Beheer al je contracten in de bouw met contractmanagement

Een hoop contracten, verplichtingen en kosten: werk je in de bouw, dan is dit dagelijkse kost. Maar verlies je het overzicht? Dan riskeer je onbedoelde contractverlengingen, meerwerken of schadeclaims. Met goed contractmanagement in de bouw voorkom je dit. Ontdek hier hoe je dit aanpakt.

Als ondernemer in de bouw krijg je steeds meer te maken met randtaken door documentatieplicht vanuit de regelgeving. De bijhorende aansprakelijkheid en administratie vragen een goed zicht op al je bouwcontracten en de verplichtingen. Een contractbeheersysteem ondersteunt je hierin.

Contractmanagement kun je eigenlijk zien als de olie waardoor je onderneming goed blijft draaien. Goed beheer van je bouwcontracten zorgt ervoor dat je het overzicht bewaart in je administratie, een basis hebt voor goede samenwerking en het risico op onverwachte kosten verkleint.

Contractmanagement lijkt vaak complex. Toch loont het om materiaalcontracten en contracten met onderaannemers volgens een gestructureerd proces te verwerken. Het scheelt je veel tijd en verkleint de kans op fouten. Bovendien brengt gebrek aan contentmanagement juist risico’s met zich mee.

Zo kan te weinig aandacht voor contractmanagement in de bouw leiden tot vertragingen of kostenoverschrijdingen. Voor wie zich afvraagt welke risico’s je loopt bij een gebrek aan beheer van een bouwcontract, geven we een voorbeeld. Stel: je zit met een (tijdelijk) personeelstekort. Hierdoor heb jij meer werk op je bord, waardoor je lopende verplichtingen uit het oog verliest. Het gevolg? Je bent niet goed voorbereid op prijsfluctuaties van bouwmaterialen en je bent vaak minder goed beschermd bij tekortschietende leveringen.

Dat zijn niet de enige mogelijke risico’s. Als je een bouwcontract niet in de gaten houdt, riskeer in een situatie zoals bovenstaand voorbeeld ook dit:

• Je bent gevoeliger voor vertragingen;
• Je kunt sneller aansprakelijk worden gesteld;
• Je bent minder zeker van gunstige betalingsvoorwaarden.

Met een contractbeheersysteem structureer je het proces waarmee je alle bouwcontractvormen verwerkt. Je bent ervan verzekerd dat je niet tegen de lamp loopt door een gebrek aan beheer van een bouwcontract en in een situatie komt zoals in het voorbeeld hierboven. Je hebt namelijk de juiste informatie op de juiste locatie staan én die is meteen beschikbaar wanneer je het nodig hebt.

In plaats van je contracten handmatig op te slaan op een harde schijf of in een Excel-bestand, registreer je al je bouwcontractvormen in een centrale database in de cloud. Contracten die bij elkaar horen, worden automatisch gebundeld in de software voor de bouw. Alle kosten worden doorgerekend naar je projectresultaat. Zo zie je meteen op welke onderdelen je winst behaalt of net niet. Het geeft je vooraf ook beter zicht op je marges.

Met het inrichten van een duidelijk proces voor contractmanagement beheer je bouwcontractvormen, houd je overzicht en voorkom je onnodige kosten. Gebruik je Exact voor Bouw, dan profiteer je van deze drie voordelen:

Meer grip op de levering van werkzaamheden en materialen

Met Exact voor Bouw leg je in het contractbeheersysteem vast of werkzaamheden zijn uitgevoerd en materialen zijn geleverd zoals afgesproken. Exact voor Bouw koppelt offertes met je inkoopfacturen. Je betaalt alleen voor werkzaamheden en materialen die zijn uitgevoerd of geleverd volgens afspraak. Alle deadlines in je contracten komen samen in je projectplanning. Zo houd je altijd overzicht.

Automatisch registreren van contracten

Het registratie- en documentatieproces voor al je bouwcontracten bespaart je tijd in Exact voor Bouw. Inkoopvoorwaarden leg je standaard vast en hergebruik je bij het aanmaken van nieuwe contracten. Komt er een inkoopfactuur binnen? Dan controleert de software eerst of de factuur geboekt mag worden. Alles werkt vanuit één database in de cloud, met standaard back-ups.

Meer inzicht met rapportages

Je kan analyses maken op basis van je inkoop, uitgaven en contracten. Zo heb je altijd een scherp zicht op je financiën en budgetten. Je koppelt in onze software contracten eenvoudig aan je budget en krijgt direct inzicht in je inkoopresultaat. Je kan daardoor ook op lange termijn goed inschatten of bepaalde contracten passen binnen de financiën van je organisatie.