Project planning helpt je vooruit

Als eerste stel je het doel van het hele project vast. Daarna werk je de tussenliggende doelstellingen uit. Wat wil je bereiken met het project? Door deze doelen vast te stellen, zorg je dat alles duidelijk is voor je collega’s en andere belanghebbenden.  

Schrijf de structuur van het project uit, maak een schema met werkzaamheden en maak het budget. In de structuur verwerk je de verschillende taken die gedaan moeten worden. In het schema zorg je voor een duidelijke tijdlijn van het project. In het budget maak je een overzicht van de benodigde middelen en kosten die bij het project horen.  

Iedereen die met een project planning werkt weet: vaak gaat niet alles zoals je vooraf bedacht had. Hierdoor is het handig om van tevoren over risico’s na te denken. Als je weet wat er mogelijk fout gaat, is het oplossen van problemen makkelijker. Zo pak je problemen aan wanneer ze ontstaan en wordt de kans op onverwachte omstandigheden kleiner. 

Je wil dat je project zo soepel mogelijk verloopt. Stel daarom alle collega’s en teamleden op de hoogte van de taken en deadlines die zij krijgen. In elke team hebben collega’s verschillende sterke en zwakke punten. Let hierop bij het verdelen van de taken. Zo zorg je niet alleen dat het project soepel verloopt, maar gaan je collega’s ook met plezier aan de slag.  

In het communicatieplan omschrijf je hoe vaak je updates geeft over het project en aan wie je dit doet. Zo zorg je dat al je collega’s op de hoogte zijn van de voortgang en eventuele wijzigingen. Goede communicatie zorgt voor een betere samenwerking en zo voorkom je misverstanden. 

Nadat je het projectplan hebt afgerond, is het tijd om je plan te presenteren. Tijdens deze presentatie geven belanghebbenden feedback op het plan. Hiermee scherp je jouw projectplan nog verder aan. Is de feedback verwerkt? Dan hoef je alleen nog goedkeuring te krijgen vanuit het bestuur of de CEO wanneer dit van toepassing is.  

Met een kickoff meeting zorg je ervoor dat alle neuzen dezelfde kant opstaan. Zorg dat alle collega’s en belanghebbenden bij deze meeting aanwezig zijn. Op deze manier ga je goed van start met je project.  

Misschien wel het belangrijkste onderdeel van je projectplan is het bijhouden van de voortgang en de evaluatie. Hiermee zorg je dat tussentijdse doelstellingen behaald worden en je project geen vertraging oploopt.