Is e-facturatie verplicht?

Waarom een verplichting voor e-facturatie?  

Dat e-facturatie verplicht wordt in almaar meer landen, heeft veel te maken met de voordelen ervan. Een van de grootste voordelen van e-facturatie is namelijk dat het voor minder fraude zorgt. Bovendien worden met e-facturatie alle transacties tussen verschillende partijen nauwkeurig en zorgvuldig gerapporteerd. Met andere woorden: het zorgt ervoor dat de belastingwetgeving beter wordt nageleefd.

Daarnaast is e-facturatie efficiënter en eenvoudiger voor alle betrokken partijen. Het maakt handmatige gegevensinvoer en -verwerking vrijwel overbodig. Hierdoor verlies je als bedrijf minder tijd en maken jij en jouw collega’s minder fouten in het facturatieproces. En wie wil dat nou niet?

E-facturatie via Peppol verplicht in 2026  

Vanaf 1 januari 2026 is het gebruik van e-facturatie verplicht voor bijna alle transacties. Hieronder zie je precies in welke gevallen dit moet, en welke uitzonderingen ook na 1 januari 2026 zullen gelden.  

Het gebruik van e-facturatie wordt verplicht voor:  

• Alle B2B-transacties, ofwel alle facturatie tussen bedrijven onderling.  
• Alle B2G-transacties, ofwel alle facturatie tussen bedrijven en overheidsinstanties. Sinds 1 maart 2024 moeten bedrijven die factureren aan de Vlaamse en federale overheid (B2G) al verplicht elektronische facturatie gebruiken. Dit is voorlopig enkel van toepassing voor bedragen boven 3000 euro. Vanaf 1 januari 2026 wordt deze verplichting dus uitgebreid naar alle btw-plichtige bedrijven die (B2B-transacties uitvoeren. Dit is van toepassing op alle overeenkomsten tussen bedrijven en overheden die na 1 maart 2024 openbaar zijn gemaakt.  

Het gebruik van e-facturatie zal op 1 januari 2026 wordt (nog) niet verplicht voor:   

• B2C-transacties, ofwel de levering van producten of diensten aan consumenten  
• Wanneer je activiteit "vrijgesteld" is van btw volgens artikel 44 van het Btw-Wetboek, dat bepaalde diensten en sectoren zoals gezondheidszorg, onderwijs en cultuur vrijstelt. 

Samenvattend: de verplichtingen rondom e-facturatie  

Facturen versturen: Wanneer je een factuur verstuurt en btw-plichtig bent in België, moet je deze elektronisch verzenden. Dit geldt ook voor ondernemers die gebruik maken van de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen. Ondernemers die volledig vrijgesteld zijn van btw omdat ze uitsluitend handelingen verrichten die zijn opgenomen in artikel 44 van het Btw-Wetboek (zoals bepaalde sectoren van de gezondheidszorg, onderwijs en cultuur) vormen de belangrijkste uitzondering.  

Facturen ontvangen: Als je een factuur ontvangt en je moet je Belgisch btw-nummer doorgeven, dan is elektronische facturatie verplicht. Deze verplichting geldt niet als de ontvanger een buitenlands btw-nummer doorgeeft. Heb je enkel een Belgisch btw-nummer, maar geen vestiging in België, dan hoef je je voorlopig geen zorgen te maken.  

Lokalisatie van de handeling: De factuur moet betrekking hebben op een transactie die in België plaatsvindt.  

B2C-transacties: Voor winkels, cafés en kleinhandelszaken die voornamelijk aan particulieren verkopen, verandert er voorlopig niets. De verplichting tot elektronische facturatie geldt alleen voor B2B-transacties.  

Meer informatie over e-facturatie en Peppol  

Of je nu een ondernemer, finance professional of accountant bent: je kunt zeer binnenkort niet meer om e-facturatie heen. Daarom raden we je aan om jezelf  en je klanten goed te informeren over e-facturatie, hoe je jezelf bij het Peppol-netwerk kan aanmelden en hoe je je met de software van Exact kan voorbereiden op 1 januari 2026.