Veelgestelde vragen bij aanschaf van Exact Online

Bekijk de systeemeisen voor Exact Online.

Het is veel gevallen mogelijk om verder te gaan waar u gebleven was. Ontdek de handige Exact Online overstapservice voor de details, inclusief voordelige overstapregelingen voor ondernemers en accountants die nu werken met oudere boekhoudsoftware van Exact.

Ga naar start.exactonline.nl en vul hier de gebruikersnaam en het wachtwoord in. Klik dan op Inloggen.

Bij Exact staat milieubewust ondernemen hoog in het vaandel. Voor onze Exact Online bedrijfssoftware verspillen wij geen materiaal aan kartonnen productverpakkingen, plastic installatie-dvd’s of papieren handleidingen.

Onze online bedrijfssoftware stimuleert Het Nieuwe Werken. Het maakt verplicht in de auto stappen naar kantoor overbodig. Zelfs de accountant hoeft niet meer langs te komen. Iedereen kan overal online inloggen en aan de slag gaan.

Verder laat Exact Online iedereen papierloos online boekhouden, online bankieren en zowel digitaal als e-factureren. Zelfs het archief kan in de cloud opgeslagen worden. Dat scheelt al heel wat bomen die niet gekapt hoeven te worden.

De hosting is ondergebracht bij Amazon Web Services in Ierland.

De data van Exact Online administraties wordt opgeslagen bij Amazon Web Services in Ierland. Data zoals PDF’s, afbeeldingen en andere bestanden worden opgeslagen bij Microsoft Azure en Ierland en Nederland.

Het maken van nood back-ups van uw gegevens gebeurt volledig automatisch. Vanwege veiligheidsredenen kunnen nood back-ups niet aan u verstrekt worden. Maak in plaats daarvan uw eigen back-ups aan. Kijk daarvoor in de helpdocumentatie van Exact Online.

Buiten uzelf en uw accountant heeft niemand ook maar iets te maken in uw administraties. Daarom hebben wij ervoor gezorgd dat - buiten een zeer beperkt aantal systeembeheerders, die daarvoor hoog gecertificeerd zijn - niemand anders bij uw gegevens kan komen. Alles wordt versleuteld opgeslagen, zelfs bij het maken van noodback-ups komt er geen mens aan te pas.

Exact werkt met Adyen om betalingen zo veilig mogelijk te maken. Wij slaan geen creditcardgegevens op in onze databases. De gegevens die je invoert bij je aanmelding zijn zeer goed versleuteld. En Adyen voldoet aan de hoogste veiligheids- en stabiliteitsvereisten: hun betalingsplatform is PCI (Payment Card Industry) Level 1-gecertificeerd. Meer informatie.

Amazon Web Services heeft vele certificeringen en deze worden ook regelmatig uitgebreid. Zie https://aws.amazon.com/compliance/programs/ voor de huidige certificeringen.

Inloggen en werken in Exact Online kan alleen met een beveiligde verbinding. Deze HTTPS verbinding wordt wereldwijd gebruikt door bijvoorbeeld banken, overheden en veiligheidsdiensten. De verbinding wordt versleuteld via een crypto-sleutel en met behulp van een SSL-certificaat van DigiCert. Dit is een betrouwbare en internationaal erkende certificaatautoriteit (CA), een poortwachter voor de uitgifte van dit soort certificaten.

Exact Online ondersteunt inloggen met een token. Dit bieden wij optioneel aan. Een token is een unieke, steeds veranderende code die gegenereerd wordt met een Exact Online Digipass. Dat gebeurt om de 30 seconden.

Tijdens het inloggen wordt, naast de gebruikersnaam en wachtwoord, om deze extra code gevraagd. De Exact Online Digipass - een apparaatje ter grootte van uw duim - is persoonsgebonden. Daardoor kan alleen de drager inloggen.

Kortom, zelfs als iemand anders uw gebruikersnaam en wachtwoord achterhaalt kan diegene niet inloggen. Neem contact met ons op om een token aan te vragen.

In artikel 14 van de voorwaarden staat alles uitgelegd over de beschikbaarheid van Exact Online.

Exact Online wordt voortdurend uitgebreid en geüpdatet. Dit doen we ’s nachts. Zo ondervindt bijna niemand hier enige hinder van. Groot onderhoud kondigen we altijd ruim van te voren aan. Zo komt de stabiliteit en betrouwbaarheid van onze online bedrijfssoftware niet in het gedrang.

De infrastructuur van Exact Online bestaat uit onder meer webservers, databasesystemen en netwerkcomponenten. Deze zijn redundant uitgevoerd met automatische failover. Alles is dus dubbel of zelfs driedubbel uitgevoerd. Mocht er onverhoopt iets mis gaan, dan wordt automatisch een reservesysteem ingeschakeld. Zonder dat u er iets van merkt.

De snelheid van onze service is natuurlijk enorm belangrijk. Daarom voeren we dagelijks simulaties uit. Hierbij starten we verschillende processen vanuit Amsterdam, Brussel en London. Bij het meten van de snelheid van Exact Online kijken we onder meer naar de reactietijd van het programma en de downloadtijden van pagina’s en data.

Wij meten volgens de Outside-in methode. Kortgezegd betekent dit dat we testen vanuit het perspectief van onze gebruikers. Dit heeft het voordeel dat we meteen zien als er een daling in de snelheid is. Zo kunnen we op tijd ingrijpen en een betrouwbare, stabiele service garanderen.

Wij maken onder meer gebruik van de nieuwste cachingtechnieken om de snelheid van Exact Online nog verder te verbeteren. Daarnaast gebruiken we de snelste technologie die op dit moment voorhanden is voor onze dataopslag.

Met het keurmerk Zeker-OnLine toont de leverancier aan dat:

• Voldaan wordt aan relevante contractuele en wettelijke eisen
• Niet alleen risicomanagement van de aanbieder(s), maar juist ook zekerheden van de klanten centraal staan
• De klanten terecht het vertrouwen hebben in de dienstverlening
• Ook voor andere belanghebbenden een basis voor vertrouwen in het gebruik van de clouddienst aanwezig is

De basis voor het afgeven van een keurmerk is een door de keurmerkhouder opgestelde rapportage op basis van een 3402 rapportage van de (hierna het basis rapport genoemd) waarin beschreven staat hoe de organisatie en het dienstverleningsproces van de keurmerkhouder zijn georganiseerd en op welke wijze wordt voldaan aan het door Zeker-OnLine gehanteerde normenkader. Een normenkader dat gebaseerd is op;

• De in de IT geldende en breed gedragen bestaande normenkaders als de Trust Services Principles and Criteria, Cobit, ISO27001 en de NCSC Security Guidelines,
• Relevante Europese wet- en regelgeving zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en WBNI.

In totaal zijn er in de Benelux meer dan 500.000 Exact Online administraties in gebruik. Dit wordt de ‘crowd’ genoemd en voor bepaalde functionaliteiten in Exact Online - die bevorderend zijn voor de bedrijfsprestaties van het bedrijf - wordt gebruik gemaakt van deze data vanuit de ‘crowd’. Dit gebeurt op een geaggregeerde (anonieme) basis waarbij op geen enkele wijze de gebruiker of enig ander persoon kan worden geïdentificeerd (zoals is vastgelegd in artikel 13.5 van de Exact Online Voorwaarden).

Voorbeelden van functionaliteiten waarbij gebruik wordt gemaakt van geaggregeerde crowddata zijn:

• Het op basis van automatische robot suggesties eenvoudig toewijzen van RGS codes aan grootboekrekeningen. Dit vormt een belangrijk fundament voor het eenvoudig gegevens uitwisselen met rapportagetools, fiscale toepassingen etc. en daarnaast zorgt het voor accuratere robot suggesties en benchmarking vanwege uniformiteit rondom grootboekrekeningen over administraties heen.
• Het genereren van automatische robot suggesties en/of toewijzing van grootboekrekeningen aan inkomende bankafschriften en facturen. Dit zorgt er voor dat bij het aanmaken van een nieuwe, lege administratie direct robot suggesties kunnen worden gegenereerd vanuit geaggregeerde crowddata en er geen historie aanwezig hoeft te zijn in de administratie zelf. Het zorgt voor een correcte, complete en actuele administratie dat een belangrijke basis is voor een real-time relevant inzicht en daarmee verbeterde bedrijfsprestaties.
• Benchmarking van bepaalde key performance indicatoren binnen cockpits in Exact Online. Dit biedt de accountant en ondernemer een goed inzicht in de eigen bedrijfsvoering en hoe dit zich verhoud tot andere bedrijven met dezelfde eigenschappen (zoals bv sector, subsector en bedrijfsgrootte) hetgeen leidt tot verbeterde bedrijfsprestaties.