Comment le «No hands accounting» automatise votre comptabilité

«No hands accounting» signifie que la comptabilité est automatisée. Il devient donc inutile, tant pour le professionnel des finances que pour le chef d'entreprise ou l'expert-comptable, d'effectuer un travail manuel pour obtenir une comptabilité correcte. Un concept réaliste ou un énième buzz ?

Sujets brûlants

Thomas Deleval d'Exact se demande quotidiennement comment la technologie peut simplifier la comptabilité. Voici les sujets qui l'occupent en ce moment :

• Les opérations bancaires en temps réel

• La facturation en temps réel

• L'automatisation continue de la comptabilité

En quoi consistent les opérations bancaires en temps réel ?

«Quand vous effectuez votre comptabilité, vous devez aussi gérer vos transferts bancaires», débute Thomas Deleval. «Cela peut se faire via un service d'échange personnalisé automatique, une importation manuelle ou une introduction manuelle dans votre système comptable. Avec le realtime banking, vous disposez de vos données beaucoup plus rapidement.

Chaque opération bancaire figure directement dans votre comptabilité. Si vous avez payé par carte bancaire, par exemple dans un magasin ou un restaurant, ou si vous avez retiré de l'argent à un distributeur, l'opération est traitée directement sur le plan comptable. Votre administration est donc toujours parfaitement à jour.»

Mais le realtime banking offrira bientôt d'autres possibilités, explique-t-il. «Dans un futur proche, vous pourrez probablement payer depuis votre logiciel comptable. Un vrai gain de temps. Pratique, n'est-ce pas ?»

PSD2

Pourquoi la collecte des données en temps réel et l'exécution directe de paiements automatisés depuis un logiciel comptable n'étaient-elles pas encore possibles ?

Deleval : « Une directive européenne était nécessaire pour y parvenir. Elle s'intitule PSD2, Payment Services Directive 2, et elle oblige les banques à mettre les informations relatives aux comptes à la disposition d'autres prestataires de services, comme Exact. Uniquement avec l'accord du titulaire du compte évidemment.

La directive permet également aux parties tierces d'initier des paiements au nom de ce titulaire de compte. Depuis un logiciel comptable, par exemple. De nombreuses concertations ont encore lieu entre la Banque Nationale, les banques et les fournisseurs de logiciels à propos de la mise en œuvre de PSD2. Exact participe aussi activement à cette concertation. »

Qu'entendez-vous par realtime invoicing ?

Thomas : « Si vous voulez prendre des décisions réfléchies sur les investissements, par exemple, il est indispensable d'avoir une vision claire de vos finances. Les experts-comptables ont également besoin de cette vue d'ensemble pour pouvoir conseiller correctement leurs clients.

Le fait est que le traitement des factures dans la comptabilité prend souvent plusieurs semaines. Il est par conséquent impossible de prendre des décisions ou de prodiguer des conseils sur la base de chiffres actuels. En automatisant le traitement des factures avec la numérisation ou les factures électroniques, le traitement administratif s'effectue directement.

Mais ce n'est pourtant pas nouveau ?

Thomas : « C'est vrai, mais même aujourd'hui en 2018, plus de 80 % des factures sont encore introduites manuellement dans l'administration financière, ce qui ralentit le processus de traitement. La numérisation des factures et la facturation électronique éliminent ce retard.

Cependant, la numérisation des factures coûte de l'argent. Sans compter que seule une partie des entreprises facture actuellement par voie électronique. L'Union européenne veut inciter les entreprises à envoyer des factures électroniques. Dans un avenir proche, Exact déploiera plusieurs initiatives en vue de soutenir les entreprises en ce sens, et ce, dans le but de parvenir à un traitement des factures en temps réel. »

Quelle est l'étape suivante ?

« Pensez aux logiciels intelligents qui effectuent certaines tâches manuelles du processus administratif à votre place », indique Deleval. « Par exemple, il est déjà possible aujourd'hui de traiter automatiquement les opérations bancaires et les flux de factures entrants. Ainsi, vous disposez directement des derniers chiffres et d'une vue d'ensemble de l'administration financière.

Le robotic accounting examine à cet effet comment des opérations similaires ont été comptabilisées dans le passé. Grâce à ces modèles, l'administration est mise à jour pour vous et vous visualisez votre situation en un coup d'œil. »