voor debiteurenbeheer

In Exact Online geïntegreerde software ondersteunt ondernemers bij beheren en innen van facturen

Exact introduceert Exact Online Debiteurenbeheer, een volledig in Exact Online geïntegreerde oplossing voor het beheer van debiteuren en een belangrijke schakel in het volledig automatiseren van het facturatieproces, dat ook gepersonaliseerd kan worden als de gebruiker dat wil. De oplossing helpt ondernemers om administratieve lasten te minimaliseren, de klantrelatie te onderhouden en tijdig betaald te worden.

Uit de Exact MKB Barometer 2021 blijkt dat eerder betaald krijgen van facturen en administratieve lasten de grootste boekhouduitdagingen voor mkb’ers zijn. Met de introductie van Exact Online Debiteurenbeheer verlicht Exact die lasten. De software verzendt automatisch betalingsherinneringen naar de klant, wat zorgt voor een grote tijdsbesparing en snellere beschikbaarheid van werkkapitaal. Daarnaast zit in de opvolgmail van de herinnering een betaallink, waardoor de ontvanger gemakkelijk direct kan betalen via bijvoorbeeld iDEAL, credit card of Apple Pay.

“Met deze geautomatiseerde oplossing kunnen we een groot deel van die administratieve last van mkb’ers wegnemen, doordat herinneringen door het systeem worden gestuurd op basis van het juiste communicatiescenario. De slimme software bepaalt voor de gebruiker welke communicatiescenario het meest effectief is voor de betreffende klant. Zo hebben ondernemers tijd voor zaken die er echt toe doen, terwijl de software tegelijk zorgt voor het incasseren van openstaande posten zonder dat de klantrelatie er onder hoeft te lijden”, aldus Marcus Schuite, Solution Marketeer bij softwarebedrijf Exact.

Een groot voordeel van de oplossing is dat de software zelf in staat is de juiste manier van communiceren naar de klant te selecteren. Op basis van het historische betaalgedrag van een bepaalde kant, kiest de software met kunstmatige intelligentie de juiste toon: vriendelijk, neutraal of streng. Klanten die hun facturen normaliter op tijd betalen, krijgen op die manier een meer coulante mail dan klanten die stelselmatig te laat zijn.

In de praktijk werkt dat als volgt: stel dat klant A altijd netjes op tijd de facturen betaalt, dan zal het vriendelijke scenario automatisch worden aangeboden voor het opvolgen van de betaling. Betaalt klant B juist de rekeningen te laat, dan wordt het strenge scenario aangeboden.

De drie scenario’s zijn direct na aanschaf beschikbaar, maar ook eenvoudig aan te passen naar de wensen van de gebruikers. Via een overzichtelijk dashboard kan de gebruiker van het systeem precies inzien wat er gepland is, om zo grip te houden op  alle communicatie en openstaande acties voor debiteurenbeheer. De gebruiker kan zo nodig nog aanpassingen maken in de communicatiewijze of de timing, op basis van de relatie met de klant bijvoorbeeld. Daarnaast kan de gebruiker zelf kiezen wanneer een klant opvolging moet krijgen, bijvoorbeeld drie dagen nadat de uiterste betaaldatum is verstreken, en is het mogelijk een automatische telefonische herinnering te krijgen voordat de betalingsopvolging eruit gaat. Zo loopt het debiteurenbeheer volledig automatisch, maar houd je zelf de controle door in het dashboard handmatig aanpassingen te kunnen doen.