Hoe klantgericht denken en operational excellence kantoren toekomstgericht maakt

Hoe tillen we het accountancyberoep naar het volgende niveau ? Wat is dat niveau en hoe komen we er ? Daarover praten 60 koplopers uit vier verschillende landen tijdens een tweedaags International Accountancy Summit in Barcelona. ‘Onze nieuwe rol is om ondernemers te helpen hun doelen te bereiken door advies te geven in elke fase van hun bedrijf.’ 

Nieuwe visie

Phill Robinson, CEO van Exact benadrukt in zijn openingsspeech hoe belangrijk de accountancy sector is. “In tomorrow’s connected world Exact is a frontrunner in business software”, onthult Robinson de nieuwe visie van Exact. “Our people passionately serve SMEs and accountants by continuously delivering innovative solutions, that make a difference for their business everyday.” Accountants maken deel uit van de visie van Exact.

Nieuwe tool

Om accountants nog beter hun klanten te laten bedienen met traditionele diensten en toekomstgericht advies, lanceert Exact een nieuwe tool die de opvolger wordt van Exact Online Starter. Met deze tool kunnen ondernemers heel simpel via hun smartphone hun administratie bij hun accountant aanleveren, facturen sturen en inzicht verkrijgen in hun bedrijf.

Jens Schipperus, RS Finance, werkte tot nu toe met Starter. “Dit is handig”, zegt hij. “Geen Excel sheets meer sturen met missende documenten. Dat bespaart ons al een hoop tijd. De vernieuwde tool ziet er veelbelovend uit voor kleine bedrijven.”

Groeimodel

Om accountants te ondersteunen in het beter bedienen van hun klanten is er een groeimodel voor accountants, vertelt Phill. Dit model ondersteunt in minimalisering van handmatig werk en het evolueren naar bedrijfsadviseur. 

Productspecialisten Erik Ledeboer en Jarno van Hurne demonstrerende opvolger van Starter. Ook de uitgebreide advies dashboards, het Accountancy Programma (marketingondersteuning, producttrainingen) en de Exact Online App Store (koppelen van externe software) komen aan bod. Evenals verbeteringen die de efficiëntie binnen kantoren verder verhogen.

Snelheid van Amazon

“We zijn nu veel tijd kwijt met handmatig boekhouden”, vertelt Juli Vilagrasa van Crowe Horwarth Spain. Hij is benieuwd naar de mogelijkheden. “Onze klanten bestellen steeds vaker via Amazon: vandaag besteld, morgen geleverd. Die snelheid willen ze ook terugzien in onze dienstverlening. De ontwikkelingen bij Exact zijn boeiend en het bedrijf loopt ver voor op de software die wij nog gebruiken.”

Bijdrage leveren aan groei

Koen de Jong (De Jong Accountants en Adviseurs) vertelt de aanwezigen hoe hij tegen de toekomst van het vak aankijkt. Zijn kantoor is opgericht in 1985 in Vught en telt 52 medewerkers. Als managing partner heeft hij een duidelijke keuze gemaakt door in 2012 Lean in te voeren in de interne organisatie. Richting klanten is gekozen voor de Customer intimacy methode.

Een kwart efficiëntiewinst

De Jong rekent vaste prijzen aan voor de diensten die hij aanbiedt, heeft Lean principes ingevoerd door de hele organisatie en maakt goed gebruik van data door koppeling van systemen. Deze duidelijke focus is twee jaar geleden ingezet en wordt omarmt door elke medewerker. “Hierdoor is de maandafsluiting van 70% van de klanten op tijd”, aldus De Jong over het resultaat van de focus. “80% van de jaarrekeningen leveren we binnen zes weken na 31 December op. Al in het tweede jaar van onze nieuwe werkwijze boekten we een kwart efficiëntiewinst. Dat heeft er toe geleid dat 40% van onze omzet uit advies bestaat. Dus 40% van onze tijd besteden we nu al aan hulp bij het bereiken van de doelen van onze klanten.”

Dashboards voor ondernemers en medewerkers

De grote vraag bij de aanwezigen is hoe dan? “Heel simpel”, aldus De Jong. “Accurate data is de basis van goed advies. Daarom koppelen we systemen van de klant zoveel mogelijk aan die van ons. We bieden ondernemers dashboards waarmee zij direct zien hoe zij ervoor staan op basis van kpi’s.” Wel wijst hij de aanwezigen op het gevolg van de Lean methode. “30% van uw medewerkers zal vertrekken. Dat was ook bij ons het geval, maar we kregen er nieuw personeel voor terug. Ook kleine klanten zullen vertrekken maar de omzet uit overgebleven klanten neemt flink toe en u trekt nieuwe klanten aan.”

Tijdens vervolgsessies op de accountancy summit gaan de deelnemers uit de verschillende landen in op specifieke thema’s die er spelen in hun eigen land. Dit leverde interessante inzichten en stof tot nadenken op. Wat die zijn ? Hierover binnenkort meer op dit blog 

Benieuwd wat er op dag 2 van het International Accountancy Summit werd besproken? Dat leest u in dit blog.