Het belang van urenregistratie als zzp’er
Een goede urenregistratie is onmisbaar als zzp’er. Het geeft inzicht in wat je op een dag gedaan krijgt en hoeveel tijd je besteedt aan verschillende werkzaamheden. Dit is niet alleen handig voor jezelf, maar ook verantwoord je zo tegenover je opdrachtgever duidelijk je uren. Daarnaast is de zzp urenregistratie verplicht om te bewijzen dat je voldoet aan het urencriterium.
Wat is urenregistratie voor zzp’ers?
Urenregistratie is niets anders dan het bijhouden van het aantal uur dat jij aan je eigen bedrijf besteedt. Zeker als je met een uurtarief werkt is het belangrijk om dit goed bij te houden. Naast de term urenregistratie worden ook de termen urenadministratie of urenverantwoording gebruikt. Deze verschillende termen slaan op hetzelfde: het bijhouden van het aantal uur dat jij in je onderneming stopt. Let op: de zzp urenregistratie is niet hetzelfde als de gefactureerde uren.
Waarom is de zzp urenregistratie belangrijk?
Het bijhouden van een urenregistratie is belangrijk om twee redenen. Ten eerste weet je precies hoeveel uren je hebt gemaakt voor je verschillende opdrachtgevers. Dit is handig voor je eigen overzicht, maar ook voor je klanten. Zeker wanneer je veel verschillende opdrachtgevers hebt is het belangrijk om dit goed bij te houden. Je wilt tenslotte je uren aan de juiste klant factureren. Als je weet hoeveel tijd je besteedt aan werkzaamheden, is het plannen van je werk makkelijker. Ook helpt het bij het bepalen van je uurtarief.
De tweede reden waarom je een zzp urenregistratie bijhoudt, is om gebruik te maken van fiscale voordelen. Deze fiscale voordelen zijn bijvoorbeeld de zelfstandigenaftrek en startersaftrek. Wil je gebruik maken van deze aftrekposten, dan stelt de Belastingdienst dat je moet voldoen aan het urencriterium. Je moet minimaal 1.225 uur per jaar besteden aan je eigen onderneming. Dit is ongeveer 24 uur per week. Het gaat hierbij niet alleen om factureerbare uren, maar ook uren die je besteedt aan bijvoorbeeld een cursus, het plannen van werkzaamheden of reistijd. Eén van de onderdelen die je nodig hebt om dit aan te kunnen tonen, is een goede zzp urenadministratie.
Wat zijn de eisen voor urenregistratie voor zzp’ers?
Inhoudelijk stelt de Belastingdienst geen eisen aan de zzp urenverantwoording. Je bepaalt zelf hoe je dit bijhoudt. Wel moet de zzp urenregistratie aan een aantal zaken voldoen:
- aantal gewerkte uren per dag, week of maand;
- de gedane werkzaamheden;
- de datum van de werkzaamheden;
- de klant voor wie het werk is (dit kan ook je eigen bedrijf zijn);
- zijn het directe of indirecte uren (declarabel of niet-declarabel);
- het gerekende uurloon, aantal uren en de omzet van de uren.
Dit verantwoord je aan de hand van e-mails, facturen of reiskosten. Is je urenregistratie te algemeen of kan je de uren niet onderbouwen? Dan ziet de Belastingdienst dit als onvoldoende bewijsmateriaal om aan te tonen dat je aan de urennorm voldoet. Het is dus belangrijk dat je dit goed bijhoudt. Je wilt niet de fiscale voordelen mislopen door een slechte tijdregistratie. Ook moet je de urenregistratie met het oog op de bewaarplicht minimaal 7 jaar bewaren.
Urenregistratie voor zzp’ers in Excel: wel of niet doen?
Als zzp’er uren bijhouden is niet moeilijk, maar het is belangrijk dat je dit goed doet. Een veelgebruikt programma waarmee zzp’ers hun uren bijhouden, is Excel. Dit werkt goed als je een klein aantal opdrachtgevers en goede basiskennis van Excel hebt. Zodra je meer uren schrijft voor verschillende opdrachtgevers word Excel snel onoverzichtelijk. De zzp urenregistratie kost dan veel tijd en wordt foutgevoeliger. Neem dit dus mee in je overweging.
Zzp urenregistratie app
Een andere manier waarop je als zzp’er je uren bijhoudt, is door een zzp urenregistratie app te gebruiken. Met zo’n app registreer je makkelijk en snel je uren, waar en wanneer jij dat maar wilt. Hierdoor vergeet je minder snel je uren te registreren, waardoor je urenregistratie completer is en je geen uren misloopt.
Urenregistratie zzp voorbeeld
Ben je op zoek naar een voorbeeld van hoe de urenregistratie zzp eruitziet? Kijk hiernaast naar de urenregistratie in Exact voor Uren & Facturen. Natuurlijk is dit slechts een voorbeeld van hoe een goede urenregistratie eruitziet. Gebruik je een ander voorbeeld van de zzp urenregistratie? Zorg in ieder geval dat deze voldoet aan alle eisen.
Ontdek onze oplossing
Wil jij op een eenvoudige manier je urenregistratie bijhouden? Maak het jezelf makkelijk en kies voor Exact voor Uren & Facturen. Met deze slimme urenregistratie software krijg je meer zicht op projecten en gemaakte uren.