Financieel
Wat is een digitale factuur en wat zijn de voordelen?
De traditionele papieren factuur wordt steeds vaker vervangen door de digitale (pdf) factuur. En dat is logisch, want het verwerken van een digitale factuur gaat een stuk sneller en makkelijker. In dit artikel leggen we uit wat een digitale factuur is en waar het aan dient te voldoen. En leggen we ook in het kort het verschil uit tussen een digitale (pdf) factuur en een elektronische factuur.
Wat is een digitale factuur?
Een digitale factuur is een factuur die je digitaal kunt versturen, inzien en verwerken. Vaak is dat een pdf-bestand dat je per e-mail verstuurt of ontvangt. Qua lay-out ziet een digitale factuur er meestal hetzelfde uit als een papieren factuur.
Let op: Vanaf 2026 zal de digitale (pdf) factuur vervangen worden door de elektronische factuur. En wordt elektronisch factureren algemeen verplicht voor elke ondernemer in België. Lees hier verder om meer te weten te komen over elektronisch factureren.
Waaraan moet een digitale factuur voldoen?
Voor een digitale factuur gelden dezelfde eisen als voor een papieren factuur. Voldoet je digitale factuur aan de eisen van de belastingdienst, dan is ze rechtsgeldig.
Wat zijn de voordelen van een digitale factuur?
De meeste kmo's zullen al gebruik maken van digitale facturen. En dat is niet voor niks. Er zijn vele voordelen op te noemen:
1. Een digitale factuur maken kost minder tijd
Papieren facturen worden vaak gemaakt in Excel of Word. Het nadeel van deze programma’s is dat ze hier eigenlijk niet voor bedoeld zijn. Zo verspringt de lay-out bijvoorbeeld vaak en voordat je die weer goed hebt, ben je alweer vijf minuten verder. Werk je met digitale facturen via een factuurprogramma dan heb je daar geen last van.2. Word sneller betaald
Bij een digitale factuur heb je de mogelijkheid om een betaalknop toe te voegen. Die betaalknop is gekoppeld aan een betaalsysteem, waardoor je klant de factuur direct kan betalen via zijn computer of smartphone. Daardoor komt je geld sneller binnen. Verder kun je herhaalfacturen automatisch versturen op vaste gegevens, wat er ook weer voor zorgt dat je eerder betaald wordt – je kunt het immers niet meer vergeten of uitstellen.3. Verwerk eenvoudig uw transacties
Het manueel verwerken van transacties is een tijdrovende klus. Werk je met een digitale factuur, dan gaat dat een stuk sneller. Via een bankkoppeling in je factuurprogramma upload je jouw transacties, waarna het programma je facturen automatisch op ‘betaald’ zet. Zo zie je ook welke facturen nog openstaan.4. Vind facturen makkelijk terug
Het terugvinden van een digitale factuur is makkelijker. Die worden namelijk overzichtelijk bewaard in het factuurprogramma dat je gebruikt. Geen mappen doorspitten, maar eenvoudig de factuur opzoeken die je nodig hebt.5. Meer inzicht
Digitale facturen zorgen ook voor meer inzicht. Een factuurprogramma houdt namelijk voor je bij welk bedrag je al hebt ontvangen en hoeveel er nog openstaat. Bewaar je jouw bonnetjes in hetzelfde programma, dan heb je zelfs een compleet overzicht van je inkomsten en uitgaven. Dat is handig voor de btw-aangifte.6. Het neemt geen fysieke ruimte in
Werk je met papieren facturen, dan ben je verplicht om die minimaal zeven jaar lang te bewaren. Dat betekent dat de berg papierwerk en mappen naar verloop van tijd steeds groter wordt. Werk je met digitale facturen, dan heb je daar geen last van. Dat scheelt niet alleen ruimte maar is tegelijk beter voor het milieu.7. Makkelijk te delen met je boekhouder
Digitale facturen zijn niet alleen voor jou een goed idee. Je maakt je boekhouder er ook blij mee. Die zijn namelijk een stuk makkelijker te delen en te verwerken, wat je boekhouder elk kwartaal een hoop gepuzzel scheelt.
Wat is het verschil tussen een digitale factuur en een elektronische factuur?
Soms worden de termen ‘digitale factuur’ en ‘elektronische factuur’ door elkaar gebruikt. Toch is dat niet hetzelfde. Een digitale factuur is simpel gezegd hetzelfde als een papieren factuur, met als enige verschil dat je die digitaal verstuurt en op een beeldscherm kunt bekijken.
Een elektronische factuur verstuur je ook digitaal maar is geschreven in computertaal. Die computertaal heet UBL (Universal Business Language) en daarom wordt een elektronische factuur ook wel een UBL-factuur genoemd. Zoals eerder aangegeven, is het vanaf 2026 in Belgie verplicht voor alle kmo's om gebruik te maken van elektronische facturen.
