Bespaar tijd en geld met de projectscope
Wanneer je werkt met projecten heb je misschien weleens de term ‘projectscope’ gehoord. Een project kun je zo groot maken als je wil. Om dit behapbaar te houden is het essentieel om dit goed af te bakenen. Dat is precies waarvoor een projectscope bedoelt is. In dit artikel leggen we je uit waarom een projectscope zo belangrijk is, hoe je dit maakt en geven we je een voorbeeld van een project management scope document.
Wat is een projectscope?
De projectscope is een manier om je project af te bakenen. Hieronder vallen taken, tijd en budget. Met effectief project scope management zorg je ervoor dat je al deze zaken tijdens het project in de gaten houdt. Op deze manier rond je projecten altijd binnen tijd en budget af.
Waarom is een projectscope belangrijk?
Hoe vaak komt het wel niet voor dat er halverwege een project een collega langs loopt met de vraag of er nog iets extra’s gedaan kan worden? Vaak is één extra taak nog te overzien. Gebeurt dit vaker, dan stijgt de werkdruk en komt het behalen van de deadline in gevaar. Of minstens even erg: taken worden afgeraffeld. Dit voorkom je met een goede project management scope.
1. Bepaal je projectdoel
Een project start je niet zonder reden of doel. Het aantrekken van nieuwe klanten, de omzet verhogen, retouren verminderen of het aanbieden van een nieuwe dienst: het zijn allemaal voorbeelden van projectdoelen. Wat het doel ook is, het is belangrijk dat iedereen die aan het project meewerkt hiervan op de hoogte is. De SMART-methode helpt om dit doel te formuleren.
2. Bepaal je projectresultaat
Het projectresultaat is tastbaar. Voordat je aan met een project begint is het belangrijk om vast te leggen wat je project gaat opleveren. Dit kan bijvoorbeeld een nieuwe website, een nieuwe huisstijl of de ontwikkeling van een nieuw product zijn. Je weet dan direct welke stappen er nodig zijn om dit resultaat te behalen en ook wat hier niet bijhoort. Zo houd je de grenzen oftewel de scope van je project afgeschermd.
3. Bepaal de werkzaamheden
Nu je het projectdoel en projectresultaat hebt bepaald, weet je waar je in het project naar toewerkt en welk resultaat hieruit voort moet komen. De vraag die dan overblijft is: hoe ga je dit doen? Dat doe je in de deze derde stap. In deze stap bepaal je welke activiteiten of werkzaamheden er nodig zijn om het project succesvol af te ronden. Zorg ervoor dat je je project zoveel mogelijk uitgesplitst in specifieke werkzaamheden. Op deze manier zie je snel wanneer verzoekjes en extra taken geen onderdeel uitmaken van je oorspronkelijke plan.
Welke stappen moet je bijvoorbeeld nemen om een nieuwe website te maken? Een manier om dit te doen is een een work breakdown structure.
4. Bepaal de uitsluitingen
Je hebt nu je doel, resultaat en werkzaamheden omschreven. Nu is het minstens zo belangrijk om te omschrijven wat je niet doet. Zo ga je bijvoorbeeld bij het maken van een nieuwe website je niet bezighouden met e-mail marketing of de afwikkeling van klachten van klanten. Door vooraf te bepalen wat je niet gaat doen, zeg je makkelijker 'nee' tegen verzoekjes. Hierdoor houd je de focus op de vooraf bepaalde doelen, resultaten en werkzaamheden en vergroot je de kans om het project op tijd en binnen budget af te ronden.
5. Bepaal de beperkingen
Waarschijnlijk heb je geen oneindig budget of tijd om je project op te leveren. Je hebt dus te maken met beperkingen, waar je rekening moet houden met de planning en uitvoering van het project. Zorg ervoor dat je deze beperkingen van tevoren vaststelt in de projectscope. Hier zijn een paar voorbeelden van beperkingen voor het opleveren van een nieuwe website:
- De website moet voor Q3 live zijn
- Het budget mag niet hoger zijn dan €10,000
- 2 developers zijn op vakantie gedurende 3 weken
Voorbeeld project management scope document
Nu je je projectscope hebt bepaald, is het zaak om deze aantekeningen te bundelen in één overzicht. Dit noemen we het project management scope document. Hieronder zie je een voorbeeld van hoe dit document eruit kan zien:
Het project management scope document:
een succesfactor van projecten
Je kan altijd terugvallen op dit document. Wil iemand dat jij en je team zich gaan bezighouden met social media posts ter promotie van de nieuwe site? Verwijs ze dan naar dit document en laat zien dat het buiten de scope van het project valt. Het is daarom verstandig dit document op een plek te plaatsen waar iedereen er gemakkelijk bij kan. De scope van een project zorgt voor controle en rust. Maak hier dus zeker gebruik van!