De voordelen van het automatiseren van periode- en jaarafsluitingen

De meeste boekhouders en accountants ervaren de handmatige checklist om de jaarafsluiting te doen als cruciaal voor de kwaliteit van de administratie. Alleen is het wel een enorme tijdrovende bezigheid. Herken je dit? Gelukkig kan het ook anders. Slimme automatische controles helpen je namelijk bij het sneller verwerken van de administratie en verhogen van de kwaliteit van je dossiers. Hierdoor heb je meer tijd om te doen waar je goed in bent: je klanten begeleiden en adviseren op basis van betrouwbare cijfers. In dit blog laat onze Exact-expert Wilco Kraaij je de voordelen zien van het gemak van het automatiseren van standaard controles, bijvoorbeeld door middel van het gebruik van Smart Closing, continuous monitoring en management by exception.

Behoefte aan automatisering

Volgens de KMO-Barometer 2023 zijn veel accountants en boekhouders op zoek naar meer digitalisering en automatisering binnen hun kantoor. Zo heeft digitalisering van het bedrijf voor 61% van de accountants en boekhouders een hoge prioriteit. Noemt 38% het verminderen van handmatige administratieve handelingen als de grootste uitdaging. En ziet 36% het automatiseren van bedrijfsprocessen als belangrijkste middel om hun bedrijfsdoelen te halen. Verder worden efficiënter werken, het verhogen van de kwaliteit van de dienstverlening en toegevoegde waarde van een beter rapportageproces genoemd als voordelen van automatisering. Een aanhoudende uitdaging daarbij is ook het tekort aan gekwalificeerde medewerkers.

Niet alleen een voordeel voor jou, maar ook voor je collega’s

Je klanten vertrouwen op jou voor een snelle, correcte en betrouwbare verwerking van financiële gegevens in hun boekhouding. Maar automatiseren bespaart je niet alleen tijd en verkleint niet alleen de kans op menselijke fouten. Het automatiseren van werkprocessen is ook heel handig voor je junior collega's om eenvoudig fouten in de administratie te ontdekken, daarmee de kwaliteit te verbeteren en afwijkingen vast te leggen. Automatische checklists helpen je daarbij. Optioneel kan een reviewer de aanpassingen en doorgevoerde correcties controleren. Zo werken ervaren en minder ervaren collega’s samen toe naar een volledige en correcte administratie.

Waar zit de winst?

“Steeds meer kantoren investeren in een geautomatiseerde productiestraat. Van de boekhouding tot kantoorbeheer. Waar kwaliteitscontroles tot op heden nog handwerk waren, zijn automatische checklists, zoals Smart Closing, een ontbrekende schakel die de kwaliteit van je dienstverlening naar een hoger niveau gaat tillen”, aldus Wilco. Smart Closing is een checklist die een klantenadministratie op juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid controleert. De checklist is een combinatie van onder meer indicatoren, validaties, afhankelijkheden, ja / nee vragen en nog veel meer om uniformiteit te creëren binnen het kantoor. Hier valt echt winst te behalen voor boekhouders en accountants die vervolgstappen willen zetten in hun digitalisering en automatisering. Handmatig werk verminderen dankzij geautomatiseerde kwaliteitscontroles in je software is zo effectief omdat je indicatoren gebruikt om afwijkingen automatisch te signaleren. Door dit zogenaamde ‘management by exception’ kun je over een specifieke periode monitoren of er uitzonderingen zijn. Je hoeft dus alleen actie te ondernemen op zaken die aandacht vereisen, want wat goed is heeft de Smart Closing checklist al voor je afgevinkt. Door een uniforme werkwijze met geautomatiseerde controles gaat de kwaliteit van je interne controleproces voor periode rapportages, zoals de jaarrekening en btw-aangifte, gegarandeerd omhoog. Grote bonus: klanten hebben de mogelijkheid om zelf checks aan te maken en in te stellen. Hiermee kan je als accountant zelf een eigen template samenstellen waarop gecontroleerd dient te worden.

12 inzichten om de positie van je kantoor te versterken

Je klanten verwachten niet alleen dat je hun cijfers verwerkt en controleert. Ze willen ook begeleiding en advies, precies op het moment dat zij het nodig hebben. Maar hoe help je jouw klanten zo goed mogelijk in een tijd van personeelstekorten en een wirwar aan data die op verschillende plekken zit? Hoe zorg je dat je interne bedrijfsvoering zo efficiënt mogelijk verloopt? Onze Exact-experts delen 12 inzichten die je helpen om de positie van je kantoor te versterken. Elke maand lichten wij één van de inzichten verder toe.