Gaan inzicht in werkprocessen en werkplezier hand in hand? Wij denken van wel!

Als je mensen de ruimte geeft om op hun eigen manier te werken, vergroot je het werkplezier en verhoog je de productiviteit. Maar hoe bewaar je het overzicht op wat iedereen doet? Met slimme kantoorbeheersoftware centraliseer je alle taken en zorg je dat iedereen aan de relevante informatie kan. Jij krijgt overzicht en controle, jouw medewerkers krijgen tools in handen waarmee ze taken op hun eigen manier kunnen uitvoeren. Thom van Velsen, Exact-expert op het gebied van accountancysoftware: “Ik gun alle kantoren een omgeving waar iedereen met plezier werkt, toegang heeft tot de juiste informatie en tools, en samenwerkt om de beste resultaten te behalen.”

Weinig overzicht betekent meer fouten

Veel kantoren gebruiken middelen zoals Excel sheets, MS Planner, whiteboards, post-its enzovoort om hun werk te plannen. Als iedereen verschillende tools gebruikt, dan wordt het al snel chaotisch. Overzicht ontbreekt, waardoor er meer fouten worden gemaakt. Van dubbel werk tot stroeve communicatie: je hebt maar weinig grip op hoe het eraan toegaat. Wie is waarvoor verantwoordelijk? Loopt alles volgens schema? Waar is de informatie van klanten? Bijsturen is moeilijk omdat je niet ziet hoe je kantoor ervoor staat.

51% van de accountants- en administratiekantoren denkt dat software de organisatie en het beheer van de kantooradministratie kan verbeteren. Dat blijkt uit de Kmo Barometer. Als het om het verbeteren van de organisatie en het beheer van het kantoor gaat, verwachten kantoren het meeste van:

• Centraal beheer van klantinformatie (38%)
• Een planbord met voortgangsbewaking (33%)
• Centraal dossier- en documentbeheer (31%)

Centraliseer planning, voortgang en documenten

Slimme kantoorbeheersoftware brengt planning, voortgang en documenten samen op dezelfde plek. Die plek biedt toegang tot de data die nodig is om te werken en zorgt dat iedereen centraal bijhoudt welke taak wanneer is afgerond. Bij het uitrollen van zo’n nieuwe beheeromgeving is het belangrijk om je collega’s in het achterhoofd te houden. Thom: “We hameren vaak op efficiëntie, maar bij die drang naar efficiëntie mag je niet vergeten dat werk ook leuk moet zijn.” Een slim ingerichte beheeromgeving geeft mensen een kader waarin ze de ruimte krijgen om taken op hun eigen manier in te vullen. De software biedt overzicht, helpt prioriteiten stellen en maakt het makkelijk om informatie te vinden. Dat maakt het werk niet alleen efficiënter, maar het draagt ook bij aan meer werkplezier.

Krijg opnieuw overzicht door meer efficiëntie

Centraal plannen, organiseren en monitoren klinkt als een ingrijpende verandering, maar dat hoeft het niet te zijn. Gegevens uit SharePoint, gedeelde planborden en data uit andere apps staan allemaal op één plek. Hierdoor kan iedereen een stuk effectiever werken. Slimme software voor kantoorbeheer geeft jouw medewerkers ook de mogelijkheid om flexibel te werken. Thom: “Kijk eens goed naar hoe jouw kantoor de processen organiseert. Welke stappen kan je laten vallen en welke kan je vaker aan je klant overlaten?” Kantoorbeheer Essentials maakt het eenvoudig om informatie over klanten en notities te organiseren. Wil je werken met digitale planborden? Houd dan de lancering van Exact Online Kantoorbeheer Plus in de gaten.

12 inzichten om de positie van je kantoor te versterken

Je klanten verwachten niet alleen dat je hun cijfers verwerkt en controleert. Ze willen ook begeleiding en advies, precies op het moment dat zij het nodig hebben. Maar hoe help je jouw klanten zo goed mogelijk in een tijd van personeelstekorten en een wirwar aan data die op verschillende plekken zit? Hoe zorg je dat je interne bedrijfsvoering zo efficiënt mogelijk verloopt? Onze Exact-experts delen 12 inzichten die je helpen om de positie van je kantoor te versterken. Elke maand lichten wij één van de inzichten verder toe.