Accountancy
Continue uitzonderingen monitoren en managen – periodeafsluiting op basis van automatische gegevens
De kwaliteit waarborgen door lijstjes met uitzonderingen te controleren, af te vinken en te documenteren. Het is een belangrijke maar repetitieve taak van een boekhouder of accountant. Bij elk maand-, kwartaal-, en jaarafsluiting controleren of de afschrijvingen kloppen, of er facturen missen of dubbel zijn geboekt, of de lonen erin zitten, of er grote contante betalingen of onverwachte boekingen zijn gedaan en of er sprake is van vreemde transacties.
Wat als Exact Online die terugkerende controles van je zou kunnen overnemen? En dat niet pas aan het eind van een bepaalde periode maar continu, als een soort onderdeel van het proces? In deze blog geven we een beeld van hoe het leven van een accountant eruit zou kunnen zien als er een geïntegreerd proces zou zijn met als uitgangspunt ‘management by exception’.Controle en bewijs
Kijk je naar de dienstverlening van een accountant, dan bestaat die voor een groot deel uit het controleren van verschillende voorschriften, richtlijnen en wet- en regelgeving om te zien of die goed werden toegepast in de boekhouding en de rapportering van bedrijven. Dat vraagt om specifieke kennis die bovendien continu aan verandering onderhevig is. Dat is een belangrijke reden waarom ondernemers beroep doen op een accountant. Het is voor een accountant al moeilijk om bij te blijven op het gebied van alle wet- en regelgeving, laat staan dat een ondernemer dit kan. In een boekhouding zijn heel veel uitzonderingen mogelijk en moeten er evenveel controles worden gedaan. Die ‘Checklist voor de boekhouding van de periodeafsluiting’ is samengevat in Excel-lijsten die keer op keer manueel worden verwerkt én gedocumenteerd. Controleren is immers één ding, maar het is even belangrijk om te registeren dat de werkzaamheden hebben plaatsgevonden.
Uniforme kwaliteit
Als softwareleverancier werken we samen met klanten aan het automatiseren van die repetitieve werkzaamheden. Nu een groot deel van de input van gegevens geautomatiseerd verloopt en we op basis van zogenaamde business rules kunnen bepalen hoe die vervolgens moeten worden verwerkt, is de kwaliteit voorspelbaar en gegarandeerd. Dankzij voorspelbare kwaliteit kan de software naast het invoeren van gegevens ook een groot deel van de afwijkingen van de accountant monitoren en signaleren. Hetzelfde geldt voor KPI’s: zodra er een afwijking is op vlak van een bepaald prestatie-element, krijgt de accountant een seintje hoe groot het verschil is ten opzichte van de gestelde norm. Zo kan hij op zoek gaan naar de onderliggende verklaring. Doordat het systeem altijd geactiveerd is, is er sprake van van afwijkingen. De controle op uitzonderingen gebeurt dan niet meer alleen manueel op het einde van het jaar, maar minimaal iedere periode en misschien zelfs continu. De accountant kan daardoor veel eerder dan vroeger ingrijpen en de klant attent maken op mogelijke kansen en - in het geval van risico’s - passende maatregelen adviseren.
Procesoptimalisering en basishygiëne van de boekhouding
Voordat accountants met het samenstelproces kunnen starten, moet de kwaliteit van de boekhouding worden vastgesteld. Dit wordt basishygiëne of boekhoudkundige dienstverlening genoemd. Doordat je in de toekomst kan steunen op de geautomatiseerde registratie van de uitgevoerde controles, worden de werkzaamheden veel beter gespreid over het jaar. Dat bespaart uren werk. Dat zijn ook precies de uren waarvan klanten zich mogelijk afvragen waarom zij die moeten betalen omdat ze er niet direct de meerwaarde van zien . Het biedt de accountant een systeem dat niet alleen de afwijkingen monitort die anders manueel gecontroleerd moeten worden, maar ook voor de registratie zorgt. Dat heeft de volgende voordelen:
- Efficiëntie – doordat het werk (zowel de invoer als de controle) waar mogelijk wordt geautomatiseerd, kan je met hetzelfde aantal medewerkers meer werk verzetten.
- Zekerheid – doordat je vastlegt welke controles plaatsvinden, weet je zeker dat alle medewerkers uniform werken en dat de kwaliteit van de boekhouding gegarandeerd is.
- Werkplezier – saaie, repetitieve taken worden uitgevoerd door het systeem waardoor er meer tijd overblijft voor werkzaamheden die echt meerwaarde opleveren voor de klant.
Meedenken en -doen?
Wij werken elke dag aan het verder automatiseren van werkzaamheden en ‘continuous monitoring’. Dit doen we zoals eerder aangegeven samen met onze klanten: grote en kleine accountantskantoren die als geen ander weten welke activiteiten ze graag aan iemand anders (lees: ondersteunende systemen) zouden willen overlaten. Wil jij ook een bijdrage leveren aan een van de pilootprojecten en denktanks over dit onderwerp? Stuur me dan een mailtje via martijn.boeser@exact.com. Ik ga graag met je in gesprek!
