Btw-administratie: wat is het en hoe houd je het bij?
Als ondernemer ben je natuurlijk bekend met het feit dat je een btw-administratie bij moet houden. Maar wat is btw? Wat valt er onder de btw-administratie? Wat moet je verplicht bijhouden? Hoe houd je dit bij? En hoe lang moet je deze gegevens opslaan? Lees hier alles wat je als ondernemer moet weten over de btw-administratie.
Wat is btw-administratie?
Wat is btw? Btw staat voor ‘belasting over toegevoegde waarde’. Waarschijnlijk vraag je je af wat de Belastingdienst hiermee bedoelt. Iedere ondernemer is verplicht om btw te betalen over zijn omzet. Dit wordt ook wel omzetbelasting genoemd. Zodra een klant een product of dienst van je koopt, betaalt hij hier btw over. Jij moet dit vervolgens weer afdragen aan de Belastingdienst. Al deze transacties worden bijgehouden in de btw-administratie. Het is belangrijk dat je administratie voldoet aan alle wettelijke vereisten en dat je op tijd de periodieke btw-aangiften indient.
Wanneer ben je verplicht om btw-administratie bij te houden?
De Belastingdienst heeft op voorhand bepaald wanneer er een btw-administratie moet worden bijgehouden. Over het algemeen ben je als ondernemer verplicht om een btw-administratie bij te houden als je:
- Goederen of diensten verkoopt die onderworpen zijn aan btw;
- Omzet hoger is dan een bepaalde drempel die door de overheid is vastgesteld;
- Geregistreerd bent als btw-plichtig bij de Belastingdienst.
Toch zijn er een aantal uitzonderingen. Als je bijvoorbeeld gebruikmaakt van de kleine ondernemersregeling (KOR), hoef je geen btw te betalen. Wanneer je in aanmerking komt voor de KOR, hoef je geen btw door te berekenen aan je klanten, hoef je geen btw-aangifte te doen en kun je geen btw terugvragen over je uitgaven. Lees hier meer over de KOR.
Btw-tarieven
Hoeveel btw je moet afdragen, hangt van het btw-tarief af. Hier zitten ook verschillen tussen. Over het algemeen bedraagt het standaard btw-tarief 21%, maar er zijn ook gevallen waarbij een andere btw-tarief geldt. We zetten de verschillende tarieven even voor je op een rijtje.
| Tarief | Percentage | Goederen/diensten |
|---|---|---|
| Standaard btw-tarief | 21% | Meeste goederen of diensten |
| Verlaagd btw-tarief | Tussen de 5% en 15% | Voedsel, medicijnen, boeken en tijdschriften |
| Nultarief | 0% | Internationale handel en financiële diensten |
Twijfel je over welk btw-tarief voor jou geldt? Neem een kijkje op de website van de Belastingdienst.
Btw verleggen
Er bestaat ook de mogelijkheid om btw te verleggen. In dit geval betaal je niet als leverancier de btw aan de Belastingdienst, maar doet je klant dit. Maar er kan ook btw naar jou verlegd worden, bijvoorbeeld wanneer je iets in het buitenland koopt. Het is aan jou om dan het btw-bedrag in te voeren bij de btw-aangifte. Wil je meer weten? Lees hier meer over btw verleggen.
Wat moet je bijhouden in je btw-administratie?
Facturen
Alle facturen die je verstuurt en ontvangt, moet je goed bewaren. Op de facturen moeten onder andere het btw-bedrag, btw-tarief en factuurnummer worden vermeld.
Omzetbelasting
Als ondernemer moet je per periode (meestal per kwartaal) bijhouden hoeveel omzetbelasting je hebt betaald en ontvangen. Dit kun je doen door je btw-aangifte.
Btw-aangifte
De btw-administratie en btw-aangiftes zijn nauw met elkaar verbonden. De administratie vormt namelijk de basis voor de btw-aangifte. In de btw-administratie houd je namelijk bij hoeveel btw je hebt betaald over je inkopen en hoeveel btw je hebt ontvangen over je verkopen. Op basis van deze gegevens bereken je hoeveel btw je moet afdragen aan de Belastingdienst.
Btw in het buitenland
Werk je in het buitenland en verkoop je goederen of diensten aan klanten in Nederland? Dan bestaat de kans dat je btw moet afdragen aan de Nederlandse overheid. Dit hangt wel af van een aantal factoren, namelijk het land waarin je onderneming is gevestigd en de aard van de goederen of diensten die je verkoopt. Daarnaast bestaat er ook de kans dat je btw moet betalen in het land waar je bent gevestigd. In dit geval kun je de btw die je in Nederland betaalt, terugvragen bij de Belastingdienst in het land waar je gevestigd bent.
Zo werkt de btw-administratie (+voorbeeld)
De btw-administratie omvat alle dingen die je koopt waarvoor je btw betaalt, en dingen die je verkoopt waarvoor je btw in rekening brengt. Het idee is dat je de btw die je hebt betaald bij aankopen (ofwel de "voorbelasting") aftrekt van de btw die je hebt geïnd bij verkopen (ofwel de "verschuldigde btw"). En dan geef je het verschil aan de Belastingdienst door. We geven je een voorbeeld.
Voorbeeld btw berekenen
Stel dat een bedrijf schoenen inkoopt voor €100,- exclusief btw en deze schoenen verkoopt voor €150,- exclusief btw. Het btw-tarief voor schoenen is 21%.
Voorbelasting berekenen:
Het bedrijf heeft €100,- exclusief btw betaald voor de ingekochte schoenen. Het btw-tarief is 21%, dus de voorbelasting bedraagt:
€100,- x 21% = €21,-
Verschuldigde btw berekenen:
Het bedrijf verkoopt de schoenen voor €150,- exclusief btw. Het btw-tarief is 21%, dus de verschuldigde btw bedraagt:
€150,- x 21% = €31,50
Te betalen of terug te vragen btw berekenen:
De verschuldigde BTW van €31,50 moet verminderd worden met de voorbelasting van €21,-:
€31,50 - €21,- = €10,50
In dit voorbeeld moet het bedrijf dus €10,50 aan btw afdragen aan de Belastingdienst.
Tips voor het bijhouden van je btw-administratie
Ga je zelf aan de slag met het bijhouden van de btw-administratie? Dan biedt een boekhoudpakket de oplossing. De btw-administratie is gekoppeld aan je boekhouding waardoor veel processen automatisch verlopen. Zo wordt het eenvoudiger om de btw-aangifte te doen. Bij Exact helpen we je graag op weg.