Laat robots voor je werken met no hands accounting
Intro
Intro
Wat is no hands accounting?
No hands accounting
Wat is no hands accounting?
Uit de MKB Business Barometer van Exact blijkt dat maar liefst 36 procent van ondervraagde accountants minder tijd wil besteden aan administratief werk. Logisch, want al die handmatige taken kosten veel tijd en zijn niet bepaald spannend om te doen. Er is vooral behoefte aan slimme softwaretools waarmee klanten zelf hun administratie kunnen aanleveren, en een slim systeem dat deze automatisch verwerkt. Ook is een betere integratie van administratieve softwarepakketten gewenst – iets waar de meeste Nederlandse accountantskantoren helaas nog niet de voordelen van hebben ontdekt.
De belofte van no hands accounting is geen loze kreet, maar iets waar ze bij Exact écht naar streven.
Willem Visser, Slimme Boekhouding
No hands accounting biedt de oplossing. Dit is een verzamelnaam voor allerlei slimme tools en zelflerende robots die het handmatige boekhoudwerk van je overnemen. Denk dan bijvoorbeeld aan een klant die een bonnetje scant en uploadt naar de boekhouding met een tablet of smartphone.
En de mogelijkheid om facturen (zowel elektronisch als ingescand) automatisch te herkennen en op de juiste manier in te boeken. Daarmee werk je niet alleen een stuk makkelijker digitaal samen met je klanten, maar houd je ook meer tijd over voor belangrijke zaken, zoals het doen van voorspellingen en geven van advies op maat.
Samenwerken
Samenwerken
Samenwerken
Vier tools, één gedachte
We hebben een aantal slimme ‘no hands’ tools ontwikkeld die de basis vormen van onze Samenwerken klantadministraties. Iedere tool heeft zijn eigen functionaliteiten, voordelen en achterliggende techniek. Maar de ware kracht ligt in de combinatie van deze vier tools, die het gehele boekhoudproces van A tot Z volledig automatiseert, en jou en je klanten ontzettend veel tijd oplevert.
Vlot digitaal samenwerken via Mijn[kantoor]
Met Mijn[Kantoor] leveren je klanten al hun facturen en bonnen aan via een mobiele app, browser of digitale brievenbus. Op deze manier komt alles automatisch terecht op één centrale plek. Zo hoef je dus nooit meer door verschillende mailboxen, servers en papierlades te spitten naar de juiste gegevens. Met een add-on is zelfs mogelijk om klanten ook verkoopfacturen, herinneringen en offertes aan te laten maken en versturen.
Met Mijn[Kantoor] keuren klanten hun aangiftes en geboekte inkoopfacturen ook eenvoudig zelf goed. Klopt er iets niet, bijvoorbeeld een ontbrekende factuur of ander belangrijk document? Dan vraag je via de chatfunctie direct om opheldering – gewoon vanaf het scherm waar je op dat moment in werkt. Zo blijf je altijd verbonden met je klant, en wissel je snel informatie met elkaar uit. De Mijn[Kantoor] app personaliseer je trouwens heel makkelijk met je eigen kantoornaam en -logo. Zo bied jij je klanten meer digitaal gemak, heldere communicatie en actueel inzicht in cijfers die altijd kloppen.
Facturen automatisch verwerken met Scan & Herken
Met Scan & Herken worden ingescande, digitale en elektronische inkoopfacturen automatisch herkend en verwerkt door slimme, zelflerende robots. Facturen en bonnen die zijn aangeleverd via Mijn[Kantoor] gaan direct langs de Scan & Herken functie. Maar ook facturen die je via de mail ontvangt worden automatisch verwerkt. Zelfs als het bijgevoegde pdf-bestand uit meerdere (ingescande) facturen bestaat, plukt de tool deze automatisch uit de inbox en splitst ze op in losse facturen. Vervolgens lezen de robots de relevante informatie uit de factuur (zoals kosten, btw-percentages, leverancier, datum en betaaltermijn) en maakt op basis van historische transacties en een algoritme een toewijzing naar de juiste grootboekrekening. Het goedkeuringsproces van facturen kan volledig naar wens worden geautomatiseerd. Bijvoorbeeld op basis van limietbedragen of leveranciers.
Dankzij de automatische bankkoppeling staan iedere ochtend alle bankafschriften van de klant klaar in Exact. De robots doen ook hier automatisch een suggestie voor de relevante grootboekrekening, en splitst zelfs de bankafschriftregels op voor leningen met een rente- en aflossingscomponent die afzonderlijk worden geboekt. De robots analyseren dus niet alleen de inhoud van de facturen, maar begrijpen ook wat ermee moet gebeuren op basis van de inhoud. Daarmee is het eindeloos overtikken van facturen en bonnen echt definitief verleden tijd. Laat die vervelende klusjes maar over aan de robots.
E-factureren met PEPPOL en UBL
Meer dan 80% van de facturen wordt nog steeds handmatig ingevoerd. En bijna een derde van ondernemers verwerkt een factuur gemiddeld pas 20 dagen na ontvangst. Zo is de administratie niet up-to-date, ontbreekt er overzicht in de cijfers en wacht de klant bovendien langer op de betaling. En dat is niet bepaald efficiënt.
Automatisch factureren (ook wel e-factureren of e-invoicing genoemd) is een stuk sneller, betrouwbaarder en veiliger. Via het internationale PEPPOL-netwerk wissel je op een veilige manier elektronische facturen snel met elkaar uit. Heeft een leverancier een UBL-factuur verzonden, dan wordt deze door softwarerobots automatisch verwerkt tot een boekingsvoorstel en na eventuele goedkeuring betaald. Factuurregels met een identiek btw- percentage of kostencategorie worden automatisch samengevoegd. Het gehele proces verloopt dus volledig automatisch zonder dat er handmatig werk nodig is. Zo verwerk je facturen op een veilige, foutloze manier in minuten in plaats van dagen.
Slimme inzichten door automatische benchmarking
Met de integratie met Exact Online is het voor je klanten ook mogelijk om via benchmarking te bekijken hoe ze ervoor staan ten opzichte van bedrijven uit dezelfde sector, met dezelfde grootte of allebei. Een belangrijke voorwaarde om ratio’s zoals solvabiliteit, omloopsnelheid, quick ratio en current ratio goed met elkaar te vergelijken, is dat alle gegevens in Exact Online zijn gestandaardiseerd. Dit gebeurt op basis van het Referentie Grootboekschema (RGS). Zelflerende robots voeren de koppeling uit om grootboekrekeningen om te nummeren naar RGS – in 90% van de gevallen gaat dit in één keer goed zonder menselijke interactie. De gegevens worden vervolgens automatisch klaargezet in een dashboard met andere financiële gegevens en bedrijfsinformatie. Zo maken je klanten niet langer beslissingen op basis van hun onderbuikgevoel, maar op basis van betrouwbare data.
De voordelen op een rij
Voordelen
De voordelen op een rij
Voor onze klanten heeft Samenwerken een actueel zicht op de administratie opgeleverd, tegen een normaal budget. Dit geldt niet alleen voor kleine bedrijven, ook voor grote bedrijven.
Simon Verduin, Omnyacc Heerhugowaard
Bespaar tijd met no hands accounting
No hands accounting scheelt niet alleen veel frustratie en repetitief handmatig werk, maar vooral heel veel tijd. Waar een accountant gemiddeld zo’n drie minuten bezig is om een inkoopfactuur handmatig te verwerken, is dat voor zelflerende robots in combinatie met UBL een kwestie van seconden. Zo bespaar je tot wel 93% van je tijd.
Geef altijd advies op maat
Door de tijdwinst, actuele boekhouding en grote hoeveelheid beschikbare data, kun je je klanten veel beter voorzien van toekomstgericht, persoonlijk advies. Bijvoorbeeld wanneer het handig is om te investeren in een pensioenfonds, een grote bedrijfsinvestering te doen of subsidie aan te vragen. Zo wordt optimaal gebruikgemaakt van alle mogelijke aftrekposten en financiële regelingen, en kan jij je rol als adviseur verder uitbreiden.
Kies voor een boekhouding die klopt, altijd
Met no hands accounting is de boekhouding altijd actueel en op orde. Alle processen zijn gestroomlijnd. En omdat de klant continu zijn of haar facturen en bonnen aanlevert, heb je geen last meer van de bekende kwartaalpieken. Ook vind je door het centrale, cloudgebaseerd systeem facturen razendsnel terug, waar en wanneer je maar wilt.
Ontzorg je klant
Ook je klant is gebaat bij no hands accounting. Omdat het aanleveren en controleren van de administratie veel sneller, efficiënter en met minder kans op fouten verloopt, houdt de ondernemer meer tijd over voor zijn of haar kernactiviteiten. En met een boekhouding die altijd actueel en op orde is, heeft je klant altijd genoeg tijd en inzicht om bij te sturen als dat nodig is. Bovendien houden ze altijd grip op hun inkopen en betalingen via Mijn[Kantoor].
In plaats van dat wij veel tijd kwijt zijn met het invullen van de administratie, kunnen we ons richten op de controle ervan. Hierdoor neemt de kwaliteit van onze dienstverlening toe.
Mike Bodelier, DGD Financiële Partners
Pakket dat bij je past
Pakket
Kies het pakket dat bij je past
Kies het pakket dat bij je past
Niet ieder kantoor is hetzelfde. Daarom kan je zelf bepalen welke Samenwerken klantadministratie bij je past. Als je bijvoorbeeld genoeg hebt aan maximaal 10 boekingsvoorstellen per maand, maak je al voordelig de stap naar Samenwerken. Dit kunnen inkoop- en verkoopfacturen zijn die binnenkomen via Scan & Herken, PEPPOL of via e-mail. Behoefte aan meer boekingsvoorstellen? Kies dan voor Samenwerken Uitgebreid.
Doe de test
Benieuwd hoeveel tijd jouw kantoor op dit moment onnodig kwijt is aan handmatig werk? Gebruik dan onze handige ROI Calculator en bereken in een minuut hoeveel tijd je kunt besparen met Samenwerken. En wil je met die uitkomsten echte stappen maken? Neem dan contact met ons op via 0800-6654631 of stuur een mail naar info@exactonline.nl.
- Inhoud