Wat is een Work Breakdown Structure (WBS)?
Een Work Breakdown Structure (WBS) is niets meer of minder dan een schematische opsplitsing van je project in ‘deelprojecten’. Je geeft aan hoeveel tijd je per activiteit begroot, hoeveel tijd je er daadwerkelijk aan kwijt bent en alle andere factoren die van invloed zijn op je project. Je krijgt hierdoor inzicht in de voortgang, kosten en risico’s, waardoor je tussentijds bijstuurt wanneer dat nodig is. In dit artikel laten we zien wat een Work Breakdown Structure template is en geven we je een Work Breakdown Structure voorbeeld.
Work Breakdown Structure in project management
Een Work Breakdown Structure wordt vaak gebruikt in project management. Voor projectmanagers is het een belangrijk instrument voor het plannen, beheren en controleren van projecten. Het helpt bij het vaststellen van de scope van het project, het toewijzen van verantwoordelijkheden en het beheren van resources. Door een gedetailleerde WBS op te stellen, krijgen projectmanagers beter inzicht in de complexiteit van het project en de benodigde stappen voor succesvolle afronding.
Work Breakdown Structure template
Het gebruik van een template zorgt voor houvast bij het maken van verschillende Work Breakdown Structures. Een Work Breakdown Structure template is een standaard format voor het maken van een Work Breakdown Structure. Een template bevat vaak onderdelen voor de projectdoelen, hoofdtaken, subtaken en eventuele mijlpalen. Door één vast format aan te houden is dit makkelijk te begrijpen voor iedereen die er mee werkt. Dit is belangrijk als je meerdere projecten tegelijkertijd hebt.
Belang van Work Breakdown Structure: extra uitleg
Veel projecten leveren niet het gewenste resultaat op doordat ze uitlopen, de kosten overschrijden of geen duidelijk doel hebben. Met een Work Breakdown Structure voorkom je dit. Wanneer een project niet wordt opgesplitst in kleinere delen kan je het overzicht verliezen. Het gevolg: opdrachtgever en opdrachtnemer zijn ontevreden. De opdrachtgever omdat hij niet krijgt wat hij voor ogen had. De opdrachtnemer ziet zijn marge verdampen of verliest zelfs op het project. Door uitloop kan hij bovendien zijn andere projecten niet goed uitvoeren.
Een Work Breakdown Structure maken
Voor kleine projecten kan je een Work Breakdown Structure maken op papier of zelfs een bierviltje. Waar het om gaat is: formuleer je project duidelijk, baken de scope af en deel het project op in kleine delen. Pak je het wat serieuzer aan, dan ga je voor Excel. Zo deel je het project makkelijk met anderen. Echter, zijn er in Excel al snel beperkingen. Zo biedt Excel geen workflow. Daardoor is voortgangsbewaking niet mogelijk. Verandert er iets, dan moet je de verandering handmatig doorvoeren in andere spreadsheets die met het project te maken hebben. Daarnaast kost het weinig moeite om Excel-formules onklaar te maken, waardoor verwarring ontstaat.
Hoe pas je de WBS toe bij grotere projecten?
Heb je meerdere projecten tegelijk lopen met een redelijke omvang? Dan is het handig om software aan te schaffen. Je maakt hiermee snel en makkelijk een WBS volgens een vast format. Ook houd je gemakkelijk de Work Breakdown Structure bij in de software. Het handige is dat je offertes meteen omzet in een WBS. Dat scheelt werk en tijd. Door de koppeling met online boekhoudsoftware ontstaan er automatisch boekingsvoorstellen. Kortom: WBS-software helpt niet alleen bij het stroomlijnen van je projecten, maar helpt je ook met administratief werk voor projecten.
