Alexander Rahusen over de uitbraak van het coronavirus, daadkracht en het kunnen bouwen op een team

Alexander Rahusen was nog geen twee maanden CFO bij Exact toen het coronavirus opdook. Het was het startschot van een onzekere periode die vroeg om actie, daadkracht en snel schakelen. De hamvraag: welke beslissingen neemt een CFO als de toekomst plotseling onduidelijk wordt? 

Het coronavirus

Alexander Rahusen had er zin in. Een nieuw jaar, een nieuwe job en heel wat goede ideeën over de toekomst. Maar als in februari het coronavirus opduikt, gaat het allemaal plots over heel andere zaken. Zoals lockdowns, thuiswerken en bedrijven die in de problemen komen. Alexander: “Iets zei me dat deze situatie heel vervelend kon worden. Ik begon daarom direct rond te bellen naar mijn team.” 

Snel schakelen 

Hoewel het niet duidelijk was hoe groot de uitbraak van het virus zou kunnen worden, wilde Alexander op elk scenario voorbereid zijn. “Veel opzoekwerk dus,” vertelt hij. “Primair ging dat om de veiligheid van de werknemers. We konden hygiënemaatregelen doorvoeren en reisadviezen naar risicogebieden in acht nemen, maar andere richtlijnen vanuit de regering waren er nog niet. We volgden daarom de ontwikkelingen in getroffen gebieden in het buitenland op de voet, om op die manier meer grip te krijgen op de situatie.” 

Advies van specialisten 

“Het hielp zeker dat we sinds 2019 deel uitmaken van de Amerikaanse investeringsmaatschappij KKR,” aldus Alexander. “Na de analyse van de situatie met hun specialisten wisten we dat Nederland hoogstwaarschijnlijk ook getroffen zou worden. We gingen direct aan de slag om te kijken wat er nodig was om medewerkers thuis te kunnen laten werken. Bijvoorbeeld hoeveel licenties we nodig waren en hoe we ervoor stonden met de capaciteit.” 

Dat verliep vlot en binnen een maand werkte iedereen van thuis uit. “Typisch Exact,” vertelt Alexander trots. “We staan erom bekend snel te kunnen schakelen en snel te reageren op situaties.” 

Effecten op bedrijfsvoering 

“Het was moeilijk in te schatten hoe de maatregelen onze bedrijfsvoering en resultaten zouden beïnvloeden. Een vergelijking met de kredietcrisis leverde weinig op: dat was ook een lastige situatie, maar we waren toen een ander bedrijf met andere producten, diensten en contracten. Een groot deel van de omzet wordt nu gemaakt via een abonnementsmodel.” 

Om toch meer duidelijkheid te krijgen, werkte Alexander samen met zijn team allerlei toekomstscenario’s uit. “Bijvoorbeeld wat er kon gebeuren bij een intelligente lockdown van drie weken, drie maanden en zelfs langer. We testten onze belangrijkste waardedrijvers daarop uit en bekeken alle hypotheses ten aanzien van het binnenhalen van nieuwe klanten en onze licentieverkoop. Ook mogelijke faillissementen van klanten werden daarin meegenomen. Met die gegevens draaiden we verschillende scenario’s van onze financiële planning voor het huidige en het volgende jaar. Ons doel was helder: voldoende resultaat behalen, zodat we onze langetermijnplannen konden blijven uitvoeren. 

Ondersteuning via webinars 

“Ik verwacht dat deze crisis nog lang naslepende effecten zal hebben. We hebben de frequentie van onze dashboards verhoogd en uitgebreider ingericht, zodat we nog beter kunnen anticiperen op verandering. Ik denk dat veel bedrijven die nu nog overheidssteun ontvangen later in het jaar verder in de problemen komen. Ook daar houden wij rekening mee. Via webinars helpen we ondernemers om met onze software hun cashflow, liquiditeitsprognose, administratie en debiteurenbeheer op orde te krijgen, zodat ze een duidelijker overzicht van hun cijfers hebben in deze nieuwe realiteit.” 

Een belangrijke les 

De belangrijkste les die Alexander uit deze crisis trok? “Dat je pas kunt anticiperen als je echt begrijpt wat er om je heen gebeurt. Eerst de crisis beheersen, daarna pas kijken naar business continuity. Gelukkig kan ik bouwen op een team dat meteen keihard aan de slag ging. Ik heb nooit het gevoel gehad dat we niet wisten wat we moesten doen. Iedereen speelde supersnel, zelfstandig en daadkrachtig in op de situatie. Niet uit angst, maar vanuit een proactieve crisisbeheersing.” 

Luisteren naar buikgevoel 

Alexander heeft zeker geen spijt dat hij halverwege februari luisterde naar zijn buikgevoel. “Het is belangrijk om op tijd in actie te komen, je te laten adviseren door de juiste mensen en beschikbare tools in te zetten. En niet bang te zijn om knopen door te hakken. Het is zoals varen met een groot zeilschip: je hele bemanning is voorbereid op een storm maar je trekt nooit zomaar met grootzeil een aankomende storm tegemoet. Wees niet eigenwijs. Hijs op tijd de stormfok. Alleen zo vaar je veilig door.”